Einstellungsmöglichkeiten für Freigaben

Legt fest, dass die Freigabe zeitlich begrenzt ist. Das Datum bestimmt den letzten Tag, an dem die Freigabe noch genutzt werden kann. Danach wird die Freigabe gelöscht (das freigegebene Element selbst bleibt in DRACOON natürlich erhalten).
Wenn Sie kein Ablaufdatum festlegen, bleibt die Freigabe solange aktiv, bis Sie diese aus den Freigaben (linke Seitenleiste) manuell löschen.

Ihr Konfigurationsmanager hat möglicherweise einen Standard-Ablaufzeitraum für Freigaben definiert. Beim Erstellen einer Freigabe wird in diesem Fall automatisch ein entsprechendes Ablaufdatum eingestellt (z.B. auf 30 Tage nach der Erstellung). Sie können dieses automatisch vergebene Ablaufdatum für eine neue Freigabe im Bedarfsfall ändern oder auch entfernen.

Standardmäßig kann eine Freigabe jeder nutzen, der den Link dazu kennt. Wenn Sie eine Freigabe auf einen bestimmten Nutzerkreis einschränken möchten, können Sie diese durch ein Kennwort schützen. Die Nutzer der Freigabe müssen dann erst das Kennwort eingeben, ehe sie das freigegebene Element herunterladen oder in einer Vorschau einsehen (bei PDF-Dateien, Bildern und Videos) können.

Um den Kennwortschutz zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort, und geben Sie im Feld daneben ein beliebiges Kennwort ein, das die Kennwortrichtlinien erfüllt. Alternativ können Sie auf die Schaltfläche klicken, um automatisch ein zufälliges sicheres Kennwort erstellen zu lassen, das Sie anschließend mit der Schaltfläche (rechts daneben) zur Weitergabe in die Zwischenablage kopieren können.

Besonderheit bei verschlüsselten Datenräumen: Freigaben von Dateien aus verschlüsselten Datenräumen erfordern immer ein Kennwort.

Kennwortzwang abhängig von der Klassifikation (Richtlinie): Möglicherweise hat der Konfigurationsmanager die Richtlinie definiert, dass Freigaben stets kennwortgeschützt sein müssen, wenn das freigegebene Element eine bestimmte Mindestklassifikation (z.B. vertraulich) hat. In diesem Fall ist die Kennwortoption automatisch aktiviert, und ein Kennwort muss für die Freigabe festgelegt werden.

Zusatzeinstellung: Kennwort per SMS versenden

Das Kennwort für Freigaben sollte aus Sicherheitsgründen nicht zusammen mit dem Freigabelink weitergegeben werden, sondern auf separatem Weg. DRACOON bietet daher die Möglichkeit, das Kennwort per SMS zu versenden. Wenn Sie dies wünschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort per SMS versenden, und geben Sie danach im Feld Mobilfunknummer die gewünschten Rufnummern an, an die DRACOON eine SMS mit dem Kennwort senden soll. Wenn Sie die SMS an mehrere Rufnummern senden möchten, geben Sie diese hintereinander und durch ein Semikolon (;) getrennt ein.

SMS-Versand nicht verfügbar? Wenn das Kontrollkästchen Kennwort per SMS versenden nicht vorhanden ist, dann ist der SMS-Kennwortversand für Ihre DRACOON-Umgebung nicht freigeschaltet. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Konfigurationsmanager, damit er den SMS-Kennwortversand in den Einstellungen aktiviert.

Kennwortweitergabe ohne SMS: Wenn Sie das Kennwort nicht per SMS versenden, denken Sie bitte daran, es den angedachten Nutzern der Freigabe manuell mitzuteilen, da diese sonst die Freigabe nicht verwenden können. Versenden Sie das Kennwort aus Sicherheitsgründen am besten nicht zusammen mit dem Freigabe-Link, sondern auf separatem Weg, z.B. per Chat, wenn Sie den Link per E‑Mail versenden.

Bezeichnung der Freigabe. Standardmäßig ist dies der Name des freigegebenen Elements (Datei, Ordner bzw. Datenraum). Sie können jedoch auch eine andere Bezeichnung vergeben.

Der Name wird in der Übersicht aller Freigaben (Klick auf Freigaben in der linken Seitenleiste) sowie auf der öffentlichen Webseite der Freigabe angezeigt.

Für jede Freigabe muss ein Name vergeben werden – entweder der vorgegebene oder ein geänderter.

Legt fest, dass der Name des DRACOON-Benutzers, der die Freigabe erstellt hat, auf der Freigaben-Webseite öffentlich angezeigt wird.

Auf diese Weise kann z.B. der Ansprechpartner für die Freigabe kommuniziert werden.

Legt fest, dass die Datei über diese Freigabe nur begrenzt oft heruntergeladen werden kann. Die Zahl der erlaubten Downloads können Sie im Feld Max. Anzahl eingeben, das nach Aktivieren der Einstellung sichtbar wird.

Die Begrenzung bezieht sich auf die gemeinsamen Downloads aller Nutzer der Freigabe. Ist die Grenze erreicht, ist für niemanden mehr ein weiterer Download möglich – außer Sie erhöhen oder entfernen diese nachträglich wieder.

Mehrfache Downloads des freigegebenen Elements durch einen bestimmten Benutzer, die innerhalb einer Sitzung (also während eines bestimmten Logins) von diesem Benutzer getätigt werden, zählen nur als einfacher Download. So kann ein einzelner Benutzer einen fehlgeschlagenen Download im Bedarfsfall unmittelbar danach wiederholen, ohne dass sich dies auf die Downloadbegrenzung auswirkt. Loggt sich der Benutzer hingegen erneut ein, um den Download der Freigabe auszuführen, zählt dies als zusätzlicher Download.

Wenn Sie die Anzahl der Downloads begrenzen und ein einzelnes Bild, Video oder eine PDF-Datei freigeben, ist für das Bild, Video bzw. die PDF-Datei auf der Freigabeseite keine Vorschau möglich, sondern nur der Download.

Gibt Ihnen die Möglichkeit, einen internen Vermerk zur Freigabe zu hinterlegen. Hier können Sie z.B. den Zweck oder angedachten Nutzerkreis der Freigabe dokumentieren.

Die interne Notiz wird in der Übersicht der erstellten Freigaben für jede Freigabe in der rechten Seitenleiste angezeigt und kann von allen DRACOON-Benutzern eingesehen werden, die Freigaben im Datenraum nutzen dürfen.

Beispiel:

Legt fest, dass auf der öffentlichen Webseite für die Freigabe eine zusätzliche Anmerkung zur Freigabe angezeigt wird. Den Text der Anmerkung können Sie im Feld unterhalb der Einstellung nach Aktivierung der Einstellung eingeben.

Über die Anmerkung können Sie den Nutzern zusätzliche Informationen zur Freigabe mitteilen, z.B. zu Zweck und Inhalt.

Wenn Sie internationale Nutzer der Freigabe erwarten, kann es sinnvoll sein, die Anmerkung zusätzlich auch in Englisch unter die Anmerkung in Deutsch anzufügen.