Aktive Freigaben und Dateianfragen nachverfolgen und zurückziehen/löschen

Betrifft: DRACOON für Outlook ab Version 6.3

Mit DRACOON für Outlook können Sie den Status Ihrer aktiven Freigaben und Dateianfragen kontrollieren und diese bei Bedarf jederzeit wieder zurückziehen und löschen.
Außerdem können Sie ggf. die öffentlichen Freigabe- bzw. Dateianfragelinks in die Zwischenablage kopieren, um diese z.B. nachträglich an weitere Personen zur Nutzung weiterzuleiten.

Übersicht über Ihre Freigaben und Dateianfragen

• Klicken Sie im Outlook-Menüband im Bereich DRACOON auf Optionen und danach auf Freigaben bzw. auf Dateianfragen, je nachdem, ob Sie die bestehenden Freigaben oder Dateianfragen einsehen möchten:
  

• Wenn Sie auf Freigaben geklickt haben, werden Ihnen im Dialogfeld Freigaben (Abb. oben) alle Ihre Freigaben angezeigt, die derzeit von Nutzern verwendet werden können, um die freigegebenen Dateien herunterzuladen.
  Haben Sie auf Dateianfragen geklickt, werden im Dialogfeld Dateianfragen alle Datenräume und Ordner in DRACOON aufgelistet, die Sie zum Upload freigegeben haben und in die somit Nutzer Dateien hochladen dürfen.
• Die Spalte Ablaufdatum zeigt den letzten Tag an, an dem der Download/Upload noch möglich sein wird. Mit Verstreichen des Ablaufdatums wird die Freigabe bzw. Dateianfrage automatisch entfernt.
• In der Spalte Downloads bzw. Uploads können Sie nachvollziehen, wie oft die Datei bereits über diese Freigabe heruntergeladen wurde bzw. viele viele Dateien über diese Dateianfrage bereits hochgeladen wurden. Wenn die Anzahl der möglichen Downloads bzw. Uploads über diese Freigabe bzw. Dateianfrage beschränkt ist, wird dies ebenfalls angezeigt. Beispiel: 2/10 Downloads bedeutet, dass die Datei maximal 10 mal heruntergeladen werden kann und dass bereits 2 dieser Downloads verbraucht wurden.
• Die Spalte Kennwort gibt an, ob zum Download bzw. Upload ein Kennwort benötigt wird.
   Die Freigabe bzw. Dateianfrage ist kennwortgeschützt.
   Die Freigabe betrifft einen verschlüsselten Datenraum und ist daher automatisch kennwortgeschützt (Freigaben in verschlüsselten Datenräumen müssen immer kennwortgeschützt sein, bei Dateianfragen ist dies nicht erforderlich).

Klicken Sie auf  links neben einem Eintrag (oder doppelklicken Sie auf einen Eintrag), um weitere Details zur Freigabe bzw. Dateianfrage einzublenden, z.B. zum genauen Speicherort der freigegebenen Datei in DRACOON.

Freigabe-/Dateianfragelinks zur Weitergabe kopieren

Es dürfte häufig vorkommen, dass Sie weiteren Personen die Nutzung einer bestehenden Freigabe bzw. Dateianfrage ermöglichen möchten. Dazu müssen Sie den Personen den öffentlichen Link zukommen lassen, über den diese dann die Freigabe bzw. Dateianfrage in ihrem Browser aufrufen können.

1. Markieren Sie das Element, dessen Link Sie kopieren möchten. Sie können auch mehrere Elemente markieren, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und der Reihe nach auf die gewünschten Elemente klicken.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabe-Link kopieren bzw. auf Dateianfrage-Link kopieren:
3. Der Link für die Freigabe bzw. Dateianfrage wird in die Zwischenablage kopiert und kann z.B. dem Empfänger via E-Mail oder Chat-Nachricht mitgeteilt werden. Drücken Sie in der Zielanwendung Strg+V, um den kopierten Link einzufügen.

Beachten Sie bei der Weitergabe von Freigaben- bzw. Dateianfragen-Links die Spalte Kennwort.
Die Symbole  oder  in der Spalte bedeuten, dass diese Freigabe bzw. Dateianfrage kennwortgeschützt ist. In diesem Fall genügt es nicht, lediglich den Link weiterzugeben – Sie müssen dem Empfänger auch das Kennwort mitteilen, damit er die Freigabe bzw. Dateianfrage nutzen kann.
Aus Sicherheitsgründen kann das Kennwort nicht nachträglich ermittelt werden. Sollten Sie das Kennwort vergessen haben, können Sie ggf. in der DRACOON Web App unter Freigaben > Bearbeiten ein neues Kennwort für die betreffende Freigabe festlegen – oder erstellen Sie einfach eine weitere Freigabe mit dem gewünschten Kennwort.

Wenn Sie gerade eine E-Mail verfassen und das Dialogfeld Freigaben bzw. Dateianfragen öffnen, erscheint statt Link kopieren die Schaltfläche In E-Mail einfügen, mit der Sie den Freigabe- bzw. Dateianfragelink direkt in die E-Mail einfügen können.

Freigaben/Dateianfragen zurückziehen und löschen

Wenn Sie möchten, dass eine derzeit aktive Freigabe bzw. Dateianfrage nicht mehr genutzt werden kann, können Sie diese zurückziehen und löschen. Eine zum Download freigegebene Datei kann dann z.B. ab sofort nicht mehr über den Freigabelink heruntergeladen werden.

1. Markieren Sie die Freigabe bzw. Dateianfrage, die Sie löschen möchten. Sie können auch mehrere Einträge markieren, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und der Reihe nach auf die gewünschten Elemente klicken.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigabe löschen bzw. Dateianfrage löschen:
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
4. Die markierten Freigaben bzw. Dateianfragen werden dauerhaft gelöscht.

Wenn Sie eine Freigabe löschen, wird das freigegebene Element selbst nicht gelöscht. Eine freigegebene Datei kann danach also nicht mehr über die Freigabe heruntergeladen werden, bleibt aber weiterhin in DRACOON gespeichert und könnte später erneut freigegeben werden. Sie würde dann aber einen neuen Freigabe-Link erhalten – ein einmal gelöschter Freigabe-Link kann also nicht wiederverwendet werden. Dasselbe gilt für gelöschte Dateianfragen.