Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die globalen Systemeinstellungen von DRACOON festlegen können, z.B. einen Standard-Ablaufzeitraum für hochgeladene Dateien oder den Kennwortversand per SMS.

Systemeinstellungen öffnen

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen und danach auf System.
   Sie müssen Konfigurationsmanger sein, um den Eintrag System sehen zu können.
2. Die bestehenden Systemeinstellungen werden angezeigt.

Systemeinstellung "Standardsprache des Systems"

Diese Einstellung betrifft nur E-Mail-Nachrichten, die von Ihrem DRACOON versendet werden. Die Einstellung legt fest, welche Sprache in der DRACOON Web App standardmäßig für versendete E-Mail-Nachrichten voreingestellt ist. Der Anwender kann jedoch im Einzelfall jederzeit eine abweichende Sprache auswählen, z.B. die Muttersprache des Adressaten beim Versenden eines Freigablinks per E-Mail aus der Web App heraus.
Wir empfehlen, als Standardsprache diejenige auszuwählen, die am meisten von Ihrem Team verwendet wird.

Systemeinstellung "Automatischer Ablauf"

Bestimmte Elemente in DRACOON, z.B. alle hochgeladenen Dateien, Freigaben und Dateianfragen, können mit einem Ablaufdatum versehen werden, nach dessen Verstreichen das Element aus DRACOON automatisch gelöscht wird. Sie können einen Standard-Ablaufzeitraum für sämtliche hochgeladenen Dateien, Freigaben und Dateianfragen als Systemeinstellung vorgeben – dieser ist dann standardmäßig für alle zukünftigen Elemente aktiv, kann jedoch von den Benutzern im Einzelfall abgeändert werden (außer Raum-Administratoren des jeweiligen Datenraums haben für diesen einen verbindlichen Standard-Ablaufzeitraum definiert).

Beispiel: Wenn Sie einen Standard-Ablaufzeitraum von 14 Tagen für Dateianfragen festlegen, ist ein Ablaufdatum im Dialogfeld beim Erstellen einer Dateianfrage voreingestellt, das 14 Tage in der Zukunft liegt. Der Anwender kann das voreingestellte Ablaufdatum jedoch ändern oder es auch entfernen (wodurch die Dateianfrage unbegrenzt bestehen bleibt, bis sie von einem Benutzer manuell gelöscht wird).

• Der Standard-Ablaufzeitraum aus den Systemeinstellungen ist keine bindende Richtlinie, sondern lediglich eine Voreinstellung. Benutzer können ein vorgegebenes Ablaufdatum jederzeit abändern oder auch entfernen. Raum-Admistratoren können jedoch einen Standard-Ablaufzeitraum für einzelne Datenräume festlegen, an den Benutzer gebunden sind.
• Die Änderung des Standard-Ablaufzeitraums in den Systemeinstellungen wirkt sich nur auf zukünftige Elemente aus. Bereits vorhandene Freigaben und Dateianfragen sowie bereits hochgeladene Dateien bleiben unberührt.

Wenn Sie einen Standard-Ablaufzeitraum für hochgeladene Dateien festlegen, bedenken Sie bitte, dass dies wirklich alle Dateien betrifft, die in DRACOON hochgeladen werden – also sowohl alle Dateien, die DRACOON-Benutzer selbst hochladen (z.B. über DRACOON für Windows/Mac) als auch Dateien, die anonyme Nutzer über Dateianfragen hochladen. Daher sollten Sie Ihre Benutzer darüber in Kenntnis setzen – andernfalls kann es passieren, dass Benutzer nicht bemerken, dass hochgeladene Dateien automatisch mit einem Ablaufdatum versehen werden und dann überrascht reagieren, wenn die Dateien nach Ablauf plötzlich nicht mehr vorhanden sind. Abgelaufene Dateien werden automatisch endgültig gelöscht und können nicht aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden! Im Zweifelsfall kann im Audit-Log nachvollzogen werden, ob eine Datei durch Ablauf automatisch gelöscht wurde.

Standard-Ablaufzeitraum vorgeben

1. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, je nachdem, ob Sie einen Standard-Ablaufzeitraum für Freigaben, Dateianfragen oder neu hochgeladene Dateien festlegen möchten:
2. Geben Sie im Textfeld daneben den gewünschten Wert in Tagen ein.

Systemeinstellung "Versand von Kurzmitteilungen" (SMS)

Freigaben und Dateianfragen können in DRACOON mit einem Kennwort geschützt werden – vor dem Herunter- bzw. Hochladen über eine kennwortgeschützte Freigabe bzw. Dateianfrage muss vom Nutzer erst das dazugehörige Kennwort eingegeben werden.
Aus Sicherheitsgründen sollten Kennwörter für Freigaben und Dateianfragen an den Empfänger nicht zusammen mit dem Freigabelink versendet werden – greift ein Dritter z.B. eine E-Mail, die sowohl Freigabelink als auch Freigabekennwort enthält, ab, kann er die Freigabe unberechtigterweise nutzen.
Daher bietet DRACOON die Möglichkeit, Kennwörter für Freigaben und Dateianfragen auf separatem Weg per SMS zu versenden. Das mobile Endgerät des Empfängers, auf dem die SMS empfangen wird, dient dabei als 2. Faktor, was die Sicherheit deutlich erhöht.

Der Versand von Kennwörtern über SMS ist direkt in die DRACOON-Apps (z.B. DRACOON Web App, DRACOON für Outlook, DRACOON für iOS, DRACOON für Android) integriert und ist in Ihrem DRACOON-Nutzungsvertrag enthalten.

Kennwortversand per SMS zulassen bzw. sperren

Sie können in den Systemeinstellungen festlegen, ob Benutzer Kennwörter für Freigaben und Dateianfragen per SMS versenden können dürfen. Wenn Sie den SMS-Versand zulassen möchten, aktivieren Sie den Schalter Kennwortversand per SMS aktivieren: