Über Gastbenutzer in DRACOON

• Gastbenutzer sind spezielle Benutzer in DRACOON zur vereinfachten Zusammenarbeit und zum unkomplizierten Datenaustausch mit externen Personen in ausgewählten Datenräumen, z.B. Geschäftspartnern oder externen Dienstleistern.
• Gastbenutzer können spontan und direkt von Raum-Administratoren zu ihren jeweiligen Datenräumen eingeladen und hinzugefügt werden, ohne dass die Raum-Administratoren erst den Benutzermanager um das Hinzufügen des Benutzers bitten müssen (wie es für reguläre, interne Benutzer erforderlich ist).
  Ein einzelner Gastbenutzer kann auch zu mehreren Datenräumen eingeladen werden (vom jeweiligen Raum-Administrator).
• Gastbenutzer erhalten automatisch etwas eingeschränkte Berechtigungen in DRACOON, die auf die Zusammenarbeit mit externen Benutzern zugeschnitten sind, und überflüssige Funktionen sind für sie ausgeblendet. Gleichwohl stehen ihnen sämtliche Leistungsmerkmale zur Verfügung, die für den produktiven Datenaustausch über Datenräume in DRACOON erforderlich sind: Sie können standardmäßig Dateien im Datenraum speichern oder von dort herunterladen, Dateien umbennenen, kommentieren u.v.m. 
• Gastbenutzer können die zweistufige Authentifizierung mit DRACOON nutzen (bzw. müssen diese verwenden, wenn sie für DRACOON vorgeschrieben wurde), mit allen offiziellen Clients auf DRACOON zugreifen (z.B. DRACOON für Windows/Mac oder DRACOON für iOS/Android) und auch ein eigenes Profilbild festlegen.
• Gastbenutzer können vom Benutzermanager bei Bedarf vorübergehend gesperrt, mit einem Ablaufdatum versehen und auch wieder aus DRACOON gelöscht werden.
• Das Gastbenutzer-Konzept von DRACOON berücksichtigt Datenschutzanforderungen. So können z.B. Raum-Administratoren nicht ermitteln, ob ein bestimmter zum Datenraum eingeladener Gastbenutzer bereits anderweitig auf die DRACOON-Umgebung Zugriff hat und dort Gastbenutzer in einem weiteren Datenraum ist.
• Das Hinzufügen von Gastbenutzern ist standardmäßig deaktiviert und kann vom Konfigurationsmanager allgemein zugelassen werden.

Einschränkungen für Gastbenutzer gegenüber regulären, internen Benutzern

• Gastbenutzer können keine Freigaben und Dateianfragen erstellen und keine Freigabe-Links verwalten.
• Gastbenutzer können keine Dateien endgültig löschen und nicht den Papierkorb eines Datenraums leeren.
• Gastbenutzer können keine digitale Unterzeichnung von PDF-Dateien mit DRACOON initiieren (DRACOON Premium).
• Gastbenutzer können nicht zu Gruppen hinzugefügt und somit nicht über Gruppenmitgliedschaften auf Datenräume berechtigt werden.
• Gastbenutzer können nicht sehen, welche weiteren Gastbenutzer im jeweiligen Datenraum (oder DRACOON insgesamt) vorhanden sind. (Ausnahme: Lädt ein anderer Gastbenutzer eine Datei in den Datenraum hoch, wird dessen Name als Bearbeiter der Datei angezeigt.)
• Gastbenutzer können nicht zu Raum-Administratoren ernannt werden und somit nicht andere Benutzer zu Datenräumen einladen oder eigene Datenräume erstellen.
• Gastbenutzer können keine administrativen Rollen zur allgemeinen Verwaltung von DRACOON übernehmen.
• Gastbenutzer können sich nur mit ihrer E-Mail-Adresse als Benutzername bei DRACOON einloggen und kein Active Directory-Konto oder OpenID Connect zur Authentifizierung an DRACOON verwenden.

Anzahl der verfügbaren Gastbenutzer

Bei den Benutzerlizenzen für DRACOON wird nicht zwischen regulären, internen Benutzern und Gastbenutzern unterschieden. Es können maximal so viele Gastbenutzer hinzugefügt werden, wie Benutzer im Benutzerkontingent übrig sind.
Beispiel: Sie haben ein Benutzerkontingent von 100 Benutzern für DRACOON gebucht, 40 Benutzer sind bereits als interne Benutzer Ihrer Organisation in DRACOON angelegt: Folglich können noch maximal 60 Gastbenutzer hinzugefügt werden.

Gastbenutzer zu einem Datenraum einladen und hinzufügen

1. Öffnen Sie den Datenraum, in den Sie den Gastbenutzer einladen möchten. Sie müssen Raum-Administrator in diesem Raum sein.
2. Klicken Sie rechts neben der Pfadnavigationsleiste auf die Schaltfläche ‍ und danach im Menü auf Berechtigungen:
3. Klicken Sie auf das Register Gäste.
4. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Gast einladen.

   Wenn der Befehl Gast einladen nicht auf einen Mausklick reagiert, sind Gastbenutzer auf Ihrer DRACOON-Umgebung vom Konfigurationsmanager noch nicht zugelassen worden. Wenden Sie sich an Ihren Konfigurationsmanager und teilen Sie diesem mit, dass Sie Gastbenutzer benötigen.

5. Das Dialogfeld Gast einladen wird angezeigt. Geben Sie den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse des neuen Gastbenutzers in die entsprechenden Felder ein, und klicken Sie auf Einladung versenden.

  Der neue Gastbenutzer wird per E-Mail darüber informiert, dass er zu einem Datenraum in DRACOON eingeladen und hinzugefügt wurde.

• War der neu eingeladene Gastbenutzer bisher noch kein Gastbenutzer in DRACOON, erhält er in der E-Mail einen Link zur Aktivierung seines Gastbenutzerkontos in DRACOON mit einem Initial-Kennwort. Bei der ersten Anmeldung in DRACOON als Gastbenutzer muss das Initial-Kennwort aus der E-Mail eingegeben und danach ein eigenes Kennwort festgelegt werden. Danach muss der neue Gastbenutzer noch die Nutzungsbedingungen bestätigen, sofern dies vom Konfigurationsmanager so bestimmt wurde. Anschließend kann er auf den Datenraum, zu dem er eingeladen wurde, zugreifen.
• Hat der neu eingeladene Gastbenutzer bereits ein Gastbenutzerkonto in DRACOON (da er zuvor schon einmal zu einem anderen Datenraum eingeladen worden war), kann er durch Klick auf den Link in der Einladungs-E-Mail nach Eingabe seiner E-Mail-Adresse und seines bisherigen Kennworts sofort auf den Datenraum, zu dem Sie ihn neu eingeladen haben, zugreifen.

Berechtigungen eines Gastbenutzers im Datenraum anpassen (z.B. Nur-Lese-Zugriff festlegen)

Standardmäßig haben Gastbenutzer in einem Datenraum spezielle Gastzugriff-Berechtigung. Um eine möglichst uneingeschränkte Zusammenarbeit mit anderen Benutzern zu ermöglichen, sind mit der standardmäßigen Gastzugriff-Berechtigung im Datenraum folgende Aktionen erlaubt: Hoch- und Herunterladen von Dateien, Überschreiben vorhandener Dateien durch Neufassungen, Umbenennen von Dateien, Verschieben und Kopieren von Dateien (innerhalb des Datenraums, z.B. in Unterordner), Anlegen von Ordnern, Ändern der Dateiklassifikation, Festlegen eines Ablaufdatums für Dateien, Hinzufügen einer Beschreibung und von Kommentaren zu Dateien, Löschen von Dateien (nur Verschieben in den Papierkorb, nicht endgültiges Löschen), Einsehen des Papierkorbs und Wiederherstellen gelöschter Dateien bzw. früherer Dateiversionen aus dem Papierkorb.

Wenn Sie einem bestimmten Gastbenutzer nicht alle dieser Berechtigungen erteilen möchten, können Sie diese wie folgt einschränken:

1. Öffnen Sie den Datenraum, in dem Sie die Berechtigungen des Gastbenutzers anpassen möchten.
2. Klicken Sie rechts neben der Pfadnavigationsleiste auf die Schaltfläche ‍ und danach im Menü auf Berechtigungen:
3. Klicken Sie auf das Register Gäste.
4. Markieren Sie den gewünschten Gastbenutzer in der Liste.

   Wenn es viele Gastbenutzer im Datenraum gibt: Um einen gewünschten Gastbenutzer schnell ausfindig zu machen, geben Sie im Feld Gast suchen oberhalb der Liste einen Teil des gesuchten Benutzernamens ein.

5. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf den Pfeil rechts neben Erweiterte Einstellungen, um die einzelnen Berechtigungen einzublenden:
6. Entfernen Sie die Kontrollkästchen vor den Berechtigungen, die Sie dem Gastbenutzer im Raum verwehren möchten.
   Beispiel: Für Nur-Lese-Berechtigung im Raum (der Gastbenutzer darf also nur vorhandene Dateien herunterladen) setzen Sie folgende Berechtigungen:

   Wenn Sie die Berechtigung Dateien und Ordner löschen entfernen, kann der Gastbenutzer mit DRACOON für Windows/Mac keine Änderungen an bestehenden Dateien vornehmen und diese nicht im Datenraum speichern. Soll der Gastbenutzer DRACOON für Windows/Mac verwenden können, sollte diese Berechtigung also nicht entfernt werden. Auch wenn der Gastbenutzer die Berechtigung Dateien und Ordner löschen hat, kann dieser keine Dateien endgültig löschen, und von ihm gelöschte Dateien können ggf. aus dem Papierkorb des Datenraums wiederhergestellt werden.

Gastbenutzer aus einem Datenraum entfernen

Wenn ein Gastbenutzer in einem Datenraum nicht mehr benötigt wird (z.B. nach Abschluss eines Projektes), können Sie ihn aus dem Datenraum entfernen.

1. Öffnen Sie den Datenraum, aus dem Sie den Gastbenutzer entfernen möchten, sodass dieser nicht mehr auf den Datenraum zugreifen kann. Sie müssen Raum-Administrator in diesem Raum sein.
2. Klicken Sie rechts neben der Pfadnavigationsleiste auf die Schaltfläche ‍ und danach im Menü auf Berechtigungen:
3. Klicken Sie auf das Register Gäste.
4. Markieren Sie den zu entfernenden Gastbenutzer in der Liste.

   Wenn es viele Gastbenutzer im Datenraum gibt: Um einen gewünschten Gastbenutzer schnell ausfindig zu machen, geben Sie im Feld Gast suchen oberhalb der Liste einen Teil des gesuchten Benutzernamens ein.

5. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Zugriffsrecht entziehen.
6. Bestätigen Sie die Sicherheitsmeldung durch Klick auf Entziehen.

  Der Gastbenutzer wird sofort aus dem Raum entfernt und kann nicht mehr auf Dateien im Raum zugreifen.

Aus einem Datenraum entfernte Gastbenutzer werden nicht aus DRACOON selbst entfernt!
Wird ein Gastbenutzer aus einem Datenraum entfernt, wird dieser nicht automatisch auch aus DRACOON entfernt, sondern das Gastbenutzerkonto des Benutzers existiert in DRACOON weiterhin (Grund: Wird derselbe Benutzer später erneut als Gastbenutzer zu einem Datenraum eingeladen, muss dieser nicht mehr den Erstanmeldungsprozess bei DRACOON, z.B. die Festlegung eines eigenen Kennworts, durchlaufen).
Wenn ein Gastbenutzer endgültig aus DRACOON gelöscht werden soll, muss dies der Benutzermanager in der Benutzerverwaltung durchführen (siehe folgenden Abschnitt).

Gastbenutzerliste in DRACOON kontrollieren und Gastbenutzer aus DRACOON löschen

In der Benutzerverwaltung von DRACOON kann die Liste aller Gastbenutzer eingesehen werden, z.B., um zu kontrollieren, wie viele Gastbenutzer insgesamt vorhanden sind (jeder Gastbenutzer wird auf das Benutzerkontigent angerechnet), und um bei Bedarf Gastbenutzer aus DRACOON zu löschen (z.B., wenn ein externer Dienstleister darauf hinweist, dass der Gastbenutzer nicht mehr für diesen tätig ist und keinen Zugriff mehr auf Datenräume haben sollte).

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Klicken Sie auf das Register Gastbenutzer.
3. Die Liste aller in DRACOON vorhandenen Gastbenutzer wird angezeigt. Sie können die Liste nach Erstellungsdatum filtern (z.B. alle neuen Gastbenutzer der letzten 30 Tage) oder einen bestimmten Gastbenutzer nach Namen suchen.
4. Einstellungen eines Gastbenutzers ändern:
   Genau wie bei internen Benutzern kann auch für Gastbenutzer bei Bedarf z.B. ein Ablaufdatum festgelegt werden (nach dessen Verstreichen dieser aus DRACOON automatisch gelöscht wird), dem Gastbenutzer kann die Verwendung der zweifachen Authentifizierung vorgeschrieben werden, und mehr. Wenn Sie diese Einstellungen für den Gastbenutzer festlegen möchten, markieren Sie diesen, und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Benutzer bearbeiten. Nehmen Sie dann im angezeigten Dialogfeld die gewünschten Änderungen am Gastbenutzer vor.
5. Gastbenutzer aus DRACOON entfernen:
   Wenn ein Gastbenutzer aus DRACOON entfernt werden soll, markieren Sie diesen, und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Benutzer löschen. Der Benutzer verliert dadurch sofort seinen Zugriff auf sämtliche Datenräume, zu denen er eingeladen worden war (er kann freilich nach dem Löschen des Benutzers von einem Raum-Administrator wieder neu zu dessen Raum eingeladen werden).

Gastbenutzer in reguläre, interne Benutzer umwandeln (und umgekehrt)

Im Bedarfsfall kann ein bisheriger Gastbenutzer in einen regulären, internen Benutzer umgewandelt werden. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn ein bisheriger Gastbenutzer ohne die für Gastbenutzer geltenden Einschränkungen DRACOON nutzen soll (wenn er z.B. zu Gruppen hinzugefügt werden oder in der Lage sein soll, Freigaben für Dateien zu erstellen, was Gastbenutzern nicht gestattet ist). Umgekehrt kann auch ein interner Benutzer in einen Gastbenutzer umgewandelt werden, wenn erforderlich.

Gastbenutzer in interne Benutzer umwandeln

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Klicken Sie auf das Register Gastbenutzer.
3. Markieren Sie den Gastbenutzer, den Sie umwandeln möchten.
4. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers rechts auf die Dreipunktschaltfläche und danach auf den Befehl In internen Benutzer umwandeln.
5. Bestätigen Sie die Aktion durch Klick auf die Schaltfläche Umwandeln.

Interne Benutzer in Gastbenutzer umwandeln

Wenn Sie einen internen Benutzer in einen Gastbenutzer umwandeln, werden dem Benutzer dadurch sämtliche bisherigen Gruppenmitgliedschaften, etwaige zugewiesene Verwaltungsrollen sowie die bestehenden Berechtigungen auf Datenräume entzogen. Der Benutzer kann danach von Raum-Administratoren neu als Gastbenutzer zu ihren jeweiligen Datenräumen eingeladen werden.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Die Liste der internen Benutzer wird angezeigt. Markieren Sie den Benutzer, den Sie in einen Gastbenutzer umwandeln möchten.
3. Klicken Sie in der Zeile des Benutzers rechts auf die Dreipunktschaltfläche und danach auf den Befehl In Gastbenutzer umwandeln.
4. Eine Warnmeldung wird angezeigt, die Sie darüber informiert, dass sämtliche bestehenden Gruppenmitgliedschaften, Rollenzuweisungen und Berechtigungen auf Datenräume des Benutzers nach der Umwandlung verloren sein werden. Wenn Sie die Umwandlung dennoch fortsetzen möchten, ziehen Sie den Sicherheitsregler ganz nach rechts, und klicken Sie danach auf die Schaltfläche Umwandeln.

• Ein interner Benutzer kann nicht in einen Gastbenutzer umgewandelt werden, solange er der einzige Raum-Administrator in einem Datenraum ist (jeder Datenraum muss immer mindestens einen Raum-Administrator besitzen, was nach dem Umwandeln des Benutzers nicht mehr der Fall wäre). In diesem Fall muss der umzuwandelnde Benutzer erst einen anderen Benutzer des Datenraums zum Raum-Administrator ernennen.
• Ein interner Benutzer kann nicht in einen Gastbenutzer umgewandelt werden, wenn er der einzige Benutzer in DRACOON ist, der eine bestimmte Rolle zu Verwaltung von DRACOON innehat (wenn er z.B. der einzige Auditor in DRACOON ist). In diesem Fall muss der umzuwandelnde Benutzer erst die Rolle an einen anderen Benutzer (oder eine Gruppe) übertragen, ehe er zu einem Gastbenutzer umgewandelt werden kann.