Erforderliche Schritte bis zur Nutzung der zweistufigen Authentifizierung

Zweistufige Authentifizierung aktivieren

DRACOON bietet drei Möglichkeiten zur Aktivierung der zweistufigen Authentifizierung bei Benutzern:

• Möglichkeit 1: Allen Benutzern wird vorgegeben, die zweistufige Authentifizierung verwenden zu müssen (DRACOON-weite Richtlinie)
• Möglichkeit 2: Nur bestimmten Benutzern wird vorgegeben, die zweistufige Authentifizierung verwenden zu müssen (benutzerbezogene Richtlinie)
• Möglichkeit 3: Benutzern, denen die zweistufige Authentifizierung nicht vorgegeben wird, können selbst entscheiden, ob sie diese verwenden möchten

Zweistufige Authentifizierung zur Verwendung einrichten

Wenn die zweistufige Authentifizierung für Ihr Benutzerkonto aktiviert wurde, muss diese einmalig eingerichtet werden. Dabei wird Ihr mobiles Endgerät (Smartphone oder Tablet), auf dem eine sog. Authentifizierungs-App (z.B. Google Authenticator) installiert ist, mit Ihrem DRACOON-Benutzerkonto verknüpft.

Wurde die zweistufige Authentifizierung für Ihr Benutzerkonto zwingend vorgegeben, aber von Ihnen noch nicht eingerichtet, erhalten Sie folgenden Hinweis, wenn Sie sich bei DRACOON anmelden:

Klicken Sie auf Zweistufige Authentifizierung einrichten, um mit der Einrichtung zu beginnen.

Das Dialogfeld zur Einrichtung der zweistufigen Authentifizierung wird angezeigt und besteht aus drei Schritten:

1. Authentifizierungs-App installieren: Wenn Sie auf Ihrem mobilen Endgerät noch keine Authentifizierungs-App installiert haben, laden Sie eine aus dem App Store (für iPhone) bzw. Play Store (für Android) herunter. Bekannte Authentifizierungs-Apps sind z.B. Authy, Google Authenticator oder Microsoft Authenticator. Sie können selbst entscheiden, welche Sie verwenden möchten.
2. QR-Code scannen: Starten Sie auf Ihrem mobilen Endgerät die installierte Authentifizierungs-App, und scannen Sie damit den im Dialogfeld "Zweistufige Authentifizierung einrichten" angezeigten QR-Code. Wenn dies nicht möglich ist, geben Sie in der App den unter dem QR-Code angezeigten geheimen Schlüssel ein.
3. Bestätigungscode eingeben: In der Authentifizierungs-App auf Ihrem mobilen Endgerät erscheint ein 6-stelliger Bestätigungscode. Sie haben 30 Sekunden Zeit, diesen Bestätigungscode im DRACOON-Dialogfeld im Feld 6-stelliger Bestätigungscode einzugeben und auf die Schaltfläche Speichern zu klicken.

   Wenn die 30 Sekunden verstrichen sind und Sie mit der Eingabe noch nicht fertig sind, wird automatisch ein neuer Bestätigungscode angezeigt, den Sie innerhalb von 30 Sekunden eingeben müssen.

  Ihr mobiles Endgerät und Ihre verwendete Authentifizierungs-App sind nun mit Ihrem DRACOON-Benutzerkonto verknüpft, und die zweistufige Authentifizierung wird ab der nächsten Anmeldung bei DRACOON verwendet.
Sie erhalten darüber eine Bestätigung per E-Mail.

Mit zweistufiger Authentifizierung bei DRACOON anmelden (einloggen)

Wenn Sie die zweistufige Authentifizierung für Ihr Benutzerkonto eingerichtet haben, müssen Sie bei jeder Anmeldung an DRACOON nicht nur Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben, sondern in einem zweiten Schritt einen zusätzlichen Zahlencode – das sogenannte "Einmalkennwort". Dieses wird Ihnen in der mit DRACOON verknüpften Authentifizierungs-App auf Ihrem mobilen Endgerät angezeigt und ist zeitlich begrenzt (30 Sekunden lang) gültig.

1. Geben Sie zur Anmeldung bei DRACOON zunächst Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein, und klicken Sie auf Anmelden.
2. Öffnen Sie auf Ihrem mobilen Endgerät die Authentifizierungs-App, die Sie zur Einrichtung mit DRACOON verwendet hatten. Je nach verwendeter App müssen Sie darin dann das gewünschte Benutzerkonto auswählen (Ihr DRACOON-Konto).
3. In der App wird Ihnen ein Bestätigungscode (auch "Einmalkennwort" genannt – eine 6-stellige Ziffernkombination, dies sich alle 30 Sekunden ändert) angezeigt. Sie haben 30 Sekunden Zeit, das in der App angezeigte Einmalkennwort in DRACOON im Dialogfeld "Bestätigungscode eingeben" einzugeben und auf die Schaltfläche Bestätigen zu klicken.

   Wenn die 30 Sekunden verstrichen sind und Sie mit der Eingabe noch nicht fertig sind, wird in der App automatisch ein neuer Bestätigungscode angezeigt, den Sie innerhalb von 30 Sekunden eingeben müssen.

  Wenn Sie den Bestätigungscode übereinstimmend und rechtzeitig eingegeben haben, sind Sie nun erfolgreich bei DRACOON angemeldet und können auf Ihre dortigen Datenräume zugreifen.

Notfall-Zugangscode anfordern (bei Wechsel/Verlust des mobilen Endgerätes oder der Authentifizierungs-App)

Bei der Einrichtung der zweistufigen Authentifizierung wurde Ihr Benutzerkonto mit Ihrem mobilen Endgerät und einer bestimmten darauf installierten Authentifizierungs-App verknüpft. Dies bedeutet, dass Sie sich bei DRACOON nicht mehr anmelden können, wenn Sie darauf nicht mehr zugreifen können –  z.B., weil Sie ein neues Smartphone bekommen, Ihr bisheriges Smartphone verloren oder die verwendete Authentifizierungs-App versehentlich deinstalliert haben.

Für diese Fälle bietet DRACOON an, über einen speziellen Notfall-Zugangscode die zweistufige Authentifizierung zurücksetzen zu können, wodurch die Verknüpfung zum bisherigen mobilen Endgerät und zur bisher verwendeten Authentifizierungs-App gelöst wird. Danach können Sie die zweistufige Authentifizierung mit dem gewünschten Endgerät und der gewünschten App neu einrichten.

Um zu verhindern, dass die zweistufige Authentifizierung in betrügerischer Absicht von einer unberechtigten anderen Person zurückgesetzt und mit deren Endgerät verknüpft wird, müssen Sie den Notfall-Zugangscode von Ihrem DRACOON-Benutzermanager anfordern: 

1. Teilen Sie Ihrem DRACOON-Benutzermanager mit, dass Sie über die bisherige zweistufige Authentifizierung nicht mehr auf DRACOON zugreifen können (z.B., weil Sie ein neues Smartphone erhalten haben) und dass Sie von ihm einen Notfall-Zugangscode benötigen.
2. Wenn Sie von Ihrem Benutzermanager den Notfall-Zugangscode erhalten haben, klicken Sie bei der DRACOON-Anmeldung im Dialogfeld "Bestätigungscode eingeben" auf den Link Kein Zugriff auf Gerät oder App?
3. Das Dialogfeld "Notfall-Zugangscode verwenden" wird angezeigt. Geben Sie darin den erhaltenen Notfall-Zugangscode ein, und klicken Sie auf Bestätigen.

   Der vom Benutzermanager erzeugte Notfall-Zugangscode ist 6 Stunden lang gültig. Sollte der Code inzwischen abgelaufen sein und nicht mehr akzeptiert werden, bitten Sie Ihren Benutzermanager um einen neuen Notfall-Zugangscode.

  Die zweistufige Authentifizierung wurde zurückgesetzt, und Sie können diese nun mit Ihrem gewünschten mobilen Endgerät und der gewünschten Authentifizierungs-App neu einrichten.

Für Benutzermanager: Notfall-Zugangscode für einen Benutzer erzeugen (zum Zurücksetzen der zweistufigen Authentifizierung)

Sicherheits-Hinweis: Wenn Sie von einem Benutzer schriftlich um einen Notfall-Zugangscode gebeten werden, rückversichern Sie sich bei diesem persönlich, ob er tatsächlich den Code angefordert hat – eine andere Person könnte sich in betrügerischer Absicht als der Benutzer ausgegeben haben, um an den Notfall-Zugangscode zu gelangen.

1. Klicken Sie in der DRACOON Web App in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
2. Die Benutzerliste wird angezeigt. Markieren Sie den Benutzer, der einen Notfall-Zugangscode benötigt, und klicken Sie in der rechten Seitenleiste oder im Kontextmenü auf Notfall-Zugangscode erzeugen.
3. Der Notfall-Zugangscode für den Benutzer wird angezeigt und automatisch in die Zwischenablage kopiert.
   Beispiel:
4. Senden Sie dem Benutzer den Notfalls-Zugangscode baldmöglichst zu, da dieser nur 6 Stunden lang verwendet werden kann.

Zweistufige Authentifizierung deaktivieren

Wenn Sie die zweistufige Authentifizierung für Ihr Benutzerkonto nicht länger verwenden möchten, können Sie diese wieder abschalten – allerdings nur dann, wenn Sie diese selbst aktiviert hatten und sie Ihnen nicht verpflichtend vom Konfigurations- oder Benutzermanager vorgegeben wurde.

Aus Sicherheitsgründen muss auch zum Deaktivieren der zweistufigen Authentifizierung ein Bestätigungscode (Einmalkennwort) eingegeben werden, der von der Authentifizierungs-App auf Ihrem mobilen Endgerät erzeugt wurde.

1. Klicken Sie in der DRACOON Web App rechts oben auf Ihr Profilbild und danach im Menü auf Benutzerkonto verwalten.
2. Klicken Sie auf das Register Sicherheit.
3. Klicken Sie im Abschnitt "Zweistufige Authentifizierung" auf den Link Deaktivieren.

   Der Link Deaktivieren kann nicht angeklickt werden, wenn Sie die zweistufige Authentifizierung nicht deaktivieren dürfen, weil diese verpflichtend vorgegeben wurde.

4. Öffnen Sie auf Ihrem mobilen Endgerät die Authentifizierungs-App, die Sie zur Einrichtung mit DRACOON verwendet hatten. Je nach verwendeter App müssen Sie darin dann das gewünschte Benutzerkonto auswählen (Ihr DRACOON-Konto).
5. In der Authentifizierungs-App auf Ihrem mobilen Endgerät erscheint ein 6-stelliger Bestätigungscode (auch "Einmalkennwort" genannt). Sie haben 30 Sekunden Zeit, diesen Bestätigungscode im DRACOON-Dialogfeld im Feld 6-stelliger Bestätigungscode einzugeben und auf die Schaltfläche Deaktivieren zu klicken:

   Wenn die 30 Sekunden verstrichen sind und Sie mit der Eingabe noch nicht fertig sind, wird automatisch ein neuer Bestätigungscode angezeigt, den Sie innerhalb von 30 Sekunden eingeben müssen.

  Wenn Sie den Bestätigungscode übereinstimmend und rechtzeitig eingegeben haben, ist die zweistufige Authentifizierung für Ihr DRACOON-Benutzerkonto deaktiviert, und Sie müssen zukünftig zur Anmeldung bei DRACOON lediglich Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben.
Sie erhalten darüber eine Bestätigung per E-Mail.

Deaktivieren der Benutzervorgabe zur verpflichtenden Verwendung der zweistufigen Authentifizierung

• Wenn Sie als DRACOON-Benutzermanager für bestimmte Benutzer die Verwendung der zweistufigen Authentifizierung nicht mehr verpflichtend vorgeben (durch Deaktivieren des Kontrollkästchens Zweistufige Benutzerauthentifizierung beim Benutzer in der Benutzerverwaltung), steht es dem betreffenden Benutzer frei, ob er die zweistufige Authentifizierung weiter nutzen möchte. Zwar bleibt die zweistufige Authentifizierung für den Benutzer nach Deaktivieren der Vorgabe weiterhin aktiv, der Benutzer kann sie danach jedoch jederzeit in seinem Benutzerkonto deaktivieren.
• Analog gilt: Wenn Sie als Konfigurationsmanager für alle DRACOON-Benutzer die Verwendung der zweistufigen Authentifizierung nicht mehr verpflichtend vorgeben (durch Deaktivieren des Schalters Zweistufige Authentifizierung für alle Benutzer erforderlich unter Einstellungen > Sicherheit), steht es allen Benutzern frei, ob sie die zweistufige Authentifizierung weiter nutzen möchten.

  Wenn Sie die Vorgabe zur Nutzung der zweistufigen Authentifizierung für alle Benutzer unter Einstellungen > Sicherheit deaktivieren, wird die Vorgabe bei allen DRACOON-Benutzern entfernt – selbst bei jenen, denen der Benutzermanager zuvor explizit vorgegeben hatte, dass sie die zweistufige Authentifizierung verwenden müssen.