Leistungsbeschreibung für DRACOON für DATEV

Die DATEV-DRACOON-Schnittstelle von BuRKom Solutions synchronisiert Dateien zwischen DRACOON-Produkten und dem DATEV-Modul „DMS“. Wenn die DRACOON- und DATEV-Umgebungen korrekt eingerichtet und die Schnittstelle richtig konfiguriert wurden, synchronisiert die Schnittstelle die Dateien in 3 Schritten:

1 Dateien aus DATEV DMS zu DRACOON übertragen

Es werden alle Dokumente aus dem DATEV DMS ausgelesen, die mit einem vorher konfigurierten Exportstatus markiert sind. Für jede gefundene Datei wird der zugehörige Mandant ausgelesen.

Jeder Mandant erhält in DRACOON einen eigenen Datenraum, der von der Schnittstelle angelegt wird, falls er noch nicht existiert. Die Ordnerstruktur innerhalb der Mandantenräume ist abhängig von den verfügbaren Metadaten des Dokuments.

Für den Bearbeiter des Dokuments wird ein Benutzer in DRACOON angelegt, und der Benutzer erhält Rechte auf alle Datenräume die nötig sind, um zu den Dateien zu gelangen, die aus dem entsprechenden Dokument angelegt wurden.

Nachdem die Dateien aus dem Dokument in DRACOON abgelegt wurden, wird der Status des Dokuments in DATEV geändert.

2 Nach Vorgabe des DATEV DMS Dateien aus DRACOON löschen

Die Schnittstelle liest alle Dokumente aus, die einen vorher definierten Löschstatus haben. Anhand der ausgelesenen Dokumentennummern werden in den Mandantenräumen in DRACOON Dateien gesucht und diese anschließend gelöscht.

3 Dateien aus DRACOON zu DATEV DMS übertragen

Im letzten Schritt werden alle Mandantenräume in DRACOON nach Dateien durchsucht, deren letzter Bearbeiter nicht der Benutzer der Schnittstelle ist.

Wenn eine Dokumentennummer aus dem Dateinamen ausgelesen und die Datei eindeutig einer Datei aus dem Dokument zugeordnet werden kann, wird die Datei in DATEV überschrieben (revisioniert), wenn die neue Datei aktueller ist.

Falls im Dateinamen keine Dokumentennummer erkannt wird, legt die Schnittstelle ein neues Dokument in DATEV an. Dabei werden Metadaten aus dem Dateipfad der Datei in DRACOON ausgelesen – nach dem gleichen Muster wie beim Übertragen von Dateien aus DATEV DMS zu DRACOON. Dokumente, die auf diesem Weg angelegt werden, erhalten ebenfalls einen besonderen Status in DATEV, der vorher festgelegt werden muss.

Wenn das Dokument mit der Datei erfolgreich angelegt werden konnte, liest die Schnittstelle die Dokumentennummer des neuen Dokuments aus und fügt sie dem Dateinamen der Datei in DRACOON hinzu, damit nicht nach jeder Änderung ein neues Dokument angelegt wird.

Wenn eine Datei erfolgreich überschrieben oder in einem neuen Dokument angelegt wurde, wird der letzte Bearbeiter der Datei in DRACOON auf den Benutzer der Schnittstelle gesetzt.