Dateianfrage für Datenraum oder Ordner in DRACOON erstellen und in Teams einfügen

1. Teams für Windows/Mac oder Teams-Web-App im Browser

   Klicken Sie in der Symbolleiste unterhalb der Kanal-Unterhaltung oder Chat-Nachricht, in der Sie die Dateianfrage einfügen möchten, auf das DRACOON-Symbol und anschließend auf Dateien anfragen.

   Teams für iOS/Android

   Tippen Sie links neben der Kanal-Unterhaltung oder Chat-Nachricht, in der Sie die Dateianfrage einfügen möchten, auf ‍, danach auf das DRACOON-Symbol und anschließend auf Dateien anfragen.
2. Wählen Sie den Ordner oder Datenraum aus DRACOON aus, für den Sie eine Dateianfrage zum Hochladen von Dateien erstellen möchten. Klicken Sie dazu auf die Zeile des gewünschten Ordners bzw. Datenraums, um diesen zu markieren, und danach auf die Schaltfläche Dateien anfragen. Beispiel:
   • Suchen: Um den gewünschten Ordner bzw. Datenraum schnell zu finden, geben Sie im Suchfeld oberhalb der Liste einen Teil des gewünschten Namens ein.
     
   • Datenraum/Ordner öffnen, um Unterräume/Unterordner anzuzeigen: Um einen Datenraum bzw. Ordner zu öffnen und dessen Inhalt anzuzeigen, klicken Sie direkt auf den Namen des Datenraums bzw. Ordners, z.B.:
     
   • Aus Datenraum/Ordner zurückwechseln: Um aus einem Datenraum bzw. Ordner in die übergeordnete Ebene zurückzuwechseln, klicken Sie in der Pfadleiste (über der Liste) auf das entsprechende Element, z.B.:
     
3. Sie können nun bei Bedarf ein Ablaufdatum sowie ein Kennwort für die Dateianfrage festlegen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren:
   Ablaufdatum

   Legt fest, dass die Dateianfrage zeitlich begrenzt ist. Das Datum bestimmt den letzten Tag, an dem die Dateianfrage noch genutzt werden kann. Danach wird die Dateianfrage gelöscht (aber nicht die hochgeladenen Dateien).
   Wenn Sie kein Ablaufdatum festlegen, bleibt die Dateianfrage solange aktiv, bis Sie diese z.B. in der DRACOON Web App unter Dateianfragen manuell löschen.

   • Das Ablaufdatum bezieht sich nur auf die Dateianfrage selbst, nicht auf die darüber hochgeladenen Dateien. Wenn Sie wünschen, dass alle über die Dateianfrage hochgeladenen Dateien automatisch ein Ablaufdatum erhalten sollen, können Sie dies unter Verfügbarkeit hochgeladener Dateien begrenzen (s.u.) einstellen.
   • Ihr Konfigurationsmanager hat möglicherweise einen Standard-Ablaufzeitraum für Dateianfragen definiert. Beim Erstellen einer Dateianfrage wird in diesem Fall automatisch ein entsprechendes Ablaufdatum eingestellt (z.B. auf 30 Tage nach der Erstellung). Sie können dieses automatisch vergebene Ablaufdatum für eine neue Dateianfrage im Bedarfsfall ändern oder auch entfernen.

   Kennwort

   Standardmäßig kann über eine Dateianfrage jeder hochladen, der den Link dazu kennt. Wenn Sie eine Dateianfrage auf einen bestimmten Nutzerkreis einschränken möchten, können Sie diese durch ein Kennwort schützen. Die Nutzer der Dateianfrage müssen dann erst das Kennwort eingeben, ehe sie Dateien darüber hochladen können.

   Um den Kennwortschutz zu aktivieren, aktivieren Sie die Einstellung Kennwort, und geben Sie darunter ein beliebiges Kennwort ein, das die Kennwortrichtlinien erfüllt.

   Zusatzeinstellung: Kennwort per SMS versenden

   Das Kennwort für Dateianfragen sollte aus Sicherheitsgründen nicht zusammen mit dem Link für die Dateianfragen-Webseite weitergegeben werden, sondern auf separatem Weg. DRACOON bietet daher die Möglichkeit, das Kennwort per SMS zu versenden. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort per SMS versenden, und geben Sie danach im Feld Mobilfunknummer die gewünschten Rufnummern an, an die DRACOON eine SMS mit dem Kennwort senden soll. Wenn Sie die SMS an mehrere Rufnummern senden möchten, geben Sie diese hintereinander und durch ein Semikolon (;) getrennt ein.

   SMS-Versand nicht verfügbar? Wenn das Kontrollkästchen Kennwort per SMS versenden nicht vorhanden ist, dann ist der SMS-Kennwortversand für Ihre DRACOON-Umgebung nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Konfigurationsmanager, damit er den SMS-Kennwortversand in den Einstellungen aktiviert.

   Einschränkung beim SMS-Versand für verschlüsselte Datenräume: Bitte beachten Sie, dass für Dateianfragen aus verschlüsselten Datenräumen das Kennwort nicht per SMS versandt werden kann.
   In diesen Fällen müssen Sie dem Empfänger daher das Kennwort für die Dateianfrage auf anderem Wege manuell mitteilen, z.B. per Chat.

   Warum ist das so?

   Der Grund für diese Einschränkung ist, dass das Dateianfragen-Kennwort über den SMS-Gateway im Klartext gesendet werden muss. Da das Kennwort bei verschlüsselten Datenräumen auch zum Entschlüsseln der hochgeladenen Dateien verwendet wird, bestünde hier ein Sicherheitsrisiko. Das strenge Sicherheitskonzept von DRACOON sieht vor, dass Entschlüsselungskennwörter nie das Endgerät des Benutzers verlassen dürfen und nie im Klartext irgendwo gespeichert werden. Dieses Prinzip würde verletzt, würden Entschlüsselungskennwörter per SMS im Klartext versandt.

   Kennwortweitergabe ohne SMS: Wenn Sie das Kennwort nicht per SMS versenden, denken Sie bitte daran, es den angedachten Nutzern der Dateianfrage manuell mitzuteilen, da diese sonst die Dateianfrage nicht verwenden können. Versenden Sie das Kennwort aus Sicherheitsgründen am besten nicht zusammen mit dem Dateianfragen-Link, sondern auf separatem Weg, z.B. per Chat, wenn Sie den Link per E‑Mail versenden.

   Wenn Sie zusätzliche Einstellungen für die Dateianfrage festlegen möchten, klicken Sie links unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen: Danach wird ein neues Dialogfeld angezeigt, in dem Sie noch mehr Einstellungen für die Dateianfrage angeben können:
   Name des Erstellers öffentlich anzeigen

   Legt fest, dass der Name des DRACOON-Benutzers, der die Dateianfrage erstellt hat, auf der Dateianfrage-Webseite öffentlich angezeigt wird.

   Auf diese Weise kann z.B. der Ansprechpartner für die Dateianfrage kommuniziert werden.

   Benachrichtigung bei Uploads

   Sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn jemand Dateien über diese Dateianfrage hochlädt und bereitstellt.

   Hochgeladene Dateien öffentlich auflisten

   Wenn aktiviert, ist auf der Webseite der Dateianfrage für jeden sichtbar, welche Dateien von allen Nutzern bisher über diese Dateianfrage hochgeladen wurden. Dies ermöglicht z.B. die Überprüfung durch Nutzer, ob jemand ein erwartetes Dokument bereits hochgeladen hat und es nicht erneut hochgeladen werden muss.

   Wenn die Dateianfrage kennwortgeschützt ist, werden die bereits hochgeladenen Dateien erst nach Eingabe des Kennworts aufgelistet.

   Speicherplatz begrenzen

   Legt eine Speicherplatzbeschränkung für die Gesamtmenge aller über diese Dateianfrage hochgeladene Dateien fest. Die Größe des zur Verfügung gestellten Speicherplatzes können Sie im Feld eingeben, das nach Aktivieren der Einstellung sichtbar wird.

   Die Beschränkung bezieht sich auf die gemeinsamen Uploads aller Nutzer. Ist die Beschränkung erreicht, ist kein weiteres Hochladen mehr möglich. Durch diese Einstellung kann das Hochladen riesiger Dateien verhindert oder vermieden werden, dass der Datenraum durch Uploads vollständig gefüllt wird.

   Anzahl der Dateien begrenzen auf

   Legt fest, dass Benutzer maximal nur eine gewisse Anzahl an Dateien über diese Dateianfrage hochladen können. Die Anzahl können Sie im Feld eingeben, das nach Aktivieren der Einstellung sichtbar wird. Wenn Sie dort "1" eingeben und die Dateianfrage nur einem Benutzer bekanntgeben, können Sie so erreichen, dass der Nutzer nur eine Datei ein einziges Mal hochladen kann. Ist die Grenze erreicht, ist kein weiteres Hochladen mehr möglich – außer sie erhöhen oder entfernen diese nachträglich wieder.

   Die festgelegte Anzahl bezieht sich auf die Gesamtzahl der hochgeladenen Dateien aller Nutzer – sie gilt also nicht pro Nutzer. Ist somit die Grenze durch bestimmte Nutzer schon erreicht worden, können keine weiteren Nutzer mehr hochladen.

   Verfügbarkeit hochgeladener Dateien begrenzen

   Legt fest, dass über die Dateianfrage hochgeladene Dateien nach einer bestimmten Anzahl an Tagen/Monaten/Jahren automatisch aus DRACOON gelöscht werden. Die Anzahl der Tage/Monate/Jahre können Sie im Feld eingeben, das nach Aktivieren der Einstellung sichtbar wird.

   Durch Aktivieren dieser Einstellung erhalten alle über die Dateianfrage hochgeladenen Dateien automatisch ein entsprechendes Ablaufdatum. Im Bedarfsfall kann dieses für einzelne Dateien von Benutzern des Datenraums (aber nicht von den hochladenden Personen) jederzeit entfernt oder geändert werden.

   Interne Notiz

   Gibt Ihnen die Möglichkeit, einen internen Vermerk zur Dateianfrage zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. den Zweck oder angedachten Nutzerkreis der Dateianfrage dokumentieren.

   Die interne Notiz wird in der DRACOON Web App in der Übersicht der erstellten Dateianfragen für jede Dateianfrage in der rechten Seitenleiste angezeigt und kann dort von allen DRACOON-Benutzern eingesehen werden, die Dateianfragen im Datenraum nutzen dürfen.

   Beispiel:
   

   Öffentliche Anmerkung

   Legt fest, dass auf der öffentlichen Webseite für die Dateianfrage eine zusätzliche Anmerkung zur Dateianfrage angezeigt wird. Den Text der Anmerkung können Sie im Feld neben der Einstellung nach Aktivierung der Einstellung eingeben.

   Über die Anmerkung können Sie den Nutzern zusätzliche Informationen zur Dateianfrage mitteilen, z.B. einen Hinweis auf bestimmte Anforderungen für hochgeladene Dateien.

   Um die Einstellungen im Dialogfeld Weitere Einstellungen zu übernehmen, klicken Sie rechts unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche Speichern.
4. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Dateianfrage-Link erstellen, um die Dateianfrage mit Ihren gewählten Einstellungen zu erzeugen:
5. Der Dateianfrage-Link wird in die Kanal-Unterhaltung bzw. Chat-Nachricht in Teams eingefügt. Fügen Sie ggf. zusätzliche Erklärungen zur Dateianfrage für die Mitglieder des Teams hinzu, und senden Sie die Unterhaltung bzw. Nachricht ab.
6. Alle Mitglieder des Team-Kanals bzw. alle Chat-Teilnehmer sehen Ihren Dateianfrage-Link und können durch Klick auf die angezeigte Schaltfläche Dateien in den bereitgestellten Datenraum bzw. Ordner hochladen. Beispiel: