Dieser Artikel erläutert, wie Sie einen neuen Datenraum in DRACOON anlegen. Sie können dabei bei Bedarf gleich eine Speicherplatzbeschränkung für den Raum festlegen (dies ist aber auch nachträglich möglich). Außerdem bestimmen Sie die Raum-Administratoren, die dann für die Benutzerverwaltung im Raum zuständig sind.

Anlegen eines neuen Datenraums auf der obersten Ebene in DRACOON

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Alle Dateien, um die oberste Ebene der Datenraumstruktur in DRACOON anzuzeigen.
2. Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Neuer Datenraum (der Befehl ist nur sichtbar, solange Sie kein Element in der Liste markiert haben – entfernen Sie ggf. die aktive Markierung durch Deaktivieren des Kontrollkästchens vor dem markierten Element, damit der Befehl wieder sichtbar wird.)
3. Das Dialogfeld Neuer Datenraum wird angezeigt. Geben Sie im Feld Datenraumname eine aussagekräftige Bezeichnung für den Datenraum ein.

   Auch wenn der Name bis zu 150 Zeichen umfassen kann, wählen Sie am besten eine möglichst prägnante Raumbezeichnung.

4. Wenn Sie den Speicherplatz des Datenraums begrenzen möchten (also ein Speicherkontingent, eine sog. Quota, für den Raum festlegen möchten), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Speicherplatz begrenzen. Geben Sie dann im Feld daneben die maximal erlaubte Größe für den Raum an.
   • Durch eine Speicherplatzbeschränkung können Sie verhindern, dass Benutzer des Datenraums unbegrenzt Dateien im Raum ablegen und somit das Gesamtspeicherkontingent Ihres DRACOON übermäßig belasten.
   • Bedenken Sie, dass auch gelöschte Dateien und frühere Dateiversionen im Papierkorb des Datenraums zum belegten Speicher im Raum zählen werden; bemessen Sie also den Speicherplatz für den Datenraum nicht zu knapp, um zu verhindern, dass Benutzer plötzlich keine Dateien mehr im Raum speichern können.
   • Die festgelegte Speicherplatzbeschränkung schließt auch alle zukünftig angelegten Unterräume des Datenraums mit ein. Wenn Sie also z.B. den Speicherplatz eines Raums auf 50 GB begrenzen, stehen für den Raum und alle seine Unterräume zusammen insgesamt 50 GB Speicher zur Verfügung.
5. Geben Sie im Feld Raum-Administratoren die Benutzer und Gruppen ein, die Raum-Administratoren in diesem Datenraum sein sollen.
   • Jeder Datenraum muss stets mindestens einen Raum-Administrator haben.
   • DRACOON schlägt Sie automatisch als Raum-Administrator für den neuen Raum vor.
   • Wenn Sie weitere Benutzer oder Gruppen als Raum-Administratoren für den Raum festlegen möchten, tippen Sie einen Teil des gesuchten Benutzer- bzw. Gruppennamens ein, und klicken Sie auf den gewünschten Eintrag im Suchergebnis.
   • Wenn Sie die Benutzerverwaltung im Raum an einen anderen Benutzer oder eine Gruppe abtreten möchten oder den Raum selbst nicht nutzen möchten, entfernen Sie sich aus dem Feld durch Klick auf das X neben Ihren Namen. Sie haben dann keine Zugriffsberechtigung auf den neuen Datenraum (können aber freilich bei Bedarf von einem Raum-Administrator des Raums jederzeit hinzugefügt werden).

   Vorsicht bei der Berechtigung anderer Benutzer/Gruppen als Raum-Administrator: Wenn Sie einen anderen Benutzer oder eine Gruppe als Raum-Administrator hinzufügen, können diese Benutzer und alle Mitglieder dieser Gruppe zukünftig weitere Raum-Administratoren im Raum ernennen und jederzeit bestehende Raum-Administratoren (also z.B. auch Sie als evtl. bisherigen Raum-Administrator) aus dem Raum entfernen! Wählen Sie also mit Bedacht aus, wer Raum-Administrator im Raum sein darf.

6. Klicken Sie auf Erstellen, um den Datenraum anzulegen.
7. Diejenigen Benutzer, die Sie als Raum-Administratoren festgelegt haben, werden umgehend per E-Mail benachrichtigt und auf den neuen Raum hingewiesen (außer sie haben diese Benachrichtigung deaktiviert).
   Alle Raum-Administratoren des neuen Raums können weitere Benutzer oder Gruppen zum Raum hinzufügen und diese bei Bedarf mit jeweils unterschiedlichen Berechtigungen für den Raum versehen. Sie können außerdem die clientseitige Verschlüsselung für den Raum aktivieren, solange er noch keine Dateien enthält.

Besonderheiten beim Anlegen von Unterräumen

In einem Datenraum können wiederum Datenräume, also Unterräume, angelegt werden. Auf diese Weise kann eine hierarchische Datenraumstruktur – vergleichbar mit einer Ordnerhierarchie auf Ihrer Festplatte – erstellt werden, wobei trotzdem für jeden Datenraum innerhalb der Hierarchie unterschiedliche Berechtigungen für Benutzer und Gruppen gelten können.

Das Vorgehen zum Anlegen eines neuen Unterraums entspricht grundsätzlich dem Anlegen von Datenräumen auf der obersten Ebene in DRACOON (Anleitung siehe oben), jedoch sind hierbei folgende Besonderheiten zu beachten:

• Ort zum Anlegen eines Unterraums
  Um einen Unterraum in einem Datenraum anzulegen, öffnen Sie zunächst den gewünschten Datenraum, und klicken Sie danach dort in der rechten Seitenleiste auf Neuer Datenraum.
  
  • Der Befehl Neuer Datenraum ist in einem Datenraum nur sichtbar, wenn Sie Raum-Administrator in diesem Raum sind.
  • In einem Ordner (!) im Raum können keine Datenräume angelegt werden. Sie müssen sich also auf der obersten Ebene eines Raums befinden, um dort einen Unterraum anlegen zu können.
• Übernahme von Berechtigungen vom übergeordneten Datenraum
  DRACOON bietet für Unterräume die Möglichkeit, automatisch sämtliche Berechtigungen von Benutzern und Gruppen des übergeordneten Datenraums zu übernehmen (quasi zu erben). Auf diese Weise müssen nicht für jeden Unterraum sämtliche Berechtigungen erneut vergeben werden, wenn diese für den Unterraum ebenso gelten sollen. Daher wird im Dialogfeld zum Anlegen eines Unterraums folgende Option angezeigt, die standardmäßig aktiviert ist:
  
  Wenn Sie jedoch wünschen, dass nicht alle Benutzer und Gruppen des übergeordneten Raums auch auf den Unterraum zugreifen können sollen, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Sie müssen dann einen oder mehrere Raum-Administratoren für den Unterraum festlegen (die sich von denen des übergeordneten Raums unterscheiden können).

  Auch wenn die Übernahme der Berechtigungen vom übergeordneten Raum aktiviert ist, können die Raum-Administratoren des Unterraums später zusätzliche Benutzer und Gruppen zum Unterraum hinzufügen.

• Keine Änderung der clientseitigen Verschlüsselung für Unterräume möglich
  Die clientseitige Verschlüsselung kann nur für Datenräume auf der obersten Ebene in DRACOON aktiviert werden. Ist sie dort aktiviert, ist sie automatisch auch in allen Unterräumen eines Raums aktiviert. Ist ein Raum auf oberster Ebene nicht verschlüsselt, sind alle Unterräume ebenfalls automatisch nicht verschlüsselt.

Automatisches Anlegen persönlicher Datenräume für OpenID Connect- und Active Directory-Benutzer

Wenn Sie einen OpenID Connect-Provider oder ein Active Directory an DRACOON angebunden haben, kann für jeden Benutzer, der sich darüber an DRACOON authentifiziert, automatisch ein persönlicher Datenraum mit seinem Namen angelegt werden.

In seinem persönlichen Datenraum kann der Benutzer z.B. eigene Dateien speichern; er ist dort alleiniger Raum-Administrator, und standardmäßig kann kein anderer Benutzer (auch kein System-Administrator) auf den Raum zugreifen (der Benutzer kann aber später andere Benutzer in seinen Raum einladen und dort hinzufügen).

Die persönlichen Datenräume sind standardmäßig in DRACOON deaktiviert. Wenn Sie diese aktivieren und die Einstellungen hierfür festlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen und dann auf System.
2. Klicken Sie auf das Register Einstellungen.
3. Aktivieren Sie den Schalter Persönliche Datenräume systemweit bereitstellen.
4. Alle persönlichen Datenräume der einzelnen Benutzer werden nach Vor- und Nachname der jeweiligen Benutzer benannt und automatisch unterhalb eines bestimmten Datenraums angelegt, den Sie selbst festlegen. Legen Sie also bei Bedarf hierfür erst einen Raum auf oberster Ebene an, den Sie z.B. als "Home" bezeichnen. Geben Sie danach den Namen dieses Raums im Feld Bezeichnung des übergeordneten Datenraums an, z.B.:
5. Standardmäßig ist der Speicherplatz für persönliche Datenräume nicht begrenzt, Benutzer können darin also so viele Dateien speichern, wie sie möchten. Wenn Sie, um dies einzuschränken, eine einheitliche Maximalgröße (Quota) für jeden persönlichen Datenraum festlegen möchten, geben Sie diese im Feld Speicherplatz je persönlichem Datenraum an (klicken Sie auf den Stift neben dem Feld).

   Wenn Sie den Speicherplatz erst nachträglich begrenzen (nachdem persönliche Datenräume bereits aktiviert waren), hat dies keine Auswirkungen auf bereits bestehende Dateien in den persönlichen Datenräumen, die den Speicherplatz überschreiten.
   Beispiel: Sie hatten persönliche Datenräume vor 3 Monaten für Ihre Benutzer aktiviert. Nun entschließen Sie sich, den Speicherplatz für persönliche Datenräume auf jeweils 1 GB zu begrenzen. Sollte ein Benutzer in den letzten 3 Monaten schon mehr als 1 GB in seinem Datenraum abgelegt haben, bleiben diese Dateien weiterhin im Datenraum erhalten, obwohl die vorhandene Datenmenge das neu festgelegte Maximum von 1 GB überschreitet. Freilich kann der Benutzer keine neuen Dateien mehr im Datenraum speichern, bis er durch Löschen nicht mehr benötigter Dateien (und evtl. Leeren des Papierkorbs im Datenraum) soviel Speicherplatz freigibt, bis wieder freier Speicher im Raum zur Verfügung steht.

• Wenn Sie persönliche Datenräume in DRACOON aktivieren, können Sie diese nachträglich nicht mehr deaktivieren.
• Nur Benutzer, die sich über einen an DRACOON angebundenen OpenID Connect-Provider oder ein angebundenes Active Directory authentifizieren, erhalten einen persönlichen Datenraum. Werden zusätzliche Benutzer angelegt, die sich als lokale Benutzer direkt an DRACOON authentifizieren (mit DRACOON-eigenen Benutzernamen, z.B. externe Benutzer), erhalten diese keinen persönlichen Datenraum.
• Wird ein OpenID Connect- oder Active Directory-Benutzer aus DRACOON gelöscht, wird auch sein persönlicher Datenraum automatisch unwiderruflich gelöscht.
• Nach dem Umstellen der Authentifizierungsmethode (z.B. von Active Directory auf OpenID Connect) bei einem Benutzer erhält dieser keinen neuen persönlichen Datenraum, wenn bereits einer existiert – der bisherige persönliche Datenraum des Benutzers wird weiterverwendet.