Dieser Artikel beschreibt, wie eine PDF-Datei in DRACOON digital unterzeichnet und mit Ihrer eigenen digitalen Unterschrift und der beliebiger weiterer Personen (z.B. von Vertragspartnern) versehen werden kann. Auf diese Weise kann ein PDF-Dokument von Ihnen und weiteren Parteien papierlos und rechtssicher unterschrieben werden. Nachdem sämtliche Unterschriften geleistet wurden, wird das unterzeichnete Dokument automatisch als neue Datei in DRACOON hinterlegt.
Zum Signieren der PDF-Dateien greift DRACOON auf den deutschen Anbieter FP Sign zurück, der ISO 27001-zertifiziert ist und höchste Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Wie läuft ein Signiervorgang mit DRACOON und FP Sign ab?

Anleitung: PDF-Datei digital unterzeichnen

Schritt 1: Wählen Sie die zu unterzeichnende PDF-Datei aus

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei, die von Ihnen und mindestens einem weiteren Empfänger digital unterzeichnet werden soll, und danach im Kontextmenü auf Signieren.
   • Es können nur PDF-Dateien mit DRACOON signiert werden. Wenn Ihre zu signierende Datei in einem anderen Format (z.B. als Word-Dokument) vorliegt, wandeln Sie diese in eine PDF-Datei um (z.B., indem Sie unter Windows das Dokument mit dem Drucker "Microsoft Print to PDF" drucken).
   • PDF-Dateien, die sich in verschlüsselten Datenräumen befinden, können nicht mit DRACOON signiert werden.
2. Ein Hinweis wird angezeigt, der Sie darüber informiert, dass die PDF-Datei mithilfe des Dienstleisters FP Sign signiert und versendet werden wird.

   Wenn Sie den Hinweis zur Kenntnis genommen haben, können Sie das Kontrollkästchen Hinweis nicht mehr anzeigen aktivieren, damit dieser zukünftig nicht mehr bei jedem Signiervorgang angezeigt wird.

   Klicken Sie auf OK.

Schritt 2: Legen Sie die Empfänger (zu unterzeichnende andere Personen) und deren Reihenfolge fest

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Empfänger hinzufügen.
2. Geben Sie im Dialogfeld folgende Daten des Empfängers an: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname.
   Im Feld Private Nachricht können Sie einen zusätzlichen Hinweis angeben, der dem Empfänger in der Aufforderungs-E-Mail zur digitalen Unterschriftsleistung angezeigt wird.
   • Geben Sie nur andere Personen und nicht sich selbst als Empfänger an, denn Ihre eigene Unterschrift wird im PDF-Dokument stets automatisch hinzugefügt.
   • Das Feld Mobilfunknummer wird derzeit nicht verwendet und kann daher ignoriert werden.
   • Das Feld Empfänger erhält dient nur zu Ihrer Information, dass der Empfänger eine Signaturanfrage (Aufforderung zur digitalen Unterschriftsleistung) per E-Mail erhalten wird und kann nicht geändert werden.
   Klicken Sie abschließend im Dialogfeld auf die Schaltfläche Empfänger hinzufügen.
3. Wenn noch mehr Personen das Dokument unterzeichnen sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiteren Empfänger hinzufügen, und geben Sie auch für diesen Empfänger die erforderlichen Daten an. Wiederholen Sie ggf. diesen Schritt, bis Sie alle gewünschten Personen hinzugefügt haben.

   Reihenfolge für Unterschriftenleistung nachträglich ändern: Wenn Sie mehrere Empfänger hinzugefügt haben und die Reihenfolge, in der diese die Unterschriften zu leisten haben, ändern möchten, klicken Sie beim betreffenden Empfänger links im Kasten auf den Anfasser, und ziehen Sie den Kasten nach oben bzw. unten an die gewünschte Position.

4. Wenn Sie sämtliche Personen, die digital unterzeichnen sollen, hinzugefügt haben und die Reihenfolge der Personen Ihrem Wunsch entspricht, klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3: Platzieren Sie die Unterschriftenfelder für die Empfänger in der PDF-Datei

1. Wenn das PDF-Dokument aus mehreren Seiten besteht, blättern Sie durch Klick auf die Pfeile oberhalb der PDF-Vorschau zur gewünschten Seite, auf der die Unterschriften eingefügt werden sollen (z.B. zur letzten Seite eines Vertragsdokuments).
2. Klicken Sie unter Empfänger im Kasten des gewünschten Empfängers auf Signatur.
3. Ein Unterschriftenfeld für den Empfänger wird auf der dargestellten Seite im PDF-Dokument oben links eingefügt. Ziehen Sie das Feld auf die gewünschte Stelle auf der Seite, an der sich die Unterschrift befinden soll, und klicken Sie abschließend auf das Häkchen links oben im Unterschriftenfeld, um die gewählte Position zu übernehmen.
4. Wiederholen Sie die Schritte 8–9 für alle weiteren Empfänger, die Sie angegeben hatten.

Schritt 4: Platzieren Sie Ihre eigene Unterschrift und ggf. ein eigenes Namenskürzel in der PDF-Datei

1. Wenn Sie Ihre eigene Unterschrift als Grafikdatei (im PNG- oder JPEG-Format) vorliegen haben, klicken Sie auf Hochladen, und wählen Sie die Datei mit Ihrer Unterschrift von Ihrem Gerät aus.
   Andernfalls klicken Sie auf Vorlage verwenden, um aus vorgefertigten Varianten Ihres Namens in verschiedenen Handschriftstilen auszuwählen:
2. Ihr Unterschriftenfeld wird nun auf der dargestellten Seite im PDF-Dokument oben links automatisch eingefügt (Sie müssen dazu nicht extra auf Signieren klicken wie bei den Unterschriftenfeldern der Empfänger). Ziehen Sie das Feld auf die gewünschte Stelle auf der Seite, an der sich Ihre Unterschrift befinden soll, und klicken Sie abschließend auf das Häkchen links oben im Unterschriftenfeld, um die gewählte Position zu übernehmen.
3. Optional: Wenn im PDF-Dokument auf jeder Seite an einer bestimmten Stelle Ihr Namenskürzel dargestellt werden soll, klicken Sie unter Namenskürzel (optional) auf die Schaltfläche Hochladen, wählen Sie die Grafikdatei mit Ihrem Namenskürzel von Ihrem Gerät aus, bewegen Sie die Grafik an die gewünschte Stelle auf der Seite, und klicken Sie abschließend auf das Häkchen links oben in der Grafik, um die Position zu übernehmen.

   Sie können für das Namenskürzel eine beliebige Grafikdatei auswählen – auch eine solche, die etwas anderes als Ihr Namenskürzel darstellt.

Schritt 5: Starten Sie den Versand der Signaturanfragen an die Empfänger

1. Um die Vorbereitungen für die Signierung abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Dadurch veranlassen Sie den Versand der Signaturanfragen per E-Mail durch FP Sign an die Empfänger.

   Wenn die Schaltfläche Senden nicht aktiv ist, haben Sie noch nicht alle benötigten Unterschriftenfelder (die aller Empfänger sowie Ihr eigenes) im PDF-Dokument eingefügt.

Schritt 6: Signierung (digitale Unterzeichnung) der PDF-Datei durch die Empfänger

1. Der erste der von Ihnen festgelegten Empfänger erhält automatisch eine E-Mail von FP-Sign mit seinen Zugangsdaten zu FP-Sign (ein Konto für FP-Sign wurde automatisch von DRACOON für den Empfänger angelegt). Der Empfänger aktiviert sein FP Sign-Konto mit dem in der E-Mail angegebenen Link.

   Dieser Schritt entfällt, wenn für die E-Mail-Adresse des Empfängers bei FP Sign bereits ein Konto existiert.

2. Der Empfänger erhält gleichzeitig vom FP Sign eine separate E-Mail mit der Bitte, Ihr PDF-Dokument digital zu unterzeichnen. In dieser E-Mail wird auch die private Nachricht angezeigt, die Sie beim Hinzufügen des Empfängers in DRACOON angegeben hatten (oben bei Schritt 4).
3. Nachdem der erste Empfänger die Datei mit FP Sign unterzeichnet hat, werden Schritt 15–16 automatisch für alle weiteren Empfänger in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge der Empfänger wiederholt.

   Empfänger erhalten erst dann Signierungsaufforderungen per E-Mail, wenn die vorherigen Empfänger (in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge) Ihre digitalen Unterschriften geleistet haben. Auf diese Weise kann z.B. sichergestellt werden, dass ein Dritter ein Dokument erst dann unterzeichnet, nachdem es vom Vertragspartner unterzeichnet wurde.

Schritt 7: Automatische Bereitstellung der signierten PDF-Datei in DRACOON und Benachrichtigung per E-Mail

1. Nachdem alle Empfänger die PDF-Datei digital unterzeichnet haben, wird diese abschließend automatisch von FP Sign im DRACOON-Datenraum, in dem sich die ursprüngliche PDF-Datei befindet, als zusätzliche Datei bereitgestellt. Die neue Datei enthält die ursprüngliche PDF-Datei, die jedoch mit den entsprechenden Unterschriftenfeldern sowie ggf. der Namenskürzelgrafik versehen wurde. Die neue Datei erhält den ursprünglichen Dateinamen, ergänzt um .signed.
   Beispiel für eine ursprüngliche, zu signierende Datei: Vereinbarung.pdf
   Beispiel für die fertig signierte Datei: Vereinbarung.signed.pdf

   Geben Sie oben im Suchfeld signed.pdf ein, um signierte Dateien schnell aufzufinden.

   Gleichzeitig erhalten Sie von FP Sign eine Benachrichtigung per E-Mail mit dem Betreff "Signaturanfrage abgeschlossen". In dieser E-Mail ist auch ein Protokoll aller Zeichnungsvorgänge (beteiligte Personen, Zeitpunkt) enthalten.