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Dateien: Ablaufdatum, Klassifikation und Beschreibung

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Ablaufdatum, Klassifikation und Beschreibung sind spezielle Eigenschaften in DRACOON gespeicherter Dateien. Dieser Artikel beschreibt ihren Zweck und ihre Nutzung.

Themen dieses Artikels

 Was sind Ablaufdatum, Klassifikation und Beschreibung einer Datei?

  • Jede Datei in DRACOON kann ein Ablaufdatum besitzen. Wird einer Datei ein Ablaufdatum zugewiesen, ist ihre "Lebensdauer" in DRACOON zeitlich begrenzt. Das Ablaufdatum ist der letzte Tag, an dem die Datei in DRACOON noch existiert. Zu Beginn des darauffolgenden Tages wird die betroffene Datei automatisch unwiderruflich gelöscht.
  • Jede Datei, jeder Ordner und Datenraum in DRACOON hat eine Klassifikation. Die Klassifikation legt den Vertraulichkeitsgrad des Elements fest und ist einer der folgenden vier vorgegebenen Werte, die auch durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet werden:

     öffentlich
     intern
     vertraulich
     streng vertraulich

    Beispiel: Durch Vergabe der Klassifikation "öffentlich" kann für alle Benutzer kenntlich gemacht werden, dass das Element bedenkenlos zum öffentlichen Download freigegeben werden darf.

    Die Klassifikation ist standardmäßig "intern", sie kann jedoch jederzeit für jedes Element geändert werden.

    Die Klassifikation eines Datenraums darf nur der jeweilige Raum-Administrator festlegen; dabei wird außerdem die Standard-Klassifikation für neue Dateien im Raum festgelegt – alle in den Datenraum hochgeladenen Dateien erhalten dann standardmäßig diese Klassifikation.

    Die Klassifikation hat rein informativen Charakter und keine spezifischen Auswirkungen auf die Behandlung der Datei durch DRACOON – mit einer Ausnahme: Der Konfigurationsmanager kann eine systemweite Richtlinie definieren, die bestimmt, dass bei der Freigabe von Elementen ab einer bestimmten Klassifikation des Elements die Freigabe kennwortgeschützt sein muss.

  • Jede Datei in DRACOON kann eine Beschreibung besitzen. Diese kann z.B. als ergänzender, informativer Hinweis oder als eine Anmerkung zur Datei dienen.


Ablaufdatum, Klassifikation und Beschreibung einer Datei einsehen

  1. Markieren Sie die gewünschte Datei.
  2. Ablaufdatum, Klassifikation und Beschreibung der Datei werden in der rechten Seitenleiste unter Dateiinformationen angezeigt. Hat eine Datei kein Ablaufdatum oder keine Beschreibung, sind die entsprechenden Felder leer.
  • Sie erkennen auf einen Blick, ob eine Datei ein Ablaufdatum hat, indem Sie auf das Uhrsymbol achten, das bei Dateien mit Ablaufdatum angezeigt wird. Wenn Sie auf das Symbol zeigen, wird das Ablaufdatum als Tooltip angezeigt:
  • Die Klassifikation wird auch in der Dateiliste durch verschiedenfarbige Punkte für jeden Datenraum, Ordner und jede Datei angezeigt. Beim Zeigen auf den Punkt wird die Klassifikation im Wortlaut als Tooltip angezeigt:


Ablaufdatum einer oder mehrerer Dateien festlegen

  1. Markieren Sie die gewünschte Datei.

    Sie können auch mehrere Dateien markieren, wenn Sie das Ablaufdatum für mehrere Dateien auf einmal festlegen möchten.

  2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste im Feld Ablaufdatum auf das Kalendersymbol.
  3. Klicken Sie im Kalender auf den letzten Tag, an dem die Datei in DRACOON noch existieren soll. Wenn Sie hingegen ein vorhandenes Ablaufdatum entfernen möchten, klicken Sie auf das X rechts neben dem Ablaufdatum, oder löschen Sie das Datum aus dem Ablaufdatum-Textfeld mit der Tastatur.

Bitte beachten Sie, dass die Datei nach Verstreichen des Ablaufdatums automatisch unwiederbringlich gelöscht werden wird. Abgelaufene Dateien werden nicht in den Papierkorb verschoben, sondern endgültig gelöscht!

  • Verbindliches Ablaufdatum durch Vorgabe des Raum-Administrators: Wenn der Raum-Administrator für den verwendeten Datenraum einen verbindlichen Standard-Ablaufzeitraum festgelegt hat, kann ein vorhandenes Ablaufdatum von einer Datei nicht entfernt werden. Sie können in diesem Fall auch kein Ablaufdatum für Dateien im Raum festlegen, das weiter in der Zukunft liegt als der vom Raum-Administrator vorgegebene Standard-Ablaufzeitraum. DRACOON zeigt in diesem Fall ein Info-Symbol neben der Ablaufdatumseinstellung an – zeigen Sie darauf, um einen entsprechenden Hinweis zu erhalten:
  • Ansonsten kann ein vorhandenes Ablaufdatum jederzeit geändert werden, solange die Datei noch existiert. Beispielsweise kann die Lebensdauer einer Datei nachträglich verlängert werden, indem das Ablaufdatum auf einen späteren Termin gesetzt wird. Außerdem kann ein bestehenendes Ablaufdatum entfernt werden, wodurch die Datei wieder zeitlich unbegrenzt in DRACOON gespeichert bleibt.
  • Das Ablaufdatum für Dateien kann auch bequem unmittelbar nach dem Hochladen festgelegt werden. Informationen hierzu finden Sie unter Uploadverlauf > Festlegen von Ablaufdatum, Klassifikation und Beschreibung nach dem Upload.

Wer darf das Ablaufdatum einer Datei festlegen?

Benutzer benötigen die Berechtigung Dateien und Ordner bearbeiten im betreffenden Datenraum, um das Ablaufdatum von Dateien im Raum ändern zu können. Diese Berechtigung ist in der Berechtigungsgruppierung Bearbeiten enthalten.


Klassifikation einer oder mehrerer Dateien oder eines Ordners ändern

  1. Markieren Sie die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner.

    Sie können auch mehrere Dateien markieren, wenn Sie die Klassifikation für mehrere Dateien auf einmal ändern möchten.

  2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf das Feld Klassifikation, um eine andere Klassifikation für die Datei bzw. den Ordner auszuwählen.

    Wenn Sie die Klassifikation eines Ordners ändern, betrifft dies nur den Ordner an sich, nicht jedoch die im Ordner befindlichen Dateien.

Wer darf die Klassifikation einer Elementen ändern?

Benutzer benötigen die Berechtigung Dateien und Ordner bearbeiten im betreffenden Datenraum, um die Klassifikation von Dateien und Ordnern im Raum ändern zu können. Diese Berechtigung ist in der Berechtigungsgruppierung Bearbeiten enthalten.
Die Klassifikation eines Datenraums selbst darf nur ein Raum-Administrator des Raums ändern.


Beschreibung zu einer Datei hinzufügen

  1. Markieren Sie die gewünschte Datei.
  2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste in das Feld Beschreibung, und geben Sie Ihre gewünschte Beschreibung der Datei ein.

Wer darf eine Beschreibung zu einer Datei hinzufügen oder diese ändern?

Benutzer benötigen die Berechtigung Dateien und Ordner bearbeiten im betreffenden Datenraum, um die Beschreibung von Dateien im Raum ändern zu können. Diese Berechtigung ist in der Berechtigungsgruppierung Bearbeiten enthalten.

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