II. Vorbereitung des DATEV DMS für DRACOON

Nachdem Sie die DRACOON-Umgebung für DRACOON für DATEV vorbereitet haben,
können Sie mit der Vorbereitung des DATEV DMS für DRACOON fortfahren.

1DATEVconnect und DATEVconnect Dokumentenmanagement installieren

Die Schnittstellen DATEVconnect und DATEVconnect Dokumentenmanagement sind
Voraussetzung für die Nutzung von DRACOON für DATEV und müssen zuerst installiert werden.
Prüfen Sie, ob Sie beide Schnittstellen bereits installiert haben. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie diese im Datev-Shop bestellen.

2Mitarbeiterliste in DATEV DMS pflegen

Beim Export eines Dokuments wird der jeweilige Kanzleimitarbeiter automatisch als Benutzer in DRACOON angelegt und dort auch automatisch für den jeweiligen Mandantenraum berechtigt. Maßgeblich hierfür ist das Feld "Bearbeiter" im DATEV DMS bei jedem Dokument. Die Schnittstelle durchsucht das DATEV DMS nach der E-Mail-Adresse des Bearbeiters und legt automatisch einen DRACOON-Benutzer für ihn an.
Die Mitarbeiterliste im DATEV-Arbeitsplatz muss daher aktuell und gepflegt sein. Vor allem darf die E-Mail-Adresse nicht fehlen, damit neue Mitarbeiter automatisch in DRACOON angelegt werden können

So sehen und bearbeiten Sie Mitarbeiter in Ihrem DATEV-Arbeitsplatz:

1. Klicken Sie in Ihrem DATEV-Arbeitsplatz auf Unsere Kanzlei.                       
2. Unter Stammdatenübersichten können Sie Ihre Mitarbeiter einsehen.
3. Stellen Sie sicher, dass die Liste gepflegt und bei jedem Mitarbeiter die richtige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

   Hinweis:

   Legen Sie Kanzleimitarbeiter nicht manuell in Ihrer DRACOON-Umgebung an, sondern überlassen Sie die Anlage der Schnittstelle durch den Export eines Dokuments (z.B. Dummydatei).

   Bei Mitarbeitern, die bereits durch die Schnittstelle angelegt wurden, dürfen die Benutzerdaten (Benutzername und E-Mail-Adresse) in der DRACOON Cloud nicht mehr geändert werden, da sonst kein Abgleich mit dem DATEV DMS mehr möglich ist.

3Status für DATEV-DRACOON-Kommunikation festlegen

Der Status der Dokumente im DATEV DMS ist maßgeblich für den automatischen Export und Upload sowie Import von Dokumenten aus dem DATEV DMS in die DRACOON Cloud und umgekehrt.

Hinterlegen Sie daher in DATEV entsprechende Status für Ihre individuellen Kanzleiprozesse, wenn Sie DRACOON im Einsatz haben.

Folgende Status sind zu definieren:

So legen Sie neue Status im DATEV DMS an:

1. Gehen Sie im DATEV DMS auf Organisation.                                   
2. Unter Administration finden Sie den Bereich Status.                    
3. Über Status anlegen können Sie neue Status festlegen.                                                   
4. Entfernen Sie bei Folgestatus bei Dokumentenzuordnung (nach Export, nach Löschen und nach Import) die Haken bei Kontextmenü und kontextbezogene Links, damit diese Status bei der Statusvergabe für den Mitarbeiter nicht sichtbar sind. Diese Status werden nur von der Schnittstelle für DRACOON für DATEV verarbeitet.

4DATEV DMS Ablagestruktur überprüfen

Die DATEV DMS Ablagestruktur wird von der DRACOON für DATEV Schnittstelle eingelesen und gibt die Ablagestruktur in DRACOON vor. Die Ablagestruktur für DRACOON kann in "3. Installation und Konfiguration von DRACOON für DATEV" angepasst werden.

So sehen und passen Sie die Ablagestruktur im DATEV DMS an:

1. Klicken Sie im DATEV DMS auf Organisation.                                  
2. Unter Administration finden Sie den Bereich Ablagestruktur.