E-Mail-Anhänge automatisch in Freigaben umwandeln und versenden

Betrifft: DRACOON für Outlook ab Version 5.8

Versenden Sie sichere Download-Links statt großer Dateianhänge und nutzen Sie dabei die automatische Umwandlung von E-Mail-Anhängen in Freigaben mit DRACOON für Outlook.

Automatische Umwandlung von Anhängen ein-/ausschalten

Die automatische Umwandlung von E-Mail-Anhängen in Freigaben ist standardmäßig aktiv. Wenn Sie die Funktion nicht verwenden möchten (also Anhänge wie gewohnt versenden möchten) oder nur bei Bedarf für einzelne Anhänge aktivieren möchten, können Sie das Feature wie folgt ein- bzw. ausschalten:

• Klicken Sie im Outlook-Menüband im Bereich DRACOON auf Optionen, und klicken Sie auf Anhänge automatisch in Freigaben umwandeln, um die Funktion ein- bzw. auszuschalten:
  

  Wenn Sie den E-Mail-Schutz aktiviert haben, kann der Befehl nicht angeklickt werden, weil dann die Umwandlung von Anhängen in Freigaben automatisch aktiv ist.

Anhänge automatisch als Freigaben versenden

1. Fügen Sie einen Anhang wie gewohnt zu einer neuen Mailnachricht hinzu (z.B. über den Outlook-Befehl Datei anfügen oder per Drag & Drop).
2. Der Anhang wird von DRACOON für Outlook automatisch durch einen Freigabe-Link ersetzt, der in die Nachricht eingefügt wird: Sie können den Link an eine beliebige Stelle in Ihrem Mailtext verschieben.
   • Bitte beachten Sie, dass der Freigabelink noch nicht funktioniert, solange die Mail nicht abgeschickt ist.
     Mehr Infos
   • Die Sprache der Freigabelinkbeschreibung (z.B. "Freigabe, läuft ab am ...") ist standardmäßig stets in der Sprache Ihrer Outlook-Installation. Wenn Sie z.B. Outlook in Deutsch verwenden und an einen italienischsprachigen Empfänger schreiben, können Sie DRACOON für Outlook anweisen, die Freigabelinkbeschreibungen in den aktuelle E-Mailentwurf in Italienisch einzufügen. Klicken Sie dazu im Outlook-Menüband im Bereich DRACOON auf Optionen > Sprache des Empfängers, und wählen Sie im Untermenü die gewünschte Sprache aus, z.B.: Wenn Sie bereits Freigabe-Links eingefügt haben und die Sprache danach umstellen, werden die vorhandenen Links automatisch in die neue Sprache umgewandelt. Dies funktioniert jedoch nur für E-Mails im HTML-Format, nicht für Nur-Text-E-Mails.
3. Versenden Sie die E-Mail.
4. Wenn Sie zum ersten Mal einen Anhang in DRACOON speichern, ist noch nicht bekannt, wo in DRACOON die Datei abgelegt werden soll.
   In diesem Fall zeigt DRACOON eine entsprechende Meldung an und öffnet danach die Einstellungen für Freigaben.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um einen zukünftigen Standard-Speicherort festzulegen:
6. Wählen Sie den Datenraum oder Ordner aus, in den Anhänge zukünftig gespeichert werden sollen: Wenn Sie einen neuen Ordner anlegen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche .
7. Klicken Sie auf OK, um die Auswahl als neuen Standard abzuspeichern.
8. Der Anhang wird in den ausgewählten Speicherort in DRACOON hochgeladen:
9. Der Entwurfs-Freigabelink in der E-Mail-Nachricht wird durch den endgültigen Freigabelink ersetzt.

• Bei zukünftigen Speichervorgängen entfallen die Schritte 4-7, da die Anhänge sofort in den festgelegten Standard-Speicherort hochgeladen werden. Sie können somit zukünftig Anhänge vollautomatisch als Download-Freigaben versenden, ohne eine einzige Einstellung treffen zu müssen!
• Sie können unter Einstellungen > Allgemein eine Mindestgröße für die automatische Umwandlung festlegen. Anhänge, die kleiner sind als die angegebene Mindestgröße, werden dann nie automatisch umgewandelt und immer als gewöhnlicher Anhang verschickt.
  Beispiel: Kleine Dateien (kleiner als 300 KB) immer als Anhänge versenden und nie automatisch in Freigaben umwandeln:
  

Wenn Sie die automatische Umwandlung von Anhängen deaktiviert haben, können Sie ab Outlook 2016 einen Anhang bei Bedarf manuell in eine Freigabe umwandeln:
Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Anhang und danach auf In Freigabe umwandeln:

Kennwortschutz

Standardmäßig kann eine Freigabe jeder nutzen, der den Freigabelink kennt.
Wenn Sie eine Freigabe auf einen bestimmten Nutzerkreis einschränken möchten, können Sie diese durch ein Kennwort schützen. Der Nutzer der Freigabe muss dann erst das Kennwort eingeben, eher er die freigegebene Datei herunterladen kann.

Standard-Kennwort oder unterschiedliches Kennwort für jede Freigabe

• Sie können unter Einstellungen > Allgemein ein Standard-Kennwort vergeben, das für alle Freigaben verwendet wird. Vorteil: Sie werden nicht bei jeder Freigabe nach einem Kennwort gefragt. Nachteil: Geringere Sicherheit, da das Kennwort für alle Freigaben gleich ist.
• Alternativ können Sie festlegen, dass Sie bei jeder Freigabe nach einem Kennwort gefragt werden. Aktivieren Sie dazu unter Einstellungen > Freigaben die Option Jedes Mal nachfragen.

Kennwort festlegen und weitergeben

• Geben Sie im Feld Kennwort ein beliebiges Kennwort ein, das die Kennwortrichtlinien erfüllt.
• Sie können auch auf die Schaltfläche klicken, um ein zufälliges sicheres Kennwort erzeugen zu lassen.
• Nachdem Sie das Kennwort festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche ganz rechts vom Kennwort-Feld, um das Kennwort in die Zwischenablage zu kopieren.
• Damit der Empfänger die Freigabe nutzen kann, müssen Sie ihm das Kennwort mitteilen. Sie sollten dieses für erhöhte Sicherheit nicht in die E-Mail zusammen mit dem Freigabe-Link einfügen, sondern dem Empfänger auf separatem Wege mitteilen, z.B. via Chat. Drücken Sie z.B. im Chat mit dem Empfänger Strg+V, um das kopierte Kennwort einzufügen und zu übermitteln. Alternativ kann dem Empfänger das Kennwort automatisch per SMS übermittelt werden, sofern dies auf Ihrem DRACOON freigeschaltet ist.

Wenn Sie als Speicherort für einen Anhang einen verschlüsselten Datenraum wählen, muss die Freigabe durch ein Kennwort geschützt werden (Freigaben in verschlüsselten Datenräumen müssen stets kennwortgeschützt sein).

Option: Speicherort, Kennwort und Freigabe-Einstellungen jedes Mal abfragen statt Standard zu verwenden

Wenn Anhänge in DRACOON gespeichert werden, werden diese standardmäßig immer in den Standard-Speicherort (Datenraum bzw. Ordner) gespeichert, den Sie in den Einstellungen für Freigaben festgelegt haben. Außerdem wird ein ggf. festgelegtes Standard-Kennwort aktiviert sowie etwaige Standard-Freigabeeinstellungen (z.B. ein Ablaufdatum, das für alle Freigaben gelten soll). Dies ermöglicht das schnelle Versenden von Anhängen als Freigaben, ohne dass störende Dialogfelder angezeigt werden.

Wenn Sie jedoch eine Vielzahl an Datenräumen verwenden und für jeden hochgeladenen Anhang den passenden Raum oder Ordner auswählen oder pro Freigabe ein unterschiedliches Kennwort und unterschiedliche Freigabeeinstellungen (z.B. ein Ablaufdatum) festlegen möchten, ändern Sie folgende Einstellung:

1. Klicken Sie im Menüband im Bereich DRACOON auf Optionen und danach auf Einstellungen:
2. Klicken Sie links in der Navigationsleiste auf Freigaben und danach auf Jedes Mal nachfragen:
3. Beim Versenden einer E-Mail wird dann vor jedem Hochladen von freigegebenen Anhängen folgendes Dialogfeld angezeigt, in dem Sie explizit Einstellungen für alle hochzuladenen Anhänge der E-Mail festlegen können, die von den Standardeinstellungen abweichen können:

Erweiterte Freigabeeinstellungen

Folgende Einstellungen können Sie für Freigaben aktivieren:

• Benachrichtigung beim Herunterladen: Sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn jemand die freigegebene Datei herunterlädt.
• Anzahl der Downloads begrenzen: Legt fest, dass die Datei über diese Freigabe nur x mal heruntergeladen werden kann. Diese Beschränkung bezieht sich auf die gemeinsamen Downloads aller Nutzer der Freigabe. Ist die Grenze erreicht, ist kein weiterer Download mehr möglich.
• Freigabe läuft ab am: Legt fest, dass die Freigabe zeitlich begrenzt ist. Das Datum bestimmt den letzten Tag, an dem die Freigabe noch genutzt werden kann. Danach wird die Freigabe automatisch gelöscht. Wenn Sie hier kein Ablaufdatum festlegen, bleibt die Freigabe solange aktiv, bis Sie diese manuell löschen, z.B. aus der Liste der Freigaben.
• Hochgeladene Dateien nach Ablauf der Freigabe löschen bewirkt, dass nicht nur die Freigabe gelöscht wird, sondern auch die freigegebene Datei selbst aus DRACOON. Sie bietet sich für Dateien an, die Sie nur vorübergehend – solange die Freigabe besteht – in DRACOON speichern möchten.