Betrifft: DRACOON für Outlook ab Version 6.3

In besonderen Fällen, z.B. wenn Sie eine E-Mail mit erhöhten Sicherheitsanforderungen senden möchten, können Sie eine komplette E-Mail mit DRACOON für Outlook als DRACOON-Freigabe versenden. Hierbei werden sowohl der E-Mail-Inhalt als auch etwaige Dateianlagen der E-Mail in einen Datenraum in DRACOON hochgeladen. Ihre eigentliche E-Mail-Nachricht mitsamt Anlagen wird dann von Outlook nicht per E-Mail versandt – der Empfänger erhält stattdessen eine Info-Mail mit dem Hinweis, wo die E-Mail mit den Anlagen über einen Freigabe-Link aus DRACOON heruntergeladen werden kann.

Eine komplette E-Mail-Nachricht mitsamt Anlagen geschützt als DRACOON-Freigabe versenden

1. Sie verfassen eine neue E-Mail, die besondere Sicherheitsanforderungen hat und daher nicht als reguläre E-Mail, sondern geschützt als DRACOON-Freigabe versendet werden soll.
   Klicken Sie im Outlook-Menüband im Bereich DRACOON auf E-Mail-Schutz, sodass das Schloss-Symbol mit einem grünen Häkchen versehen wird:
2. Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt, und fügen Sie zu dieser ggf. Dateianlagen hinzu. Wenn Sie Dateien aus Outlook heraus an die E-Mail anhängen, werden diese automatisch in DRACOON-Freigabe-Links umgewandelt.
3. Versenden Sie die E-Mail.
4. Wenn Sie zum ersten Mal eine E-Mail geschützt als DRACOON-Freigabe versenden, ist noch nicht bekannt, wo in DRACOON die E-Mail und ggf. ihre Anhänge abgelegt werden sollen.
   In diesem Fall zeigt DRACOON den Hinweis "Sie müssen einen Speicherort auswählen" an und öffnet danach die Einstellungen für E-Mail-Schutz:
5. Klicken Sie auf Durchsuchen, und wählen Sie einen Datenraum oder Ordner in DRACOON aus, wo in Zukunft Ihre geschützten E-Mails mitsamt Anhängen gespeichert werden sollen.

   Wenn maximale Sicherheit benötigt wird, wählen Sie einen verschlüsselten Datenraum aus, sofern vorhanden (Sie erkennen verschlüsselte Datenräume an einem zusätzlichen Schloss-Symbol):

6. Klicken Sie auf OK, um Ihre Auswahl als neuen Standard abzuspeichern.
7. Sie werden gefragt, ob Sie ein Kennwort für die geschützte E-Mail festlegen möchten:

   Zwar ist es möglich, eine geschützte E-Mail ohne Kennwortschutz versenden (außer, Sie haben einen verschlüsselten Datenraum als Speicherort ausgewählt – dann ist ein Kennwort Pflicht), dies wird jedoch aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen!

   Wir empfehlen, ein Kennwort für die Freigabe festzulegen (das der Empfänger der Freigabe später eingeben muss, um Ihre E-Mail herunterladen zu können). Geben Sie selbst ein Freigabekennwort ein, oder klicken Sie auf die Schaltfläche , um automatisch ein sicheres Kennwort erzeugen zu lassen.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Freigabekennwort in die Zwischenablage zu kopieren.
9.  Fertig! DRACOON für Outlook wandelt Ihre E-Mail-Nachricht in eine EML- bzw. PDF-Datei um und lädt diese in den zuvor ausgewählten Datenraum bzw. Ordner in DRACOON hoch.
   Hatten Sie Dateien an Ihre E-Mail angefügt, werden diese ebenfalls in DRACOON hochgeladen.
   Anschließend erstellt DRACOON für Outlook eine Freigabe für die EML- bzw. PDF-Datei Ihrer E-Mail-Nachricht und separate Freigaben für jede E-Mail-Anlage.
   An den Empfänger Ihrer E-Mail-Nachricht wird nicht Ihre E-Mail selbst, sondern eine spezielle Benachrichtigungs-E-Mail versendet mit dem Freigabelink und einer kurzen Anleitung, wie die E-Mail aus DRACOON heruntergeladen bzw. dort gelesen (bei PDF-Dateien) werden kann.
10. Wichtig: Weisen Sie den Empfänger am besten darauf hin (z.B. per Chat oder per separater ungeschützter E-Mail), dass Sie eine geschützte E-Mail an ihn versendet haben und dass er diese gefahrlos aus DRACOON herunterladen und öffnen kann.

    Teilen Sie dem E-Mail-Empfänger unbedingt auch das Freigabekennwort mit, das Sie z.B. oben in Schritt 7 festgelegt haben, da der Empfänger sonst keinen Zugriff auf die Datei mit Ihrer E-Mail-Nachricht sowie etwaige Dateianlagen hat. Sie können dem Empfänger das oben z.B. unter Schritt 8 kopierte Freigabekennwort z.B. per Chat-Nachricht senden und dabei mit Strg+V in einen Chat einfügen. Sollten Sie versäumt haben, das Freigabekennwort zu kopieren und dieses nicht mehr wissen, können Sie in der DRACOON Web App eine neue Freigabe für die E-Mail-EML- bzw. PDF-Datei der E-Mail mit einem neuen Kennwort erzeugen und dann diese dann zusammen mit dem neuen Freigabelink weitergeben.

Option: Kennwort und Freigabe-Einstellungen jedes Mal abfragen statt Standard zu verwenden

Wenn Sie eine E-Mail geschützt als DRACOON-Freigabe versenden, wird automatisch ein ggf. unter Einstellungen > Allgemein festgelegtes Standard-Kennwort verwendet sowie etwaige Standard-Einstellungen, die unter Einstellungen > E-Mail-Schutz angegeben wurden (z.B. ein Ablaufzeitraum, die für alle geschützten E-Mails gelten soll). Dies ermöglicht das schnelle Versenden geschützter E-Mails als Freigaben, ohne dass jedes Mal störende Dialogfelder angezeigt werden.

Wenn Sie jedoch pro geschützter E-Mail unterschiedliche Freigabeeinstellungen (z.B. ein anderes Ablaufdatum oder einen anderen Datenraum in DRACOON) festlegen möchten, ändern Sie folgende Einstellung:

1. Klicken Sie im Menüband im Bereich DRACOON auf Optionen und danach auf Einstellungen:
2. Klicken Sie links in der Navigationsleiste auf E-Mail-Schutz und danach auf Jedes Mal nachfragen:
3. Bei jedem Versenden einer geschützten E-Mail als Freigabe wird dann folgendes Dialogfeld angezeigt, in dem Sie explizit Einstellungen für die E-Mail festlegen können, die von den Standardeinstellungen abweichen können (Sie müssen ggf. erst den Bereich Erweitert unten aufklappen, um alle Einstellungsmöglichkeiten sehen zu können):

Format für geschützte E-Mails in DRACOON

Sie können zwischen zwei Formaten wählen, in denen dem Empfänger eine geschützte E-Mail aus DRACOON bereitgestellt werden kann:

• Als EML-Datei zum Herunterladen (Standard)
  Der Empfänger kann die EML-Datei nach dem Download aus DRACOON z.B. per Doppelklick mit einem E-Mail-Programm öffnen.
  Vorteile: Anzeige in gewohnter Ansicht im E-Mail-Programm (z.B. in Outlook), sofortige Antwort auf die E-Mail mit dem E-Mail-Programm möglich
  Nachteile: E-Mail-Programm, das EML-Dateien öffnen kann, erforderlich. Auf Mobilgeräten daher u.U. nicht nutzbar.
• Als PDF-Datei zur Sofortansicht
  Der Empfänger kann die E-Mail als PDF-Datei direkt in DRACOON lesen (Ausnahme: Bei verschlüsselten Datenräumen muss die PDF-Datei zur Ansicht erst aus DRACOON heruntergeladen werden).
  Vorteile: Keine zusätzliche Software zum Öffnen der Datei erforderlich, i.d.R. direkte Ansicht der PDF-Datei aus DRACOON im Browser möglich (Download ist nur bei verschlüsselten Datenräumen erforderlich), E-Mail kann auch auf allen Mobilgeräten gelesen werden
  Nachteile: Direkte Antwort auf die E-Mail über ein E-Mail-Programm nicht möglich (die E-Mail ist eine unabhängige PDF-Datei)

Erweiterte Freigabeeinstellungen für geschützte E-Mails

Folgende Einstellungen können Sie für Freigaben von E-Mails aktivieren:

• Benachrichtigung beim Herunterladen: Sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn jemand Ihre freigegebene E-Mail oder eine ihrer Anlagen herunterlädt.
• Anzahl der Downloads begrenzen: Legt fest, dass die E-Mail über diese Freigabe nur x mal heruntergeladen werden kann. Diese Beschränkung bezieht sich auf die gemeinsamen Downloads aller Nutzer der Freigabe. Ist die Grenze erreicht, ist kein weiterer Download mehr möglich.
• Link zur E-Mail läuft ab am: Legt fest, dass die Freigabe zeitlich begrenzt ist. Das Datum bestimmt den letzten Tag, an dem die Freigabe noch genutzt und somit die E-Mail noch heruntergeladen bzw. in DRACOON betrachtet (falls das PDF-Format für die E-Mail gewählt wurde) werden kann. Danach wird die Freigabe automatisch gelöscht. Wenn Sie hier kein Ablaufdatum festlegen, bleibt die Freigabe solange aktiv, bis Sie diese manuell löschen, z.B. aus der Liste der Freigaben.
  Die zusätzliche Einstellung Geschützte E-Mails und Anhänge nach Ablauf des Links löschen bewirkt, dass die E-Mail mitsamt Anlagen nach Ablauf der Freigabe aus DRACOON endgültig gelöscht wird. Wird diese Einstellung trotz Ablaufdatum nicht aktiviert, bleibt die E-Mail dauerhaft in DRACOON erhalten, kann aber freilich nach dem Ablaufdatum über die Freigabe nicht mehr eingesehen und heruntergeladen werden.