III. Installation und Konfiguration von DRACOON für DATEV

Nachdem Sie die DRACOON-Umgebung für DRACOON für DATEV vorbereitet haben,
können Sie mit der Vorbereitung des DATEV DMS für DRACOON fortfahren.

1DRACOON für DATEV installieren

Das Installationspaket von DRACOON für DATEV wird auf dem File- oder COM-Server der Kanzlei abgelegt, auf dem sich auch die DATEV DMS-Installation befindet.

2DRACOON für DATEV konfigurieren

1. Führen Sie die DracoonInterfaceAdministration.exe im Installationspaket aus.            
2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der linken Menüspalte, um zu den Einstellungen zu gelangen.                                                                                                                                           
3. Zunächst muss der DRACOON Login der Schnittstelle hinterlegt werden. Klicken Sie dazu auf Login.
4. Es öffnet sich ein Eingabefeld, in das Sie die erforderlichen Daten eingeben können.

   Geben Sie als Dracoon Server die für Sie individuell bereitgestellte Internetadresse Ihrer DRACOON Umgebung ein (z.B. 132633511.dracoon.software oder 16523541.dracoon.cloud).

   Für den Schnittstellen-User benötigen Sie die Benutzerdaten (Benutzername und Passwort), die Sie im zweiten Schritt bei der Vorbereitung der DRACOON-Umgebung für DRACOON für DATEV – DRACOON angelegt haben.
   Die Client ID und Client Secret haben Sie sich im dritten Schritt während der  Vorbereitung der DRACOON-Umgebung für DRACOON für DATEV – DRACOON in die Zwischenablage gespeichert.
5. Klicken Sie auf Speichern.
6. Als nächstes hinterlegen Sie die entsprechenden Status, die Sie bei der Vorbereitung des DATEV DMS für DRACOON für Ihren DMS Workflow definiert haben.

   Im ersten Abschnitt werden Ihnen alle in DATEV definierten Status angezeigt. Sie können jeweils den entsprechenden Folgestatus festlegen, den ein Dokument nach erfolgreichem Export annehmen soll.

   Hinweis:

   Den Folgestatus wird einem Dokument automatisch zugewiesen, nachdem es erfolgreich in die Cloud hochgeladen wurde. Wenn der Status eines auf Export gesetzten Dokuments nicht auf den Folgestatus wechselt, wurde das Dokument nicht exportiert.
7. Klicken Sie auf Speichern.                           
8. Setzen Sie den Status und Folgestatus für den Löschvorgang sowie den Status für den Import von Dokumenten in das DATEV DMS.       
9. Setzen Sie den Haken, wenn Sie auch die Übertragung von Dokumenten aus DRACOON nach DATEV zulassen möchten.                                                                   

   Hinweis:

   Wenn Sie den Haken nicht setzen, werden Dokumente nur vom DATEV DMS nach DRACOON synchronisiert, aber nicht zurück.
10. Geben Sie ein Kürzel für Ihren Firmennamen ein. Zum Beispiel "DC":

    Hinweis:

    Dieses Kürzel wird beim Anlegen von Benutzern/Ordnern über die Schnittstelle in DRACOON allen Benutzernamen/Ordnernamen Ihrer Mitarbeiter vorangestellt, damit Sie die Benutzer/Ordner einfach von den Benutzern/Ordnern der Mandanten unterscheiden können.
11. Geben Sie eine Bezeichnung für den Pfad der Datenräume in DRACOON ein, in dem die Datenräume für Ihre Mandanten und für Ihre Mitarbeiter angelegt werden. Üblicherweise werden diese als /+Mandant und /+Mitarbeiter bezeichnet.         
12. Richten Sie eine E-Mail-Adresse für Ihre Kanzlei ein, damit die von DRACOON versandten E-Mails Ihre Corporate Identity tragen.               
    Klicken Sie auf SMPT Login. Ein Eingabefenster öffnet sich. 
    Hinterlegen Sie die Benutzerdaten des E-Mail-Providers und des Postfachs.
13. Schicken Sie sich selbst eine Testmail, um die Funktionalität des E-Mail-Versands zu überprüfen.
                                                           
14. Klicken Sie auf Speichern.
15. Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, an die Informationen über die neue Datenräume und auftretende Fehler geschickt werden sollen.                                   

    Hinweis:

    Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, auf die mehrere Mitarbeiter Ihrer Kanzlei Zugriff haben. Am besten eine separate E-Mail-Adresse, die explizit für diesen Zweck bestimmt ist. Verwenden Sie nicht Ihre "info@-Adresse".

16. In der nächsten Einstellung kann gewählt werden, ob auf der DRACOON-Oberfläche nach der Mandantennummer der Name des Mandanten (Mandant) oder alternativ der Name des Unternehmens oder der natürlichen Person (Adressat) angelegt werden soll.
17. Sie können auch Datenräume/Ordner über die Schnittstelle anlegen, die nicht mit dem DATEV DMS synchronisiert werden. Alle angelegten Datenräume werden unterhalb des Buttons angezeigt - Beispiel "# Mandanten-Ablageort ohne DMS-Synchronisation".
    

    Hinweis:

    Nutzen Sie diese Datenräume/Ordner in Zusammenarbeit mit dem Mandanten für alle Dokumente (z.B. Belege), die nicht bei Ihnen im DMS landen sollen.

    Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü, um einen neuen Datenraum/Ordner anzulegen und um bestehende Datenräume/Ordner zu bearbeiten oder zu löschen.
    

    Hinweis:

    Diese Datenräume werden von der Schnittstelle automatisch angelegt, wenn das erste Dokument eines Mandanten exportiert wird.
18. Geben Sie den Namen eines Textdokuments ein, z.B "berechtigemich.txt". Stellt ein Mitarbeiter dieses Textdokument bei einem Mandanten im DATEV DMS auf Export, legt die Schnittstelle automatisch alle Berechtigungen für diesen Mitarbeiter im Mandanten an.
    

    Hinweis:

    Trotz des Exportstatus wird dieses Dokument nicht in DRACOON hochgeladen, sondern legt nur den Mitarbeiter und seine Berechtigungen an.
19. Geben Sie den Datev Interface Benutzer ein.
    Dies sollte immer ein Benutzer mit administrativen Berechtigungen und einer DMS Lizenz sein. Dieser Benutzer greift auf die DATEVconnect Schnittstelle zu und exportiert die Dokumente.
20. Definieren Sie Ihre Administratoren. Diese werden automatisch von der Schnittstelle als Administratoren in jedem Datenraum hinterlegt. 
    Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü, um neue Administratoren hinzuzufügen.
    Wählen Sie die Mitarbeiter aus und klicken Sie auf Speichern.
21. Erstellen Sie die Aufgabenplanung. Klicken Sie dazu auf Login.
    Durch diesen Schritt wird in Ihrem Aufgabenplan auf dem Server eine Aufgabe angelegt, die Sie im nächsten Schritt nur noch mit einem "Trigger" zeitlich starten müssen.
    Klicken Sie auf Speichern.
    
22. Die Verbindung im nächsten Fenster ist Ihre Kontrolle über die Verbindung zum Updateserver. Wenn "verbunden" angezeigt wird, erreicht die Software den Updateserver. Dies ist wichtig, um automatisch alle Updates und die neuesten Funktionen zu erhalten. Bitte ändern Sie die URL des Updateservers nicht!
    Klicken Sie auf Speichern.
    
    
23. Als nächstes sehen Sie die aktuelle Mandanten Grundstruktur, die von der Schnittstelle automatisch für einen Mandanten in DRACOON angelegt wird, wenn Sie das erste Dokument aus dem DATEV DMS exportieren.
    
    

    Diese können Sie im nächsten Schritt individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Scrollen Sie dazu weiter nach unten zu Mandanten Grundstruktur ändern. Hier wird Ihnen 1:1 die Ablagestruktur aus Ihrem DATEV DMS ausgelesen und angezeigt.

    Wählen Sie in der Schnittstelle alle Bereiche, Ordner und Register aus, die für einen Mandanten in DRACOON automatisch über die Schnittstelle angelegt werden sollen.

    Klicken Sie auf Neue Grundstruktur speichern.
    
    

    Hinweis:

    Über Grundstruktur bei Mandanten anlegen, wird die neu definierte Grundstruktur bei allen bereits angelegten Mandanten in DRACOON überschrieben. Bei Änderungen Ihrer Ablagestruktur kann mit diesem Schritt die neue Struktur nachträglich angelegt/angepasst werden. Es gehen dabei keine Dokumente verloren.
24. Klicken Sie auf die Uhr in der linken Menüspalte.
    Hier können Sie die Laufzeit der Schnittstelle über die Aufgabenplanung einsehen. Wir empfehlen, die zeitliche Terminierung der Schnittstelle direkt über die Windows Aufgabenplanung vorzunehmen. Dort können die „Trigger“ detaillierter definiert werden.
    
25. Klicken Sie auf das Dokument in der linken Menüspalte.
    Im Log werden die Fehlermeldungen angezeigt. Über die Checkboxen können Sie die Fehlermeldungen filtern. Sie können Sie sich auch die Erfolgsmeldungen anzeigen lassen.
    Hinweis:
    

    Alle Fehlermeldungen werden Ihnen zudem immer per E-Mail zugestellt. D.h. Sie müssen nicht in der Schnittstelle nachsehen, ob gerade ein Fehler vorliegt.

    

26. Im nächsten Schritt (viertes Symbol in der linken Menüspalte) können Sie Ihren Lizenzschlüssel eingeben, den Sie von der Firma Burkom erhalten haben.

    
    Klicken Sie auf Lizenzschlüssel ändern.
27. Wenn Sie das PDF-Rechtevergabe-Tool verwenden, können Sie im nächsten Schritt (PDF-Symbol in der linken Menüspalte) die Einstellungen für die automatische Rechtevergabe des Mandanten über ein maschinenlesbares PDF definieren. Hierzu gibt es eine separate Anleitung.
    
28. Über das letzte Symbol in der linken Menüspalte können Sie die Zuständigkeite für Dokumente festlegen, die von Mandanten bereitgestell werden.
    
    Siehe dazu das folgende Kapitel:

    Definieren der Zuständigkeit für von Mandanten bereitgestellte Dokumente – DRACOON)