I. Vorbereitung der DRACOON-Umgebung für DRACOON für DATEV

Nachdem eine DRACOON-Umgebung von einer Steuerkanzlei bestellt und diese von DRACOON bereitgestellt wurde, müssen Sie als DRACOON für DATEV-Dienstleister die Umgebung für die Verwendung mit DRACOON für DATEV vorbereiten und konfigurieren. Hierzu sind die in diesem Artikel aufgeführten Schritte erforderlich.

1CNAME Record für die DRACOON-Umgebung festlegen

Wenn für die DRACOON-Umgebung der Steuerkanzlei bereits ein CNAME Record angelegt wurde, können Sie diesen Schritt überspringen.

Die neue DRACOON-Umgebung wird von DRACOON standardmäßig auf der DRACOON Cloud unter einer individuellen Internetadresse bereitgestellt, die auf dracoon.software bzw. dracoon.cloud endet. Beispiel: 132633511.dracoon.software oder 16523541.dracoon.cloud. Unter dieser Adresse ist die Umgebung im Internet erreichbar.

Da diese standardmäßige Adresse schwer zu merken ist und keinen Bezug zur Steuerkanzlei erkennen lässt, ist es ratsam, einen zusätzlichen CNAME Record beim Website-Hoster der Steuerkanzlei zu hinterlegen. Dieser verweist auf die von DRACOON vorgegebene Adresse und wird typischerweise mit einer selbst gewählten Unterdomäne (Subdomain) der Internetdomäne der Steuerkanzlei verknüpft.

Die DRACOON-Umgebung ist dann unter der Unterdomäne der Internetdomäne der Steuerkanzlei erreichbar. Mandanten, denen diese Adresse genannt wird, erkennen so die Umgebung als Dienstleistung ihrer Steuerkanzlei.

• Um einen CNAME Record für die DRACOON-Umgebung einzurichten, nehmen Sie Kontakt zum Website-Hoster der Steuerkanzlei auf, und teilen Sie diesem die den gewünschten CNAME DNS-Eintrag mit. Informationen hierzu finden Sie auch in der Infomail, die von DRACOON nach der Aufschaltung der Umgebung an die E-Mail-Adresse des technischen Ansprechpartners bei der Steuerkanzlei gesendet wurde.

Nachdem der CNAME Record beim Website-Hoster gesetzt wurde, teilen Sie diesen unbedingt auch DRACOON mit, da dieser auch in DRACOON hinterlegt werden muss.

2Schnittstellenbenutzer für DRACOON für DATEV festlegen und in DRACOON als Benutzer hinzufügen

So legen Sie den Schnittstellenbenutzer für DRACOON für DATEV in DRACOON an:

1. Geben Sie die Internetadresse der DRACOON-Umgebung der Steuerkanzlei (z.B. mandantencloud.steuerkanzlei-maier.de) im Browser ein, um diese zu öffnen.
2. Melden Sie sich mit den Benutzerdaten an DRACOON an, die in der Begrüßungsmail genannt sind, die von DRACOON an die Steuerkanzlei nach Aufschaltung der DRACOON-Umgebung gesendet wurde.

   Falls dies die allererste Benutzeranmeldung bei der DRACOON-Umgebung ist, werden Sie zum Festlegen eines endgültigen Kennworts für den initialen Benutzer aufgefordert. Notieren Sie dieses und teilen Sie dieses der Steuerkanzlei mit.

3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
   Die Liste der DRACOON-Benutzer wird angezeigt.
4. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Benutzer anlegen.
5. Das Dialogfeld "Benutzer anlegen" wird angezeigt.
   Geben Sie im Feld Vorname und Nachname den Namen der Steuerkanzlei ein (unsere Empfehlung), verteilt auf beide Felder, denn es müssen beide Felder ausgefüllt werden.
   Beispiel:
   Vorname: Steuerkanzlei
   Nachname: Maier

   Jede Datei in DRACOON hat einen Bearbeiter, der dort in den Dateiinformationen angezeigt wird. Für alle Dateien, die aus dem DATEV DMS nach DRACOON übertragen werden, wird der hier von Ihnen festgelegte Vor- und Nachname als Bearbeiter angezeigt. Mandanten sehen so, dass eine Datei z.B. von der Steuerkanzlei Maier bereitgestellt wurde.

6. Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse des Schnittstellenbenutzers ein, die Sie in Abstimmung mit der Steuerkanzlei für diesen bestimmt haben.
   Beispiel: mandantencloud@steuerkanzlei-maier.de

   Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse bereits existiert und empfangsfähig ist, da DRACOON nach Anlegen des Benutzers sofort eine E-Mail mit den initialen Zugangsdaten an diese Adresse versenden wird.

7. Lassen Sie alle weiteren Felder unverändert und das Feld Benutzername leer. Insbesondere darf das Kontrollkästchen Zweistufige Benutzerauthentifizierung erforderlich nicht aktiviert werden!
8. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Benutzer anlegen.
9. Wichtig Nun müssen dem neuen Schnittstellenbenutzer noch die Verwaltungsrollen für DRACOON zugewiesen werden. Klicken Sie dazu auf den neu angelegten Benutzer in der Benutzerliste.
10. Scrollen Sie die rechte Seitenleiste ganz nach unten, bis der Bereich Benutzerrollen anpassen sichtbar wird. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für alle fünf Rollen:
11. Der neu angelegte Schnittstellenbenutzer muss sich erstmalig an DRACOON anmelden, um ein endgültiges Kennwort festzulegen.
    Melden Sie sich also zunächst von DRACOON ab (klicken Sie dazu auf das runde Benutzerprofilbild rechts oben und danach auf Abmelden).
12. Rufen Sie die DRACOON-Umgebung im Browser erneut auf. Geben Sie bei der Anmeldung im Feld Benutzername die E-Mail-Adresse des Schnittstellenbenutzers an und im Feld Kennwort das vorgegebene Initial-Kennwort, das in der Begrüßungs-E-Mail genannt wird, die von DRACOON an den Schnittstellenbenutzer gesendet wurde.
13. Sie werden aufgefordert, ein endgültiges DRACOON-Kennwort für den Schnittstellenbenutzer festzulegen.

    Bewahren Sie das neue Kennwort gut auf, da es auch in DRACOON für DATEV hinterlegt werden muss.

14. Die Einrichtung des Schnittstellenbenutzers in DRACOON ist hiermit abgeschlossen.

3DRACOON für DATEV als App in DRACOON hinterlegen

Damit die DRACOON für DATEV-Schnittstelle mit DRACOON (genauer: dem DRACOON API) kommunizieren kann, muss DRACOON für DATEV als App (genauer: OAuth-Client) zu DRACOON hinzugefügt werden.

1. Melden Sie sich in DRACOON als Schnittstellenbenutzer an, und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen > Apps.
2. Klicken Sie auf das Register Eigene Apps.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Das Dialogfeld "App konfigurieren" wird angezeigt.
   Geben Sie im Feld Name ein: DATEV-Schnittstelle

   Sie können auch einen beliebigen anderen Namen wählen.

5. Client ID und Client Secret werden automatisch erzeugt. Kopieren Sie die Client ID und das Client Secret in die Zwischenablage (klicken Sie dazu jeweils auf die Kopieren-Schaltfläche rechts neben dem Feld):

   Fügen Sie beide kopierten Werte z.B. in einer Textdatei ein, um sie zu sichern, denn sowohl Client ID als auch Client Secret werden später noch benötigt und müssen in DRACOON für DATEV hinterlegt werden.

6. Aktivieren Sie bei Grant Types das Kontrollkästchen password (die anderen beiden Kontrollkästchen werden nicht benötigt und können daher leer bleiben).
7. Lassen Sie die anderen Felder im Dialogfeld leer bzw. unverändert.
8. Klicken Sie auf Speichern.

4Einstellungen für Protokoll-Aufbewahrungsdauer und SMS-Kennwortversand für Freigaben festlegen

• Sämtliche Vorgänge in DRACOON werden protokolliert und können ggf. in Berichten nachvollzogen und ausgewertet werden. Standardmäßig werden protokollierte Ereignisse in DRACOON nach 30 Tagen gelöscht. Um der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht für Kanzleien Genüge zu tun, sollte daher die Aufbewahrungszeit für Protokolle in DRACOON auf 3653 Tage (10 Jahre) erhöht werden.
• Außerdem kann der SMS-Versand für Freigabekennwörter aktiviert werden, um Kanzleimitarbeitern und Mandanten eine höhere Sicherheit beim Erstellen von kennwortgeschützten Freigaben zu bieten.

  Der SMS-Versand ist nicht relevant, wenn Kanzleimitarbeiter ausschließlich das DATEV DMS verwenden (also nicht in DRACOON selbst arbeiten) oder Kanzleimitarbeiter und Mandanten DRACOON zwar verwenden, damit aber keine Freigaben (z.B. für externe Personen) erstellen.

1. Melden Sie sich in DRACOON als Schnittstellenbenutzer an, und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen > Logging.
2. Geben Sie im Feld Vorhaltezeit in Tagen an: 3653
3. Wenn Sie den SMS-Kennwortversand für Freigaben aktivieren möchten:
   Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf System, und aktivieren Sie den Schalter Kennwortversand per SMS aktivieren.

5Stamm-Datenraum für Mandanten und Kanzleimitarbeiter anlegen

Jeder Kanzleimitarbeiter erhält in DRACOON einen eigenen, privaten Datenraum.
Außerdem wird für jeden Mandanten der Steuerkanzlei ein eigener Datenraum in DRACOON erstellt, in dem jeweils die Ablagestruktur aus dem DATEV DMS in Form von untergeordneten Datenräumen und Ordnern angelegt wird (worauf der Mandant Zugriff erhalten kann).

Um zu verhindern, dass die oberste Struktur-Ebene von DRACOON durch die schiere Anzahl all dieser Datenräume sehr unübersichtlich wird, kann in DRACOON für DATEV jeweils ein übergeordneter Datenraum auf oberster Ebene angegeben werden, in dem automatisch alle Kanzleimitarbeiter-Datenräume bzw. alle Mandanten-Datenräume angelegt werden.

Empfehlung: Legen Sie einen Datenraum "Mitarbeiter" auf oberster Ebene an, in dem später sämtliche Kanzleimitarbeiter-Datenräume angelegt werden; legen Sie ferner einen Datenraum "Mandanten" auf oberster Ebene an, in dem später sämtliche Mandanten-Datenräume angelegt werden:

1. Melden Sie sich in DRACOON als Schnittstellenbenutzer an, und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Alle Dateien.
2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Neuer Datenraum.
3. Das Dialogfeld "Neuer Datenraum" wird angezeigt.
   Geben Sie im Feld Datenraumname an: Mitarbeiter

   Sie können auch einen anderen Namen wählen, jedoch hat sich Mitarbeiter zur Aufbewahrung der Mitarbeiterdatenräume bewährt.

4. Klicken Sie auf Erstellen.
5. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste erneut auf Neuer Datenraum.

   Wenn der Befehl Neuer Datenraum nicht sichtbar ist, haben Sie gerade einen Datenraum ausgewählt. Leeren Sie dann das Kontrollkästchen vor dem ausgewählten Datenraum.

6. Geben Sie im Feld Datenraumname an: Mandanten

   Sie können auch einen anderen Namen wählen, jedoch hat sich Mandanten zur Aufbewahrung der Mandantendatenräume bewährt.

7. Klicken Sie auf Erstellen.

6Branding anpassen

Das Aussehen von DRACOON kann vielfältig angepasst und so an das Coporate Design der Steuerkanzlei angeglichen werden. So kann z.B. anstelle des DRACOON-Logos das Logo der Steuerkanzlei angezeigt werden, und die Benutzeroberfläche und die von DRACOON versandten E-Mails an Mandanten (z.B. Benachrichtigungen über neue Dateien) können in den Design-Farben der Steuerkanzlei dargestellt werden. Im Branding können Sie diese sowie einige weitere Einstellungen anpassen.
Mandanten, die auf die von ihrer Steuerkanzlei zur Verfügung gestellt DRACOON-Umgebung zugreifen, gewinnen so den Eindruck, eine individuelle, auf sie zugeschnittene Lösung ihrer Steuerkanzlei zu nutzen.

1. Melden Sie sich in DRACOON als Schnittstellenbenutzer an, und klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen > Branding.
2. Passen Sie die Branding-Einstellungen an, die für die jeweilige Kanzlei sinnvoll sind, z.B.:
   
   • Produktname: Hier können Sie den Namen der Steuerkanzlei eingeben und so den Standardproduktnamen "DRACOON" ersetzen.
   • Farben: Hier können Sie die Basis- und Akzentfarbe entsprechend dem Corporate Design der Steuerkanzlei angeben.
   • Bilder und Darstellungen: Hier können Sie das Logo der Steuerkanzlei hinterlegen sowie ein individuelles Hintergrundbild, das auf der Anmeldeseite angezeigt wird.
   • Links: Hier können Sie Links (Internetadressen) zu einem kanzleieigenen Impressum oder zu einer kanzleieigenen Datenschutzerklärung angeben, die z.B. auf die Website der Steuerkanzlei verweisen.
     

     Wir empfehlen, die Adresse der Support-Seite nicht zu ändern, damit Kanzleimitarbeiter und Mandanten bei Bedarf die Standard-Supportinhalte von DRACOON auffinden können.

   • E-Mail: Hier können Sie die eigene E-Mail-Signatur mit Angaben der Steuerkanzlei festlegen sowie eine Standard-Antwort-E-Mail-Adresse der Kanzlei.
3. Klicken Sie am Ende der Seite auf Speichern, um Ihre Branding-Anpassungen zu übernehmen.

Ausführliche Informationen und Anleitungen zum Anpassen des Brandings finden Sie hier:
DRACOON Branding: Design von DRACOON individuell anpassen