Betrifft: DRACOON für Outlook ab Version 5.8
Mit DRACOON für Outlook können kennwortgeschützte Freigaben und Dateianfragen erstellt werden. In diesem Fall muss vom Nutzer der Freigabe bzw. Dateianfrage erst das Kennwort eingeben werden, bevor er über die Freigabe Dateien herunter- bzw. über die Dateianfrage hochladen kann.
Das festgelegte Kennwort müssen Sie dem Nutzer mitteilen. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie es jedoch nicht zusammen mit dem Freigabe-/Dateianfragelink in einer E-Mail versenden – fängt jemand die E-Mail ab, hätte er alle zur Nutzung der Freigabe bzw. Dateianfrage erforderlichen Informationen. Daher sollten Sie das Kennwort auf separatem Wege übermitteln, z.B. per Chat. Sie können das Kennwort jedoch auch bequem per SMS über DRACOON für Outlook versenden, sofern Sie die Handynummer des E-Mail-Empfängers kennen oder wenn diese in Ihrem Outlook-Adressbuch hinterlegt ist.
Themen dieses Artikels
Kennwortversand per SMS ein-/ausschalten
- Klicken Sie im Outlook-Menüband im Bereich DRACOON auf Optionen und dann auf Kennwort per SMS versenden, um den Kennwortversand per SMS ein- bzw. auszuschalten:
Wenn der Befehl Kennwort per SMS versenden bei Ihnen nicht sichtbar ist, sind Sie entweder mit DRACOON für Outlook nicht eingeloggt, oder der SMS-Kennwortversand ist auf Ihrer DRACOON-Umgebung nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich im letzteren Fall an Ihren Konfigurationsmanager, damit dieser den SMS-Versand in den Einstellungen aktiviert.
Kennwort für Freigabe bzw. Dateianfrage per SMS versenden
- Sie verfassen eine neue E-Mail. Erstellen Sie darin eine Freigabe oder Dateianfrage, z.B. wie unter Dateien, Ordner und Datenräume aus DRACOON als Freigaben versenden beschrieben.
- Geben Sie ein Kennwort für die Freigabe bzw. Dateianfrage an.
- Sobald Sie die E-Mail versenden, versucht DRACOON für Outlook in Ihrem Outlook-Adressbuch die Mobilfunknummer für jeden angegebenen E-Mail-Empfänger zu finden.
- Wenn die Rufnummer für mindestens einen Empfänger nicht im Outlook-Adressbuch gefunden werden kann, wird folgendes Dialogfeld angzeigt:
- Klicken Sie in das Feld Rufnummer jedes E-Mail-Empfängers und geben Sie dessen Mobilfunknummer ein.
- Klicken Sie auf OK, um das Kennwort per SMS an die angegebenen Rufnummern zu versenden.
Einschränkung für verschlüsselte Datenräume: Bitte beachten Sie, dass für Dateien und Ordner aus verschlüsselten Datenräumen das Kennwort nicht per SMS versandt werden kann. Das gilt auch, wenn Sie ganze verschlüsselte Datenräume freigeben bzw. dafür Dateien anfragen.
In diesen Fällen müssen Sie dem Empfänger daher das Kennwort auf anderem Wege manuell mitteilen, z.B. per Chat.
Der Grund für diese Einschränkung ist, dass das Freigabe-/Dateianfragenkennwort über den SMS-Gateway im Klartext gesendet werden muss. Da das Kennwort bei verschlüsselten Datenräumen auch zum Entschlüsseln der freigegebenen Dateien verwendet wird, bestünde hier ein Sicherheitsrisiko. Das strenge Sicherheitskonzept von DRACOON sieht vor, dass Entschlüsselungskennwörter nie das Endgerät des Benutzers verlassen dürfen und nie im Klartext irgendwo gespeichert werden. Dieses Prinzip würde verletzt, würden Entschlüsselungskennwörter per SMS im Klartext versandt.
Rufnummern, die nicht im Outlook-Adressbuch hinterlegt sind, müssen bei jedem SMS-Versand (unter Schritt 4) erneut eingegeben werden. Um dies zu vermeiden, wenn Sie wiederholt an bestimmte Empänger versenden, können Sie festlegen, dass DRACOON für Outlook neu eingegebene Rufnummern automatisch im Outlook-Adressbuch speichert. Sie werden dann einem ggf. bereits vorhandenen Kontakt mit übereinstimmender E-Mail-Adresse hinzugefügt; existiert noch kein Kontakt mit der E-Mail-Adresse, wird ein neuer angelegt.
Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie unter Einstellungen > Allgemein die Option Rufnummern automatisch im Adressbuch von Outlook speichern:
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