Erstellen eines Workflows (Zap) in Zapier

Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie einen neuen Workflow – einen sogenannten Zap – in Zapier anlegen und dabei DRACOON integrieren. Als Beispiel wird ein Zap erstellt, der eine Mail versendet, sobald eine neue Datei in einen bestimmten Datenraum in DRACOON hochgeladen wurde.

So erstellen Sie einen neuen Workflow mit DRACOON in Zapier:

Loggen Sie sich in Zapier mit Ihrem Zapier-Konto ein. Wenn Sie noch kein Zapier-Konto haben, erstellen Sie ein kostenloses Konto.
Klicken Sie links oben auf die schwarze Plus-Schaltfläche ("Make a new Zap").

Schritt 1: Auslöser definieren

Als erstes müssen Sie unter When this happens festlegen, auf welche App und welchen Auslöser (Trigger) dieser App reagiert werden soll. In unserem Beispiel möchten wir über neue Dateien (Trigger) in DRACOON (App) informiert werden. Geben Sie daher DRACOON in das Suchfeld ein, und wählen Sie die DRACOON-App aus:
Zapier listet nun alle Trigger auf, die DRACOON für Zapier anbietet. Wählen Sie den Trigger New File, da wir in unserem Beispiel ja auf neue Dateien in DRACOON reagieren möchten, und klicken Sie danach auf CONTINUE:

Schritt 2: DRACOON-Konto auswählen

Als nächstes verknüpfen Sie Zapier mit dem gewünschten DRACOON-Benutzerkonto (DRACOON für Zapier kann aus Sicherheitsgründen natürlich nur auf diejenigen Datenräume zugreifen, auf die das verknüpfte DRACOON-Benutzerkonto zugriffsberechtigt ist). Klicken Sie dazu auf die blaue Schaltlfäche Sign in to DRACOON:
Geben Sie die Internetadresse Ihrer DRACOON-Umgebung an, und klicken Sie auf Yes, Continue.
Geben Sie die Logindaten des gewünschten DRACOON-Benutzerkontos ein, die der Zap in Zukunft verwenden soll. Die Zugangsdaten werden sicher in Zapier gespeichert und müssen nicht jedes Mal erneut eingegeben werden.
Wenn der Login erfolgreich war, zeigt Zapier das verknüpfte DRACOON-Benutzerkonto an. Klicken Sie auf Continue:

Schritt 3: Details zum Auslöser angeben

Geben Sie nun weitere Details zum Auslöser an, sofern erforderlich. Bei unserem Beispiel – dem Auslöser New File – müssen wir den Raum oder Ordner in DRACOON festlegen, der auf neu hochgeladene Dateien überwacht werden soll. Klicken Sie auf Choose value, um den gewünschten Raum bzw. Ordner auszuwählen: Klicken Sie danach auf CONTINUE.
Um abschließend zu testen, ob der Auslöser erfolgreich konfiguriert wurde, klicken Sie auf TEST & CONTINUE. Möchten Sie den Test überspringen, klicken Sie auf SKIP TEST:

Schritt 4: Aktion, die auf den Auslöser reagiert, festlegen

Nun wird unter Do this die Aktion festgelegt, die ausgeführt werden soll, wenn der Auslöser aktiv wird. Als erstes wird die gewünschte App festgelegt, die auf den Auslöser reagieren soll, und danach die gewünschte Aktion in der App.
In unserem Beispiel wählen wir die App Email by Zapier, die von Zapier selbst bereitgestellt wird, da wir eine E-Mail versenden möchten. Geben Sie also im Feld Choose App den Wert Email by Zapier ein.
Als nächstes wird die Aktion in der gewählten App festgelegt, die ausgeführt werden soll. Die im Beispiel gewählte App Email by Zapier bietet nur eine Aktion an (Send Outbound Email), daher ist diese bereits voreingestellt. Klicken Sie auf CONTINUE, um fortzufahren.
Abschließend müssen – je nach Aktion – ggf. noch Details zur Aktion angegeben werden. In unserem Beispiel müssen Sie einen Empfänger, Betreff und Text für die E-Mail angeben, die Zapier versenden soll.
Klicken Sie danach auf CONTINUE.
Um abschließend zu testen, ob die Aktion erfolgreich konfiguriert wurde, klicken Sie auf TEST & CONTINUE. Möchten Sie den Test überspringen, klicken Sie auf SKIP TEST.

Fertig! Bei Bedarf: Hinzufügen weiterer Aktionen und Aktivieren des Zaps

Gratulation – der Zap wurde erfolgreich erstellt! In unserem Beispiel versendet Zapier eine E-Mail, sobald von irgendeinem Benutzer eine neue Datei in den gewählten Datenraum hochgeladen wird.
Sie können bei Bedarf weitere Aktionen definieren, die zusätzlich noch durchgeführt werden sollen, z.B. in anderen Apps. Klicken Sie dazu einfach auf die blaue Plus-Schaltfläche unterhalb einer Aktion (nicht verfügbar bei einem kostenlosen Zapier-Konto):
Sie können den Zap sofort aktivieren, indem Sie den Schieberegler unten auf der Seite auf ON stellen, oder lassen Sie den Zap erst noch deaktiviert (OFF), und aktivieren Sie ihn später bei Bedarf in der Übersichtsliste aller Ihrer Zaps.