Klassifikation eines Datenraums und Standard-Klassifikation für dort neu hochgeladene Dateien festlegen

Jede Datei in DRACOON besitzt eine Klassifikation, z.B. Aufschluss über den Vertraulichkeitsgrad einer Datei geben kann und bestimmt, ob bei der Freigabe der Datei ein Kennwort festgelegt werden muss (sofern die entsprechende Richtlinie für Freigaben vom Konfigurationsmanager definiert wurde).
Standardmäßig erhalten Datenräume und Dateien in DRACOON die Klassifikation "Intern". Als Raum-Administrator können Sie eine andere Klassifikation für Ihren Datenraum festlegen, die dann auch die neue Standard-Klassifikation für zukünftig in den Datenraum hochgeladene Dateien wird. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, dass Dateien in einem Datenraum mit hochsensiblen Inhalten standardmäßig mit der Klassifikation "Streng vertraulich" versehen werden.

So legen Sie die Klassifikation für einen Datenraum und die Standard-Klassifikation für zukünftig hochgeladene Dateien im Datenraum fest:

1. Öffnen Sie den Datenraum, für den Sie die Klassifikation und die Standard-Klassifikation für dort neu hochgeladene Dateien festlegen möchten.
2. Klicken Sie rechts neben der Pfadnavigationsleiste auf die Schaltfläche ‍ und danach im Menü auf Einstellungen:
3. Klicken Sie auf das Auswahlfeld neben Standard-Klassifikation, und wählen Sie die Klassifikation aus, die alle Dateien, die in Zukunft in den Raum hochgeladenen werden, standardmäßig erhalten sollen:

• Die ausgewählte Klassifikation gilt auch für den Datenraum selbst und wird in Listen neben dem Datenraum als Farbsymbol angezeigt, z.B.:
  
• Die Standard-Klassifikation gilt nur für Dateien, die zukünftig in den Datenraum hochgeladen werden. Bereits im Raum vorhandene Dateien, die früher hochgeladen wurden, behalten ihre bisherige Klassifikation.
• Die Standard-Klassifikation wird nur beim Hochladen von Dateien in den Datenraum zugewiesen. Werden Dateien, die sich bereits in DRACOON befinden, in den Datenraum kopiert oder verschoben, behalten diese ihre bisherige Klassifikation.
• Die Standard-Klassifikation ist nicht bindend: Die Benutzer des Datenraums können die Klassifikation einer Datei nach dem Hochladen beliebig ändern (sofern Sie die Bearbeiten-Berechtigung im Datenraum haben).

Standard-Ablaufzeitraum für alle Dateien eines Datenraums festlegen oder Ablaufdatum von allen Dateien eines Datenraums entfernen

Wenn Sie als Raum-Administrator die Zeit begrenzen wollen, die Dateien in einem bestimmten Datenraum maximal existieren dürfen, können Sie einen Standard-Ablaufzeitraum für alle Dateien im Datenraum festlegen. Alle bereits vorhandenen und zukünftig in den Datenraum hochgeladenen Dateien erhalten dann stets automatisch ein verbindliches Ablaufdatum, das dem von Ihnen vorgegebenen Standard-Ablaufzeitraum entspricht und werden nach dessen Verstreichen automatisch unwiederbringlich aus DRACOON gelöscht.

Beispiel: Sie legen einen Standard-Ablaufzeitraum von 90 Tagen für Dateien im Datenraum fest; alle Dateien im Raum erhalten dann ein individuelles Ablaufdatum, das – ausgehend vom Erstellungsdatum einer jeden Datei – jeweils 90 Tage in der Zukunft liegt.

Bitte beachten Sie vor dem Festlegen eines Standard-Ablaufzeitraums für einen Datenraum:

So legen Sie einen verbindlichen Standard-Ablaufzeitraum für alle Dateien in einem Datenraum fest:

1. Öffnen Sie den Datenraum, für den Sie den Standard-Ablaufzeitraum für Dateien im Raum festlegen möchten.
2. Klicken Sie rechts neben der Pfadnavigationsleiste auf die Schaltfläche ‍ und danach im Menü auf Einstellungen:
3. Klicken Sie im Abschnitt Automatischer Dateiablauf auf die Schaltfläche Ändern.
4. Aktivieren Sie die Option Dateien laufen automatisch ab nach, und geben Sie im Feld rechts daneben die Anzahl der gewüschten Tage an, wie lange Dateien maximal im Raum existieren dürfen:
5. Der Standard-Ablaufzeitraum hat zur Folge, dass alle Dateien, die bereits länger als die Anzahl der festgelegten Tage im Raum existieren, automatisch unwiederbringlich gelöscht werden. Um auf diese schwerwiegende Tatsache hinzuweisen, zeigt DRACOON eine entsprechende Warnung an. Um zu signalisieren, dass Sie sich der Auswirkung bewusst sind, schieben Sie den Sicherheitsregler ganz nach rechts, und klicken Sie auf Bestätigen.
6. Alle Dateien im Datenraum werden automatisch mit einem Ablaufdatum versehen, das – ausgehend vom jeweiligen Erstellungsdatum einer Datei – die Anzahl der vorgegebenen Tage in der Zukunft liegt. Dateien, die älter sind als der vorgegebene Ablaufzeitraum, werden innerhalb der nächsten Minuten automatisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

• Sollten Dateien im Datenraum bereits an Ablaufdatum besitzen, wird dieses durch die neue Vorgabe überschrieben – selbst dann, wenn das bisherige Ablaufdatum der Datei weniger weit in der Zukunft lag als die neue Vorgabe.
• Wenn Sie oben unter Schritt 4 statt der Option Dateien laufen automatisch ab nach die Option Keinen Standard-Ablaufzeitraum für Dateien verwenden aktivieren, erhalten alle Dateien im Raum kein standardmäßiges Ablaufdatum; sollten Dateien im Raum bereits ein Ablaufdatum besitzen, wird dieses entfernt – alle Dateien im Raum bleiben dann also unbegrenzt gespeichert (außer ihnen wird später von einem Benutzer wieder ein individuelles Ablaufdatum zugewiesen).

Aufbewahrungsdauer für Elemente im Papierkorb eines Datenraums festlegen

Jeder Datenraum in DRACOON besitzt einen Papierkorb, in den Dateien und Ordner beim Löschen verschoben werden. Außerdem wird bei jeder Änderung an einer Datei die vorherige Version der Datei im Papierkorb gesichert. Dateien und Ordner lassen sich aus dem Papierkorb wiederherstellen, solange sie dort noch vorhanden sind.

Standardmäßig werden Papierkorb-Inhalte unbegrenzt aufbewahrt. Dies ermöglicht zwar eine Wiederherstellung weit zurückliegender Dateien, kann aber im Laufe der Zeit viel Speicherplatz im Datenraum belegen – dies ist besonders relevant, wenn der zur Verfügung stehende Speicherplatz für den Datenraum begrenzt wurde (die Inhalte des Papierkorbs zählen zum belegten Speicherplatz).

Um den durch Papierkorbinhalte belegten Speicherplatz freizugeben, gibt es drei Möglichkeiten:
1. Leeren des Papierkorbs
2. Gezieltes endgültiges Löschen nicht mehr benötigter Papierkorbinhalte
3. Festlegen einer Aufbewahrungsdauer, nach deren Verstreichen Papierkorbinhalte automatisch gelöscht werden.

So legen Sie die gewünschte Aufbewahrungsdauer für die Papierkorbinhalte eines Datenraums fest:

1. Öffnen Sie den Datenraum, dessen Aufbewahrungsdauer für Papierkorbinhalte Sie einstellen möchten.
2. Klicken Sie rechts neben der Pfadnavigationsleiste auf die Schaltfläche ‍ und danach im Menü auf Einstellungen:
3. Um die Aufbewahrungsdauer für die Papierkorbinhalte des Raums zu begrenzen, klicken Sie auf das runde Optionsfeld vor Tag(e), und ändern Sie danach ggf. die Vorgabe von 30 Tagen wunschgemäß ab. Möchten Sie hingegen, dass Papierkorbinhalte im Raum nicht nach einer gewissen Zeit automatisch gelöscht werden sollen, aktivieren Sie die Option Unbegrenzt.

   Dateien, die nach Verstreichen der Aufbewahrungsdauer automatisch aus dem Papierkorb gelöscht werden, lassen sich nicht wiederherstellen.

   Die Bereinigung des Papierkorbs erfolgt einmal stündlich. Es kann nach dem Ändern der Aufbewahrungsdauer also bis zu 60 Minuten dauern, bis diese aktiv wird.