DRACOON enthält eine leistungsfähige Berichtsfunktionalität. Auditoren können damit Berichte erstellen, die Aufschluss über in DRACOON aufgetretene Ereignisse und Benutzeraktionen geben.
In diesem Artikel erhalten Sie alle notwendigen Informationen zum Thema "Berichte".

 Über Berichte in DRACOON

• Es gibt einmalige und monatliche Berichte: Ein einmaliger Bericht wird nach dem Erstellen ein einziges Mal sofort erzeugt und kann einen beliebigen Zeitraum umfassen, während ein monatlicher Bericht wiederkehrend an einem bestimmten Tag im Monat (z.B. an jedem 15. des Monats) automatisch erzeugt wird und sich automatisch auf den vorangegangenen Monat bezieht (die letzten z.B. 30 Tage ausgehend vom Erzeugungstag, z.B. 14. Mai – einschl. 15. April).
  
   

   
  Monatliche Berichte stehen nur in den Produktvarianten DRACOON Pro und DRACOON Premium zur Verfügung.
• Der Zeitraum, den ein Bericht maximal abdecken kann, ist von der Vorhaltezeit des Audit-Logs abhängig (diese kann der Konfigurationsmanager festlegen). Beträgt die in DRACOON eingestellte Vorhaltezeit z.B. 90 Tage, kann ein Bericht maximal die Ereignisse der letzten 90 Tage umfassen.
• Neben dem Zeitraum können Berichte nach 3 weiteren Kriterien eingegrenzt werden: Benutzer, Datenraum und Aktions-/Ereignisart. Die gewünschten Kriterien werden beim Erstellen eines Berichts festgelegt.
• Berichte können in bis zu 3 gewünschten Formaten erzeugt werden: als PDF, CSV (komma-separierte Textdatei) und CSV mit Semikolon-Trennzeichen (z.B. zur späteren Analyse in Excel)
• Nach dem Erstellen eines Berichts durch den Auditor wird der Bericht automatisch von der DRACOON-Umgebung erzeugt und als Dateien in den gewünschten Formaten im vom Auditor gewünschten Datenraum bereitgestellt.
• Der Auditor kann den fertigen Bericht danach auf Wunsch weiteren DRACOON-Benutzern zugänglich machen (z.B. durch eine Freigabe der PDF-Berichtsdatei für die Geschäftsleitung).
• In der Übersicht der einmaligen Berichte werden dem Auditor alle in den letzten 7 Tagen erstellten einmaligen Berichte aufgelistet und können von dort jederzeit direkt geöffnet werden (außer, sie wurden vorzeitig entfernt).
• In der Übersicht der monatlichen Berichte werden dem Auditor alle erstellten monatlichen Berichte aufgelistet (und können von dort jederzeit direkt geöffnet werden, sofern Sie bereits einmal erzeugt wurden) und verbleiben dort zur automatischen monatlichen Erzeugung, bis Sie diese löschen. Die Einstellungen für einen monatlichen Bericht können dort auch nachträglich geändert werden. Zudem können monatliche Berichte bei Bedarf pausiert werden.
• Wenn ein bestimmter Bericht öfters benötigt wird, können Sie dessen gewünschte Einstellungen zunächst als Berichtsvorlage speichern und bei Bedarf jeweils einen neuen Bericht auf Basis der Berichtsvorlage erstellen. So müssen die Einstellungen für den Bericht nicht jedes Mal erneut festgelegt werden. Eine bestehende Berichtsvorlage kann auch kopiert werden, um als Basis für eine neue Berichtsvorlage zu dienen.
  
   

   
  Berichtsvorlagen stehen nur in den Produktvarianten DRACOON Pro und DRACOON Premium zur Verfügung.
• Alle Möglichkeiten für Berichte stehen auch über das DRACOON-API zur Verfügung. Auf diese Weise kann z.B. ein Skript programmiert werden, das Berichte automatisiert mit vorgebenen Parametern (z.B. Filtern) erzeugt.

Neuen Bericht erstellen

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen und dann ganz unten auf Berichte.
2. Wenn Sie einen einmaligen Bericht erstellen möchten, klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Neuer einmaliger Bericht.
    

    
   Wenn Sie einen monatlichen Bericht erstellen möchten, klicken Sie zunächst oben auf das Register Monatliche Berichte und danach in der rechten Seitenleiste auf Neuer monatlicher Bericht.

   Wenn der Befehl Neuer einmaliger Bericht bzw. Neuer monatlicher Bericht nicht sichtbar ist, sind wahrscheinlich vorhandene Berichte markiert – deaktivieren Sie dann alle Kontrollkästchen vor den Berichten, damit kein Bericht mehr markiert ist.

3. Klicken Sie rechts auf die obere Schaltfläche Bericht erstellen (in der Zeile Ereignisprotokoll):
   • DRACOON bietet derzeit zwei Arten von Berichten: Ereignisprotokoll und Benutzeraktivität.
     Die einzigen Unterschiede zwischen beiden bestehen darin, dass im Bericht Benutzeraktivität ein bestimmter Benutzer ausgewählt werden muss und im Bericht Ereignisprotokoll nicht unbedingt (es ist jedoch ebenso möglich) und dass der Bericht Benutzeraktivität nicht auf bestimmte Ereignisse/Aktionen eingegrenzt werden kann. Da also der Bericht Ereignisprotokoll die meiste Flexibilität bietet, empfiehlt es sich, in der Regel diesen zu verwenden.
   • Wenn Sie bereits Berichtsvorlagen definiert haben, können Sie den neuen Bericht auch auf Basis einer Ihrer Berichtsvorlagen erstellen – dann müssen Sie diejenigen Einstellungen, die bereits in der Berichtsvorlage hinterlegt sind, für den neuen Bericht nicht manuell vornehmen. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Bericht erstellen rechts neben der gewünschten Berichtsvorlage (unten auf der Seite).
4. Ein Formular wird angezeigt, in dem Sie den Bericht mit folgenden Merkmalen anpassen und danach erstellen können:

5. Berichtsname (Pflichtfeld)

   Ersetzen Sie die Vorgabe "Ereignisprotokoll" (bzw. "Benutzeraktivität") durch eine aussagekräftige Bezeichnung, die den Zweck Ihres Berichts beschreibt. Der Berichtsname wird als Dateiname für die Berichtsdateien verwendet sowie in der Liste der erstellten Berichte und auf der Titelseite eines Berichts im PDF-Format angezeigt.

6. Berichtsformate (Pflichtfeld)

   Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für jedes gewünschte Format, in dem der Bericht erzeugt werden soll; es muss mindestens ein Format ausgewählt werden: Für jedes gewählte Format wird eine separate Datei des Berichts erzeugt.
   Das CSV-Format ergibt eine reine Textdatei mit Zeilen, deren Spalten durch Komma bzw. Semikolon getrennt sind. CSV-Dateien können von zahlreichen Programmen importiert werden, um die enthaltenen Daten dort weiterzuverarbeiten und zu analysieren.

7. Berichtsspeicherort (Pflichtfeld)

   Klicken Sie auf Berichtsspeicherort auswählen, um einen Datenraum als Speicherziel festzulegen, in dem die Berichtsdateien nach der Erzeugung automatisch abgelegt werden sollen:

   Sie können einen beliebigen Datenraum aus Ihrer DRACOON-Umgebung für den fertigen Bericht auswählen, also auch einen Datenraum, auf den Sie selbst keine Zugriffsrechte haben. Bitte bedenken Sie, dass alle Benutzer, die auf den ausgewählten Datenraum zugriffsberechtigt sind, die erzeugten Berichte werden einsehen können!

8. Monatlicher Ausführungstag des Berichts (Pflichtfeld für monatliche Berichte, nicht verfügbar für einmalige Berichte)

   Ein monatlicher Bericht wird standardmäßig an jedem 1. Tag eines Monats erzeugt und umfasst somit stets den vollständigen vergangenen Kalendermonat. Wenn Sie möchten, dass der Bericht an einem anderen Tag eines Monats erzeugt werden soll, geben Sie diesen im Feld Tag im Monat, an dem der Bericht automatisch erstellt wird ein.
   • Ein monatlicher Bericht umfasst immer den vergangenen Monat, ausgehend vom festgelegten Ausführungstag (z.B. 15. April bis einschl. 14. Mai, wenn als Ausführungstag der 15. eines Monats festgelegt wurde).
   • Wenn ein Monat weniger Tage hat als der festgelegte Tag, wird der Bericht in diesem Monat automatisch am letzten Tag des Monats erzeugt (z.B. am 28. Februar, wenn als Ausführungstag der 31. eines Monats festgelegt wurde).

9. Benutzer

   Standardmäßig enthält ein Bericht die Aktivitäten aller Benutzer Ihrer DRACOON-Umgebung. Wenn der Bericht nur die Aktivitäten eines bestimmten Benutzers umfassen soll, geben Sie den Namen des gewünschten Benutzers im Feld Benutzer ein, und klicken Sie auf den im Suchergebnis aufgelisteten Benutzer, um ihn für den Bericht zu übernehmen. Beispiel:

   Pro Bericht kann nur ein Benutzer ausgewählt werden.

10. Datenraum

    Standardmäßig enthält ein Bericht die Aktivitäten in allen Datenräumen Ihrer DRACOON-Umgebung. Wenn der Bericht nur die Aktivitäten in einem bestimmten Datenraum umfassen soll, klicken Sie auf Datenraum auswählen: Markieren Sie dann im angezeigten Dialogfeld den gewünschten Datenraum, und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen.

    Da aus allen Datenräumen in Ihrer Umgebung ausgewählt werden kann, werden möglicherweise sehr viele Datenräume aufgelistet. Sie können in diesem Fall den gewünschten Datenraum schnell ausfindig machen, indem Sie dessen Namen im Suchfeld oberhalb der Liste eingeben und dann auf den gewünschten Eintrag im Suchergebnis klicken. Beispiel:

    Pro Bericht kann nur ein Datenraum ausgewählt werden.

11. Berichtszeitraum (Pflichtfeld für einmalige Berichte, nicht verfügbar für monatliche Berichte)

    Der Berichtszeitraum für einmalige Berichte legt den Zeitrahmen, den der Bericht umfassen soll, fest – nur Ereignisse, die ab dem ausgewählten Start- und bis einschließlich ausgewähltem Enddatum in DRACOON aufgetreten sind, sind im Bericht enthalten.
    Standardmäßig sind die letzten 16 Tage als Berichtszeitraum voreingestellt. Klicken Sie auf das Kalendersymbol im Feld Startdatum bzw. Enddatum, wenn Sie einen anderen Zeitraum für den Bericht auswählen möchten:
    • Der Berichtszeitraum kann maximal so weit zurückreichen, wie die Vorhaltezeit für das Audit-Log in DRACOON eingestellt ist. Wenn Sie also z.B. als Berichtszeitraum die letzten 365 Tage auswählen, das Audit-Log aber nur 180 Tage vorgehalten werden soll, wird der Bericht letztlich nur die Ereignisse der letzten 180 Tage umfassen.
    • Für monatliche Berichte kann kein Berichtszeitraum angegeben werden – hier umfasst der Bericht stets den vergangenen Monat, ausgehend vom gewünschten Ausführungstag (z.B. 15. April bis einschl. 14. Mai, wenn als Ausführungstag der 15. eines Monats festgelegt wurde).

12. Aktionen

    Standardmäßig enthält ein Bericht alle Arten von Ereignissen und Benutzeraktionen. Auf Wunsch können Sie einen Bericht auf bis zu 5 verschiedene Arten von Ereignissen und Benutzeraktionen eingrenzen – z.B., wenn für einen bestimmten Bericht nur aufgetretene Löschaktionen von Belang sind. Klicken Sie in diesem Fall auf Aktionen auswählen: Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die Arten von Ereignissen und Aktionen auswählen können, die im Bericht enthalten sein sollen. Klicken Sie abschließend im Dialogfeld auf die Schaltfläche Auswählen.

    Beachten Sie, dass die Auswahlliste der Aktionen größer ist, als auf den ersten Blick ersichtlich ist – scrollen Sie die Liste ggf. nach unten, um alle verfügbaren Einträge zu sehen.

13. Wenn Sie alle gewünschten Einstellungen für den Bericht vorgenommen haben, klicken Sie rechts oben auf der Seite auf die Schaltfläche Bericht ausführen, um den Bericht von DRACOON erzeugen zu lassen.

    Wenn die Schaltfläche Bericht ausführen nicht aktiv ist, wurden noch nicht alle Pflichtangaben für den Bericht gemacht. Prüfen Sie oben im Formular, ob Sie mindestens ein Berichtsformat (Schritt 6 oben) und den Berichtsspeicherort (Schritt 7 oben) ausgewählt haben.

Fertigen einmaligen Bericht anzeigen

1. • Nachdem Sie einen einmaligen Bericht in DRACOON erstellt haben, wird dieser zur Liste Ihrer einmaligen Berichte hinzugefügt (unter Einstellungen > Berichte > Einmalige Berichte) und unmittelbar im Anschluss danach vom Berichtsdienst Ihrer DRACOON-Umgebung erzeugt.
   • Die Zeit bis zur Fertigstellung des Berichts kann von wenigen Sekunden bis zu mehreren Minuten betragen und hängt im Wesentlichen von der Größe Ihrer Umgebung ab (Anzahl der Benutzer und Dateien sowie der im Audit-Log vorhandenen Ereignisse/Aktionen).
   • Solange der einmalige Bericht erzeugt wird und noch nicht fertig gestellt ist, wird beim Bericht in der Spalte Status der Eintrag "In Bearbeitung" angezeigt:
2. Aktualisieren Sie in regelmäßigen Abständen die Ansicht im Browser (z.B. durch Drücken von F5), bis als Status des Berichts "Abgeschlossen" angezeigt wird.

   Die Ansicht des Berichtsstatus wird nicht automatisch aktualisiert, nachdem ein einmaliger Bericht fertig gestellt wurde. Ein geänderter Berichtsstatus wird nur sichtbar, wenn Sie die Ansicht im Browser aktualisieren. Wenn Sie die Seite nicht manuell aktualisieren, kann es also sein, dass als Berichtsstatus weiterhin "In Bearbeitung" angezeigt wird, obwohl der einmalige Bericht bereits längst fertig gestellt ist.

3. Nach Fertigstellung des einmaligen Berichtes (Status "Abgeschlossen") befinden sich die erzeugten Berichtsdateien im Datenraum, der bei der Berichtserstellung ausgewählt worden war. Um den betreffenden Datenraum zu öffnen und zu den Berichtsdateien zu gelangen, klicken Sie in der Berichtszeile rechts auf die Schaltfläche Speicherort anzeigen:

   Wenn für den Bericht ein Datenraum ausgewählt wurde, auf den Sie selbst keine Zugriffsrechte haben, wird dessen Inhalt nach Klick auf die Schaltfläche nicht angezeigt.

4. Der Datenraum wird angezeigt, in dem der Bericht abgelegt wurde. Wenn der Bericht im PDF-Format erzeugt wurde, kann dieser direkt in der DRACOON Web App geöffnet und angesehen werden. Berichtsdateien im CSV-Format können mit einem Programm auf Ihrem Computer (z.B. Excel oder Editor) geöffnet und angesehen werden.

Fertigen monatlichen Bericht anzeigen

 

 

1. • Nachdem Sie einen monatlichen Bericht in DRACOON erstellt haben, wird dieser zur Liste Ihrer monatlichen Berichte hinzugefügt (unter Einstellungen > Berichte > Monatliche Berichte) und erzeugt, sobald der Tag im Monat erreicht ist, der für den Bericht festgelegt wurde.
   • Solange der Bericht noch nicht erzeugt wurde, wird beim Bericht in der Spalte Letzte Ausführung der Eintrag "Keine Ausführung" angezeigt:
2. Nach Fertigstellung des monatlichen Berichtes wird in der Spalte Letzte Ausführung das Datum angezeigt, an dem der Bericht erzeugt wurde. Die erzeugten Berichtsdateien befinden sich im Datenraum, der bei der Berichtserstellung ausgewählt worden war. Um den betreffenden Datenraum zu öffnen und zu den Berichtsdateien zu gelangen, klicken Sie in der Berichtszeile rechts auf die Schaltfläche Speicherort anzeigen:

   Wenn für den Bericht ein Datenraum ausgewählt wurde, auf den Sie selbst keine Zugriffsrechte haben, wird dessen Inhalt nach Klick auf die Schaltfläche nicht angezeigt.

3. Der Datenraum wird angezeigt, in dem der Bericht abgelegt wurde. Wenn der Bericht im PDF-Format erzeugt wurde, kann dieser direkt in der DRACOON Web App geöffnet und angesehen werden. Berichtsdateien im CSV-Format können mit einem Programm auf Ihrem Computer (z.B. Excel oder Editor) geöffnet und angesehen werden.

Bericht weitergeben

In bestimmten Szenarien kann es notwendig sein, dass der Auditor einen erzeugten Bericht weitergeben und anderen zur Verfügung stellen muss – z.B. der Geschäftsleitung, der Rechtsabteilung oder einen Raum-Administrator, der ein Raum-Protokoll seines Datenraums vom Auditor angefordert hat. Zur Weitergabe stehen z.B. folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Festlegen eines Ziel-Datenraums bei der Erstellung des Berichts, auf den die gewünschten Personen bereits zugriffsberechtigt sind. In diesem Fall sind nach der Erzeugung des Berichts keine weiteren Aktionen zur Weitergabe mehr erforderlich – sobald der Bericht im Ziel-Datenraum erzeugt wurde, können alle auf den Raum berichtige Personen den Bericht einsehen.
• Hinzufügen der gewünschten Personen zum Datenraum, in dem der Bericht angelegt wurde (dabei bitte beachten, dass zu einem Raum hinzugefügte Personen stets auf alle Dateien im Raum zugreifen können)
• Freigeben der Berichtsdatei und anschließende Weitergabe des Freigabe-Links an die gewünschten Personen
• Kopieren oder Verschieben der Berichtsdatei aus dem Datenraum in einen anderen Datenraum, auf den auch die gewünschten Personen zugriffsberechtigt sind (evtl. muss ein solcher Datenraum zu diesem Zweck erst erstellt werden)

Datenschutz-Hinweis: Da Berichte sensible Nutzerinformationen enthalten können (z.B. Loginzeiten oder verwendete Dateinamen), beachten Sie bei der Weitergabe unbedingt etwaige Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisation, und stellen Sie sicher, dass ausschließlich berechtigte Personen auf die Berichte zugreifen können.

Liste der erstellten einmaligen Berichte

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen und danach ganz unten auf Berichte, um die Liste der erstellten einmaligen Berichte anzuzeigen.

• Die Liste der erstellten einmaligen Berichte zeigt alle einmaligen Berichte, die in den letzten 7 Tagen erstellt wurden.
• Für jeden Bericht wird der Berichtsname, Berichtstyp, Status sowie das Erstellungsdatum aufgelistet.
• Im Suchfeld oberhalb der Liste können Sie nach einem Bericht mit einem bestimmten Namen suchen. Mit den beiden Feldern daneben können Sie die Liste nach Berichtstyp bzw. Status filtern.
• Wenn Sie einen Bericht markieren, werden in der rechten Seitenleiste die Einstellungen angezeigt, die für den Bericht bei der Erstellung festgelegt wurden. So können Sie z.B. im Zweifel nachsehen, welche Filter (z.B. Benutzer, Zeitraum) für einen bestimmten Bericht definiert wurden.
  Beispiel für einen Bericht, der alle Anmeldeereignisse vom 01.01.–07.09.2021 enthält:
  
• Um einen Bericht aufzurufen, klicken Sie in der Zeile des Berichts rechts auf die Schaltfläche Speicherort anzeigen:
  
  Danach wird der Datenraum angezeigt, in dem die Berichtsdateien nach der Erzeugung abgelegt worden waren.

  Wenn für den Bericht ein Datenraum ausgewählt wurde, auf den Sie selbst keine Zugriffsrechte haben, wird dessen Inhalt nach Klick auf die Schaltfläche nicht angezeigt.

• Wenn Sie einen bzw. mehrere Berichte aus der Liste entfernen möchten (z.B. einen Testbericht, der nicht mehr erscheinen soll), markieren Sie diese(n), und klicken Sie dann in der rechten Seitenleiste auf Aus Liste entfernen.
  • Wenn Sie einen Bericht aus der Liste entfernen, wird nur der Eintrag entfernt, die dazugehörigen Berichtsdateien werden jedoch nicht gelöscht – der Bericht selbst ist also weiterhin im betreffenden Datenraum verfügbar.
  • Nach 7 Tagen werden Berichte automatisch aus der Liste entfernt (die Berichtsdateien selbst bleiben jedoch unberührt).

Liste der erstellten monatlichen Berichte

 

 

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen danach ganz unten auf Berichte und dann auf das Register Monatliche Berichte, um die Liste der erstellten monatlichen Berichte anzuzeigen.

• Die Liste der erstellten monatlichen Berichte zeigt alle aktiven monatlichen Berichte, die monatlich ausgeführt werden (oder vorübergehend pausiert sind).
• Für jeden Bericht wird der Berichtsname, Berichtstyp, Status sowie das letzte Ausführungsdatum aufgelistet.
• Im Suchfeld oberhalb der Liste können Sie nach einem Bericht mit einem bestimmten Namen suchen. Mit den beiden Feldern daneben können Sie die Liste nach Berichtstyp bzw. Status filtern.
• Wenn Sie einen Bericht markieren, werden in der rechten Seitenleiste die Einstellungen angezeigt, die für den Bericht bei der Erstellung festgelegt wurden. So können Sie z.B. im Zweifel nachsehen, welche Filter (z.B. Benutzer, Ereignistyp) für einen bestimmten Bericht definiert wurden.
• Um die Einstellungen eines monatlichen Berichts für die nächste Ausführung zu ändern, markieren Sie den Bericht in der Liste, und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Bearbeiten. Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen an den Berichtseinstellungen vor, und klicken Sie abschließend oben rechts auf Speichern, um die neuen Einstellungen für den Bericht zu hinterlegen. Ab der nächsten Ausführung des Berichts werden dann die neuen Einstellungen angewandt.
• Um einen bereits erzeugten monatlichen Bericht aufzurufen (in der Spalte Letzte Ausführung steht das Datum der letzten Ausführung), klicken Sie in der Zeile des Berichts rechts auf die Schaltfläche Speicherort anzeigen:
  
  Danach wird der Datenraum angezeigt, in dem die Berichtsdateien nach der Erzeugung abgelegt worden waren.

  Wenn für den Bericht ein Datenraum ausgewählt wurde, auf den Sie selbst keine Zugriffsrechte haben, wird dessen Inhalt nach Klick auf die Schaltfläche nicht angezeigt.

Monatlichen Bericht pausieren, reaktivieren oder beenden

 

 

Wenn Sie einen erstellten monatlichen Bericht vorübergehend nicht benötigen und dessen Ausführung aussetzen möchten, können Sie ihn pausieren. Er bleibt dann so lange inaktiv, bis Sie ihn reaktivieren.
Wenn Sie einen erstellten monatlichen Bericht dauerhaft nicht mehr benötigen und dieser zukünftig nicht mehr ausgeführt werden soll, können Sie diesen löschen.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen, danach ganz unten auf Berichte und dann auf das Register Monatliche Berichte, um die Liste der erstellten monatlichen Berichte anzuzeigen.

2. Wählen Sie Ihre gewünschte Aktion:

   Monatlichen Bericht pausieren

   Markieren Sie den monatlichen Bericht, den Sie aussetzen möchten, und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Ausführung pausieren.
   In der Spalte Status wird beim Bericht dann Pausiert angezeigt, und der Bericht wird so lange nicht mehr monatlich ausgeführt, bis Sie ihn reaktivieren.

   Pausierten monatlichen Bericht reaktivieren

   Markieren Sie den pausierten monatlichen Bericht, der zukünftig monatlich wieder ausgeführt werden soll, und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Ausführung starten.

   Monatlichen Bericht beenden

   Markieren Sie den monatlichen Bericht, den Sie nicht mehr benötigen und der dauerhaft nicht mehr ausgeführt werden soll, und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Löschen.

   Wenn Sie einen monatlichen Bericht beenden und somit aus der Liste löschen, wird nur der Eintrag entfernt und der Bericht zukünftig nicht mehr ausgeführt, die dazugehörigen erzeugten Berichtsdateien bisheriger Ausführungen des Berichts werden jedoch nicht gelöscht – die früheren erzeugten Berichte selbst sind also weiterhin im betreffenden Datenraum verfügbar.

Berichtsvorlage erstellen

 

 

Wenn ein Bericht mit bestimmten Kriterien regelmäßig benötigt wird, empfiehlt es sich, eine Berichtsvorlage mit diesen Kriterien zu definieren. Danach kann bei Bedarf bequem ein Bericht auf Basis dieser Berichtsvorlage erstellt werden, wodurch automatisch die in der Berichtsvorlage hinterlegten Kriterien für den neuen Bericht verwendet werden und die manuelle erneute Festlegung der Kriterien bei jeder Berichtserstellung entfällt.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen, danach ganz unten auf Berichte und dann auf das Register Berichtsvorlagen.
2. Klicken Sie auf neben Neue Berichtsvorlage auf die Schaltfläche Erstellen.
3. Wählen Sie unter Ausführung, ob Sie eine Berichtsvorlage für einen einmalig oder monatlich ausgeführten Bericht definieren möchten, und klicken Sie auf Weiter.
4. Wählen Sie unter Inhalt des Berichts, ob dieser Ereignisse in Ihrer DRACOON-Umgebung (vorausgewählt und empfohlen) oder alle Aktivitäten eines bestimmten Benutzers enthalten soll, und klicken Sie auf Weiter.

   DRACOON bietet derzeit zwei Arten von Berichten: Ereignisprotokoll und Benutzeraktivität.
   Die einzigen Unterschiede zwischen beiden bestehen darin, dass im Bericht Benutzeraktivität ein bestimmter Benutzer ausgewählt werden muss und im Bericht Ereignisprotokoll nicht unbedingt (es ist jedoch ebenso möglich) und dass der Bericht Benutzeraktivität nicht auf bestimmte Ereignisse/Aktionen eingegrenzt werden kann. Da also der Bericht Ereignisprotokoll die meiste Flexibilität bietet, empfiehlt es sich, in der Regel diesen zu verwenden und die Vorauswahl Ereignisse zu übernehmen.

5. Es wird ein Formular angezeigt, in dem Sie Ihre gewünschten Einstellungen für die Berichtsvorlage definieren können. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unterhalb des Formulars auf Berichtsvorlage speichern.
   • Es müssen nicht alle angezeigten Felder für die Berichtsvorlage ausgefüllt werden – diejenigen Einstellungen, die Sie in der Berichtsvorlage nicht hinterlegen, können dann jedes Mal festgelegt werden, wenn ein neuer Bericht auf Basis der Berichtsvorlage erstellt wird.
   • Eine Beschreibung der einzelnen Einstellungen finden Sie oben unter Neuen Bericht erstellen.

Neuen Bericht auf Basis einer Berichtsvorlage erstellen

 

 

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen, danach ganz unten auf Berichte und dann auf das Register Berichtsvorlagen.
2. Klicken Sie in der Zeile der Berichtsvorlage, die als Basis für Ihren neuen Bericht dienen soll, auf die Schaltfläche Bericht erstellen.
3. Ein Formular mit Einstellungen für den neuen Bericht wird angezeigt – das Formular ist mit den Einstellungen aus der Berichtsvorlage vorausgefüllt. Falls erforderlich, können Sie einzelne Einstellungen für den neuen Bericht abändern, sodass diese von den Einstellungen der Berichtsvorlage abweichen (die Berichtsvorlage selbst bleibt unverändert).
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Bericht ausführen.

   Wenn die Schaltfläche Bericht ausführen nicht aktiv ist, wurden noch nicht alle Pflichtangaben für den Bericht gemacht. Prüfen Sie oben im Formular, ob Sie einen Berichtsnamen angegeben und mindestens ein Berichtsformat sowie den Berichtsspeicherort ausgewählt haben.

Berichtsvorlage bearbeiten

 

 

Wenn erforderlich, können Sie die Einstellungen einer Berichtsvorlage jederzeit ändern. Berichte, die zukünftig auf Basis der Berichtsvorlage erstellt werden, verwenden dann die geänderten Einstellungen.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen, danach ganz unten auf Berichte und dann auf das Register Berichtsvorlagen.
2. Klicken Sie in der Zeile der Berichtsvorlage, deren Einstellungen Sie ändern möchten, auf die Schaltfläche ‍ und danach auf Bearbeiten.
3. Ändern Sie die Einstellungen der Berichtsvorlage nach Wunsch ab.
4. Klicken Sie unten auf der Seite auf Berichtsvorlage speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
   Falls die Schaltfläche nicht sichtbar ist, klicken Sie zuerst auf Standards festlegen.

Wenn Sie eine Berichtsvorlage bearbeiten, hat dies keine Auswirkungen auf bereits auf Basis der Berichtsvorlage erstellte Berichte – deren Einstellungen bleiben unverändert.

Berichtsvorlage kopieren

 

 

Wenn bereits eine Berichtsvorlage existiert, deren Einstellungen sich als Basis für eine weitere geplante Berichtsvorlage eignen (und für diese nur leicht abgeändert werden müssen), können Sie eine bestehende Berichtsvorlage kopieren.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen, danach ganz unten auf Berichte und dann auf das Register Berichtsvorlagen.
2. Klicken Sie in der Zeile der Berichtsvorlage, die Sie kopieren möchten, auf die Schaltfläche ‍ und danach auf Kopieren.
3. Geben Sie im Dialogfeld Berichtsvorlage kopieren eine neue Bezeichnung für die Kopie der Berichtsvorlage an, und klicken Sie auf Kopieren.
4. Bearbeiten Sie die neue, kopierte Berichtsvorlage, um deren Einstellungen anzupassen (siehe oben).

Berichtsvorlage löschen

 

 

Wenn Sie eine Berichtsvorlage nicht länger benötigen, können Sie diese löschen.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen, danach ganz unten auf Berichte und dann auf das Register Berichtsvorlagen.
2. Klicken Sie in der Zeile der Berichtsvorlage, die Sie löschen möchten, auf die Schaltfläche ‍ und danach auf Löschen.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage durch Klick auf Löschen.

Wenn Sie eine Berichtsvorlage löschen, hat dies keine Auswirkungen auf bereits auf Basis der Berichtsvorlage erstellte Berichte – diese bleiben unverändert erhalten.