Was bedeutet „Hochladen und freigeben“ bzw. „Freigeben aus DRACOON“?

Mit den Befehlen Hochladen und freigeben bzw. Freigeben aus DRACOON können Sie eine Datei, einen ganzen Ordner oder Datenraum aus DRACOON anderen Personen in Microsoft Teams zum Download bzw. zur Ansicht zur Verfügung stellen, wenn diese in DRACOON nicht als Benutzer eingerichtet oder auf das freigegebene Element in DRACOON nicht zugriffsberechtigt sind. DRACOON für Teams erstellt hierbei automatisch einen Freigabe-Link und fügt diesen in eine Kanal-Unterhaltung bzw. Chat-Nachricht in Teams ein.

Wenn Sie eine Datei aus DRACOON freigeben, kann diese über den Freigabe-Link von anderen Personen heruntergeladen werden. Alternativ zum Download können freigegebene PDF-Dateien, Fotos, medizinische DICOM-Bilddateien und Videos auch direkt im Browser betrachtet werden.
Wenn sich die freizugebende Datei noch nicht in DRACOON befindet, wählen Sie den Befehl Hochladen und freigeben, um die Datei erst in DRACOON hochzuladen und dann sogleich freizugeben. Befindet sich die freizugebende Datei jedoch bereits in DRACOON, wählen Sie den Befehl Freigeben aus DRACOON.
Wenn Sie einen ganzen Ordner oder Datenraum freigeben, wird über den Freigabe-Link der komplette Inhalt des Ordners bzw. Datenraums als Zip-Datei heruntergeladen.
Sie können eine Freigabe mit einem Kennwort schützen, sodass nur Personen den Freigabe-Link verwenden können, die das dazugehörige Kennwort wissen.
Für Freigaben stehen zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. So können Sie z.B. ein Ablaufdatum festlegen, wodurch die Freigabe zeitlich begrenzt wird.

Siehe auch: Was ist der Unterschied zwischen „Freigeben aus DRACOON“ und „Element verlinken“?

Wer darf Elemente aus DRACOON freigeben?

Sie benötigen die Berechtigung Freigaben verwalten im betreffenden Datenraum, um für diesen bzw. für Dateien und Ordner im Datenraum eine Freigabe erstellen zu können.
Wenn sich die freizugebende Datei noch nicht in DRACOON befindet und Sie somit den Befehl „Hochladen und freigeben“ verwenden möchten, benötigen Sie zusätzlich die Berechtigung Dateien und Ordner erstellen im betreffenden Datenraum, um dorthin hochladen zu können. Diese Berechtigung ist in der Berechtigungsgruppierung Bearbeiten enthalten.

Freigabe für ein Element in DRACOON erstellen und in Teams einfügen

Teams für Windows/Mac oder Teams-Web-App im Browser
Klicken Sie in der Symbolleiste unterhalb der Kanal-Unterhaltung oder Chat-Nachricht, in der Sie die Freigabe einfügen möchten, auf das DRACOON-Symbol.
Wenn sich die freizugebende Datei noch nicht in DRACOON befindet, klicken Sie auf Hochladen und freigeben, andernfalls auf Freigeben aus DRACOON.
Teams für iOS/Android
Tippen Sie links neben der Kanal-Unterhaltung oder Chat-Nachricht, in der Sie die Freigabe einfügen möchten, auf ‍, danach auf das DRACOON-Symbol.
Wenn sich die freizugebende Datei noch nicht in DRACOON befindet, tippen Sie auf Hochladen und freigeben, andernfalls auf Freigeben aus DRACOON.
Wenn Sie „Hochladen und freigeben“ gewählt haben
Klicken Sie auf Datei auswählen, und wählen Sie die Datei von Ihrem Gerät aus, die Sie in DRACOON hochladen und danach freigeben möchten.
Markieren Sie danach den Datenraum, in den die Datei hochgeladen werden soll, und klicken Sie auf Weiter.

Wenn Sie „Freigeben aus DRACOON“ gewählt haben
Wählen Sie die Datei, den Ordner oder Datenraum aus DRACOON aus, die bzw. den Sie freigeben möchten. Klicken Sie dazu auf die Zeile des freizugebenden Elements, um dieses zu markieren, und danach auf die Schaltfläche Freigeben. Beispiel:
- Suchen: Um das gewünschte freizugebende Element schnell zu finden, geben Sie im Suchfeld oberhalb der Liste einen Teil des gewünschten Namens ein.
- Datenraum/Ordner öffnen: Um einen Datenraum bzw. Ordner zu öffnen und dessen Inhalt anzuzeigen, klicken Sie direkt auf den Namen des Datenraums bzw. Ordners, z.B.:
- Aus Datenraum/Ordner zurückwechseln: Um aus einem Datenraum bzw. Ordner in die übergeordnete Ebene zurückzuwechseln, klicken Sie in der Pfadleiste (über der Liste) auf das entsprechende Element, z.B.:
- Anzeige der Klassifikation: Die farbigen Punkte rechts von den Dateinamen zeigen die Klassifikation der Dateien an. Wenn Sie mit der Maus auf einen Punkt zeigen, wird die Klassifikation im Klartext als Tooltip angezeigt.
Besonderheit bei verschlüsselten Datenräumen: Ganze verschlüsselte Datenräume und Ordner können nicht freigegeben werden; jedoch können einzelne Dateien aus verschlüsselten Datenräumen freigegeben werden.
Sie können nun bei Bedarf ein Ablaufdatum sowie ein Kennwort für die Freigabe festlegen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren:

Ablaufdatum

Legt fest, dass die Freigabe zeitlich begrenzt ist. Das Datum bestimmt den letzten Tag, an dem die Freigabe noch genutzt werden kann. Danach wird die Freigabe gelöscht (das freigegebene Element selbst bleibt in DRACOON natürlich erhalten).
Wenn Sie kein Ablaufdatum festlegen, bleibt die Freigabe solange aktiv, bis Sie diese in der DRACOON Web App unter Freigaben manuell löschen.

Ihr Konfigurationsmanager hat möglicherweise einen Standard-Ablaufzeitraum für Freigaben definiert. Beim Erstellen einer Freigabe wird in diesem Fall automatisch ein entsprechendes Ablaufdatum eingestellt (z.B. auf 30 Tage nach der Erstellung). Sie können dieses automatisch vergebene Ablaufdatum für eine neue Freigabe im Bedarfsfall ändern oder auch entfernen.

Kennwort

Standardmäßig kann eine Freigabe jeder nutzen, der den Link dazu kennt. Wenn Sie eine Freigabe auf einen bestimmten Nutzerkreis einschränken möchten, können Sie diese durch ein Kennwort schützen. Die Nutzer der Freigabe müssen dann erst das Kennwort eingeben, ehe sie das freigegebene Element herunterladen oder in einer Vorschau einsehen (bei Bildern und Videos) können.

Um den Kennwortschutz zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort, und geben Sie im Feld daneben ein beliebiges Kennwort ein, das die Kennwortrichtlinien erfüllt.

Besonderheit bei verschlüsselten Datenräumen: Freigaben von Dateien aus verschlüsselten Datenräumen erfordern immer ein Kennwort.

Kennwortzwang abhängig von der Klassifikation (Richtlinie): Möglicherweise hat der Konfigurationsmanager die Richtlinie definiert, dass Freigaben stets kennwortgeschützt sein müssen, wenn das freigegebene Element eine bestimmte Mindestklassifikation (z.B. vertraulich) hat. In diesem Fall ist die Kennwortoption automatisch aktiviert, und ein Kennwort muss für die Freigabe festgelegt werden.

Zusatzeinstellung: Kennwort per SMS versenden

Das Kennwort für Freigaben sollte aus Sicherheitsgründen nicht zusammen mit dem Freigabelink weitergegeben werden, sondern auf separatem Weg. DRACOON bietet daher die Möglichkeit, das Kennwort per SMS zu versenden. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort per SMS versenden, und geben Sie danach im Feld Mobilfunknummer die gewünschten Rufnummern an, an die DRACOON eine SMS mit dem Kennwort senden soll. Wenn Sie die SMS an mehrere Rufnummern senden möchten, geben Sie diese hintereinander und durch ein Semikolon (;) getrennt ein.

SMS-Versand nicht verfügbar? Wenn das Kontrollkästchen Kennwort per SMS versenden nicht vorhanden ist, dann ist der SMS-Kennwortversand für Ihre DRACOON-Umgebung nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Konfigurationsmanager, damit er den SMS-Kennwortversand in den Einstellungen aktiviert.

Einschränkung beim SMS-Versand für verschlüsselte Datenräume: Bitte beachten Sie, dass für Freigaben aus verschlüsselten Datenräumen das Kennwort nicht per SMS versandt werden kann.
In diesen Fällen müssen Sie dem Empfänger daher das Freigabe-Kennwort auf anderem Wege manuell mitteilen, z.B. per Chat.

Warum ist das so?

Der Grund für diese Einschränkung ist, dass das Freigabe-Kennwort über den SMS-Gateway im Klartext gesendet werden muss. Da das Kennwort bei verschlüsselten Datenräumen auch zum Entschlüsseln der heruntergeladenen Dateien verwendet wird, bestünde hier ein Sicherheitsrisiko. Das strenge Sicherheitskonzept von DRACOON sieht vor, dass Entschlüsselungskennwörter nie das Endgerät des Benutzers verlassen dürfen und nie im Klartext irgendwo gespeichert werden. Dieses Prinzip würde verletzt, würden Entschlüsselungskennwörter per SMS im Klartext versandt.

Kennwortweitergabe ohne SMS: Wenn Sie das Kennwort nicht per SMS versenden, denken Sie bitte daran, es den angedachten Nutzern der Freigabe manuell mitzuteilen, da diese sonst die Freigabe nicht verwenden können. Versenden Sie das Kennwort aus Sicherheitsgründen am besten nicht zusammen mit dem Freigabe-Link, sondern auf separatem Weg, z.B. per Chat, wenn Sie den Link per E‑Mail versenden.

Wenn Sie zusätzliche Einstellungen für die Freigabe festlegen möchten, klicken Sie links unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche Weitere Einstellungen: Danach wird ein neues Dialogfeld angezeigt, in dem Sie noch mehr Einstellungen für die Freigabe angeben können:

Name des Erstellers öffentlich anzeigen

Legt fest, dass der Name des DRACOON-Benutzers, der die Freigabe erstellt hat, auf der Freigaben-Webseite öffentlich angezeigt wird.

Auf diese Weise kann z.B. der Ansprechpartner für die Freigabe kommuniziert werden.

Benachrichtigung beim Herunterladen

Sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn jemand das freigegebene Element herunterlädt.

Anzahl der Downloads begrenzen

Legt fest, dass die Datei über diese Freigabe nur begrenzt oft heruntergeladen werden kann. Die Zahl der erlaubten Downloads können Sie im Feld eingeben, das nach Aktivieren der Einstellung sichtbar wird.

Die Begrenzung bezieht sich auf die gemeinsamen Downloads aller Nutzer der Freigabe. Ist die Grenze erreicht, ist für niemanden mehr ein weiterer Download möglich – außer sie erhöhen oder entfernen diese nachträglich wieder.

Wenn Sie die Anzahl der Downloads begrenzen und ein einzelnes Bild, Video oder PDF-Datei freigeben, ist für das Bild, Video bzw. die PDF-Datei auf der Freigabeseite keine Vorschau möglich, sondern nur der Download.

Interne Notiz

Gibt Ihnen die Möglichkeit, einen internen Vermerk zur Freigabe zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. den Zweck oder angedachten Nutzerkreis der Freigabe dokumentieren.

Die interne Notiz wird in der DRACOON Web App in der Übersicht der erstellten Freigaben für jede Freigabe in der rechten Seitenleiste angezeigt und kann dort von allen DRACOON-Benutzern eingesehen werden, die Freigaben im Datenraum nutzen dürfen.

Beispiel:

Öffentliche Anmerkung

Legt fest, dass auf der öffentlichen Webseite für die Freigabe eine zusätzliche Anmerkung zur Freigabe angezeigt wird. Den Text der Anmerkung können Sie im Feld neben der Einstellung nach Aktivierung der Einstellung eingeben.

Über die Anmerkung können Sie den Nutzern zusätzliche Informationen zur Freigabe mitteilen, z.B. zu Zweck und Inhalt.

Wenn Sie internationale Nutzer der Freigabe erwarten, kann es sinnvoll sein, die Anmerkung zusätzlich auch in Englisch unter die Anmerkung in Deutsch anzufügen.

Um die Einstellungen im Dialogfeld Weitere Einstellungen zu übernehmen, klicken Sie rechts unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche Speichern.
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Freigabe-Link erstellen, um die Freigabe mit Ihren gewählten Einstellungen zu erzeugen:
Der Freigabe-Link wird in die Kanal-Unterhaltung bzw. Chat-Nachricht in Teams eingefügt. Fügen Sie ggf. zusätzliche Erklärungen zur Freigabe für die Mitglieder des Teams hinzu, und senden Sie die Unterhaltung bzw. Nachricht ab.
Alle Mitglieder des Team-Kanals bzw. alle Chat-Teilnehmer sehen Ihren Freigabe-Link und können durch Klick auf die angezeigte Schaltfläche zur Freigabe gelangen.