Benutzer vorübergehend sperren

Bestimmte Benutzer können in DRACOON im Bedarfsfall zeitweise gesperrt werden – die betroffenen Benutzer können sich dann bis auf weiteres nicht mehr in DRACOON einloggen und auf keine Datenräume mehr zugreifen. Die Sperre eines Benutzers kann jederzeit wieder aufgehoben werden.

So sperren Sie einen Benutzer in DRACOON:

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen. Die Benutzerverwaltung wird angezeigt.
2. Klicken Sie in der Zeile des zu sperrenden Benutzers rechts auf Bearbeiten. Oder: Doppelklicken Sie auf den gewünschten Benutzer.

   Um einen gewünschten Benutzer schnell zu finden, geben Sie oben im Feld Benutzer suchen einen Teil des gesuchten Benutzernamens ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
   

3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Benutzer bearbeiten unten das Kontrollkästchen Benutzer sperren.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
5. Der Benutzer ist ab sofort gesperrt und kann sich nicht mehr bei DRACOON einloggen. Die Sperrung ist durch das Schloss-Symbol neben dem Benutzer in der Benutzerliste ersichtlich.
   Beispiel:

Ein Benutzermanager kann sich nicht selbst sperren – die Sperrung ist nur durch andere Benutzermanager möglich.

Benutzer nach einem Stichtag (Ablaufdatum) automatisch löschen

Manchmal sollen bestimmte Benutzer nur für einen begrenzten Zeitraum (z.B. bis Abschluss eines Projektes) Zugriff auf Datenräume in DRACOON haben und werden danach nicht mehr in DRACOON benötigt. Für solche Fälle kann für einen Benutzer ein Ablaufdatum gesetzt werden, nach dessen Verstreichen der Benutzer automatisch aus DRACOON gelöscht wird.

So legen Sie ein Ablaufdatum für einen Benutzer in DRACOON fest:

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen. Die Benutzerverwaltung wird angezeigt.
2. Markieren Sie den gewünschten Benutzer.
   

   Um einen gewünschten Benutzer schnell zu finden, geben Sie oben im Feld Benutzer suchen einen Teil des gesuchten Benutzernamens ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.
   

3. Wählen Sie in der rechten Seitenleiste ein Ablaufdatum für den Benutzer aus. Das Ablaufdatum ist der letzte Tag, an dem der Benutzer DRACOON noch verwenden kann.
4. Der Benutzer hat ab sofort ein Ablaufdatum, nach dessen Verstreichen er automatisch aus DRACOON gelöscht werden wird. Das gesetzte Ablaufdatum ist in der Benutzerliste beim Benutzer in der Spalte Läuft ab ersichtlich.

• Solange das Ablaufdatum noch nicht verstrichen ist, kann es jederzeit auch auf einen späteren Tag gesetzt werden (z.B., weil sich ein Projektabschluss verzögert und der Benutzer doch länger benötigt wird) oder auch ganz entfernt werden, wodurch der Benutzer dauerhaft in DRACOON verbleibt (bis er manuell gelöscht wird).
• Wird ein abgelaufener und somit automatisch gelöschter Benutzer später doch noch benötigt und erneut in DRACOON angelegt, sind alle seine früheren Datenraum-Berechtigungen und Gruppenmitgliedschaften verloren und müssen ggf. neu vergeben werden. Daher sollte ein Ablaufdatum für Benutzer mit Bedacht vergeben werden, und evtl. ist es ratsam, einen nicht mehr benötigten Benutzer zunächst erst einmal zu sperren (s.o.), anstatt ihn dauerhaft zu löschen.
• Wenn ein Benutzer nach Verstreichen des Ablaufdatums automatisch gelöscht wird, bleiben vom Benutzer hochgeladene Dateien in DRACOON erhalten. Besaß der Benutzer jedoch einen persönlichen Datenraum (bei der Authentifizierung über Active Directory), wird dieser mitsamt allen darin befindlichen Dateien ebenfalls gelöscht.

Einem Benutzer kann kein Ablaufdatum zugewiesen werden, wenn er der einzige Raum-Administrator in einem Datenraum ist (jeder Datenraum muss immer mindestens einen Raum-Administrator haben, was dann nach dem Löschen des Benutzers nicht mehr der Fall wäre) oder er der einzige Benutzer in DRACOON ist, der eine bestimmte Rolle zu Verwaltung von DRACOON innehat (wenn er z.B. der einzige Auditor in DRACOON ist).