Definieren der Zuständigkeit für von Mandanten bereitgestellte Dokumente

Seit dem DRACOON for DATEV-Release vom Oktober 2023 kann für Dokumente, die von Mandanten bereitgestellt werden, eine automatische Zuständigkeit bestimmter Mitarbeiter abhängig vom Ablageort festgelegt werden.
Wenn diese automatische Zuweisung der Zuständigkeit verwendet werden soll, müssen Sie im DATEV Arbeitsplatz erst Mitarbeiter für Zuständigkeitsbereiche festlegen und danach in der DRACOON Schnittstellen-Administration für die gewünschten Bereiche, Ordner und Register innerhalb der Ablagestruktur den gewünschte Zuständigkeitsbereich angeben. Führen Sie hierzu die aufgeführten Schritte der Reihe nach durch.

1Im DATEV Arbeitsplatz: Festlegen der Mitarbeiter für Zuständigkeitsbereiche

1. Öffnen Sie im DATEV Arbeitsplatz die Mandantenübersicht.
2. Markieren Sie den gewünschten Mandanten in der Liste, und klicken Sie auf der rechten Seite des Fensters unter Kontextbezogene Links auf Zuständigkeiten ändern.
3. Eine vorgegebene Liste an Zuständigkeitsbereichen wird angezeigt.
   Wählen Sie im Aufklappfeld Zuständigkeitsbereich denjenigen Zuständigkeitsbereich, dem Sie einen Mitarbeiter zuweisen möchten. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Mitarbeiter auswählen.
4. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld den Mitarbeiter aus, den Sie dem ausgewählten Zuständigkeitsbereich zuweisen möchten. Schließen Sie das Dialogfeld durch Klick auf OK.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem grünen Häkchen (Übernehmen), um Ihre Mitarbeiterzuweisung in die Liste zu übernehmen.
6. Wiederholen Sie die Schritte 3–5 für alle weiteren Zuständigkeitsbereiche, denen Sie einen Mitarbeiter zuweisen möchten.

   Sie müssen nicht allen Zuständigkeitsbereichen Mitarbeiter zuweisen, sondern nur jenen, die Sie verwenden möchten.

7. Klicken Sie abschließend in der Symbolleiste auf die Speichern-Schaltfläche, um Ihre Mitarbeiter-Zuordnungen für Zuständigkeitsbereiche des Mandanten zu speichern. Danach können Sie das Fenster mit den Stammdaten des Mandanten schließen.
   Die erforderlichen Einstellungen im DATEV Arbeitsplatz sind hiermit abgeschlossen.

2In der DRACOON for DATEV Schnittstellen-Administration: Zuweisung von Zuständigkeitsbereichen an Bereiche/Ordner/Register der Ablagestruktur

1. Öffnen Sie die DRACOON Schnittstellen-Administration (führen Sie dazu die Anwendung DracoonInterfaceAdministration im DRACOON for DATEV-Programmordner aus).
2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf das unterste Symbol (Zuständigkeiten).
3. Nach einer kurzen Wartezeit wird die Ablagestruktur aus dem DATEV DMS angezeigt, also eine aufklappbare Liste aller Bereiche, Ordner und Register. Beispiel:
4. Wenn Sie einem Bereich/Ordner/Register einen Zuständigkeitsbereich zuweisen möchten, wählen Sie diesen im Aufklappfeld rechts daneben aus. Beispiel:
   • Durch die Auswahl eines Zuständigkeitsbereichs für ein Element (Bereich/Ordner/Register) wird stets jener Mitarbeiter für neue Dokumente von Mandanten im Element zuständig, der im DATEV Arbeitsplatz für den ausgewählten Zuständigkeitsbereich festgelegt worden war.
   • Wenn Sie einem Bereich/Ordner/Register keinen Zuständigkeitsbereich zuweisen (der Eintrag – ist im jeweiligen Aufklappfeld ausgewählt), wird automatisch der Zuständigkeitsbereich des übergeordneten Elements verwendet.
   • Dies bedeutet auch: Wählen Sie für einen Ordner einen Zuständigkeitsbereich aus, nicht aber für dessen untergeordnete Register, gilt der Zuständigkeitsbereich des Ordners auch für sämtliche Register unterhalb des Ordners.
5. Wiederholen Sie Schritt 4 für alle Bereiche/Ordner/Register, denen Sie einen eigenen Zuständigkeitsbereich zuweisen möchten.
6. Klicken Sie abschließend auf Speichern rechts oben im Fenster.

  Ab sofort werden Dokumente, die Mandanten für die Kanzlei in DRACOON bereitstellen, nach der Übernahme ins DATEV DMS automatisch jenem Mitarbeiter zur Bearbeitung zugewiesen, der im DATEV Arbeitsplatz mit dem Zuständigkeitsbereich verknüpft ist, welcher wiederum in der DRACOON for DATEV Schnittstellen-Administration dem Ablageort des Dokuments zugeordnet wurde.

Wenn später die Ablagestruktur im DATEV DMS verändert wird (z.B. durch Hinzufügen neuer Ordner), ist es ratsam, die Zuständigkeiten in der DRACOON for DATEV Schnittstellen-Administration erneut zu überprüfen und ggf. anzupassen.