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DRACOON für Outlook: Netzwerkinstallation und Vorkonfiguration

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Installation von DRACOON für Outlook im Netzwerk per Softwareverteilung

Sie können DRACOON für Outlook automatisiert auf PCs Ihrer Organisation durch Softwareverteilung installieren. Hierfür müssen folgende zwei Pakete installiert werden:

Wenn DRACOON für Outlook im Firmennetzwerk über ein MSI-Paket ausgerollt und installiert wird, muss auch die WebView 2-Laufzeit (Runtime) von Microsoft in der Evergreen-Variante ebenfalls einmalig verteilt und installiert werden.

Die WebView2-Laufzeit wird seit einiger Zeit auch von Microsoft selbst verteilt und auf PCs installiert, z.B. seit April 2021 im Rahmen von Office 365-Monatsupdates; sie ist auch in Windows 11 bereits enthalten. In diesen Fällen muss diese nicht installiert werden, wenn DRACOON für Outlook als MSI-Paket verteilt wird.

Sobald die WebView2-Laufzeit in der sog. Evergreen-Variante installiert ist, wird diese von Microsoft über Windows Update stets automatisch auf dem neuesten Stand gehalten und z.B. mit Sicherheitsupdates versorgt.

Die WebView2-Laufzeit kann als offizielle Windows-Komponente bedenkenlos installiert werden und hat keinerlei Auswirkungen auf bereits vorhandene Browser auf einem PC.

Sollte die WebView2-Laufzeit auf einem PC nicht installiert sein, zeigt DRACOON für Outlook beim Login-Versuch einen entsprechenden Hinweis mit einem Link auf eine Support-Seite an – die Anmeldung bei DRACOON ist dann mit DRACOON für Outlook nicht möglich.

Wird DRACOON für Outlook hingegen über das reguläre Setup (.exe-Datei statt .msi-Datei) installiert (auch als Update über eine bestehende Fassung), wird bei der Installation/beim Update vom Setup automatisch überprüft, ob die WebView2-Laufzeit bereits auf dem PC vorhanden ist und diese ggf. automatisch von Microsoft heruntergeladen und installiert – hier muss die WebView2-Laufzeit also nicht manuell installiert werden.

Weitere Informationen zu WebView2 Runtime-Verteilung bei Microsoft

Automatische Deaktivierung des DRACOON Outlook Add-Ins aufgrund eines langsamen Starts verhindern

Besonders auf PCs ohne SSD-Laufwerk (also mit traditioneller Festplatte) kann es vorkommen, dass DRACOON für Outlook von Outlook beim Start automatisch deaktiviert wird, weil es den Start von Outlook um mehr als eine Sekunde verlangsamt. Sie können dies verhindern, indem Sie einen bestimmten Registry-Wert auf allen PCs, auf denen DRACOON für Outlook ausgerollt wird, setzen.

Anleitung: Registry-Wert zum erzwungenen Start von DRACOON für Outlook auch bei langsamem Start


Allgemeines zur Vorkonfiguration von DRACOON für Outlook

Wenn Sie DRACOON für Outlook im Netzwerk per Softwareverteilung ausrollen, können bestimmte Einstellungen für die Benutzer vorgegeben werden. Beispielsweise kann die Adresse (URL) der DRACOON-Umgebung voreingestellt werden, sodass diese der Benutzer nicht selbst eingeben muss.


Windows-Registry-Werte per Gruppenrichtlinie verteilen

Die Einstellungen für DRACOON für Outlook werden in der Windows-Registry gespeichert.
Um Einstellungen vorzugeben, müssten Sie also die dazugehörigen Registry-Werte z.B. durch eine Gruppenrichtlinie verteilen. DRACOON für Outlook findet dann beim nächsten Outlook-Start die vorgegebenen Werte und verwendet diese automatisch.


Zwei Möglichkeiten: änderbare oder verbindliche Voreinstellungen

Wenn Sie DRACOON für Outlook mit bestimmten Werten vorkonfigurieren möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Die Benutzer sollen bestimmte Voreinstellungen erhalten, die sie aber bei Bedarf selbst ändern können.
    Die gewünschten Einstellungen können Sie als Werte in folgendem Registry-Schlüssel vorgeben und speichern:
    HKEY_CURRENT_USER\Software\DRACOON for Outlook
  • Die Benutzer sollen bestimmte Voreinstellungen erhalten, die eine verbindliche Richtlinie sind und von den Benutzern nicht geändert werden können.
    Die gewünschten Einstellungen können Sie als Werte in folgendem Registry-Schlüssel vorgeben und speichern:
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\DRACOON for Outlook

    Nicht alle Einstellungen können als verbindliche Richtlinien vorgegeben werden. Eine genaue Auflistung der Einstellungen, die als Richtlinien möglich sind, finden Sie im Download unten.


Liste der möglichen Einstellungen

Die folgende Excel-Tabelle listet alle unterstützten Registry-Werte von DRACOON für Outlook auf:

   Download

Bedeutung der Tabellenspalten:

  • Registry value: Name des Registry-Wertes, wie er in der Registry hinterlegt werden muss
  • Type: Datentyp des Registry-Wertes (z.B. REG_SZ = Zeichenfolge, REG_DWORD = Zahl)
  • Policy: Gibt an, ob die Einstellung als verbindliche Richtlinie vorgegeben werden kann (s.o.)
  • Min version: Gibt an, ab welcher Version von DRACOON für Outlook die Einstellung unterstützt wird
  • Description: Mögliche Werte und ergänzende Hinweise

Beispiele

DRACOON-Server voreinstellen

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\DRACOON for Outlook
  • Registry-Werte: ServerSettingsTargetServer und ServerSettingsDefaultTargetServer
  • Typ der beiden Registry-Werte: REG_SZ
  • Inhalt der beiden Registry-Werte: https://demo.dracoon.com (hier den eigenen gewünschten Server eintragen)

    Wenn Sie den Server der DRACOON-Umgebung voreinstellen und ein Branding auf Ihrem Server hinterlegt haben, wird das Branding beim Start von Outlook automatisch vom voreingestellten Server heruntergeladen und sofort aktiv. Die Anwender bekommen somit z.B. die Produktbezeichnung "DRACOON" gar nicht zu sehen, sofern Sie diese in Ihrem Branding durch eine eigene ersetzt haben. Dasselbe gilt für das Produktlogo.

"Anhänge automatisch in Freigaben umwandeln" standardmäßig deaktivieren

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\DRACOON for Outlook
  • Registry-Wert: GeneralOptionsAddInEnabled
  • Typ des Registry-Wertes: REG_SZ
  • Inhalt des Registry-Wertes: False

Kennwortschutz für alle Download-Freigaben erzwingen (Richtlinie)

Unterstützt ab: DRACOON für Outlook Version 5.4

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\DRACOON for Outlook
  • Registry-Wert: DLShareEnforcePassword
  • Typ des Registry-Wertes: REG_SZ
  • Inhalt des Registry-Wertes: True

    Wenn Sie diese Richtlinie verteilen, muss für jede Freigabe ein Kennwort vergeben werden.

Standard-Download-Freigabekennwort ignorieren und zuletzt verwendetes Download-Freigabekennwort nicht erneut vorschlagen (Richtlinie)

Unterstützt ab: DRACOON für Outlook Version 5.4

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\DRACOON for Outlook
  • Registry-Wert: DLShareSettingsUseStandardPassword
  • Typ des Registry-Wertes: REG_SZ
  • Inhalt des Registry-Wertes: False

    Diese Richtlinie bewirkt, dass der Benutzer bei jeder kennwortgeschützten Freigabe nach einem Kennwort gefragt wird. Ein in den Einstellungen festgelegtes Standardkennwort für Freigaben wird ignoriert, außerdem wird das zuletzt verwendete Kennwort nicht erneut zur Verwendung vorgeschlagen.

    Diese Richtlinie erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Benutzer für jede Freigabe ein anderes Kennwort festlegt (z.B. durch Klick auf die Schaltfläche neben dem Kennwort-Eingabefeld), was die Sicherheit erhöhen kann. Andererseits reduziert diese Einstellung die Benutzerfreundlichkeit, da für jede kennwortgeschützte Freigabe erneut ein Kennwort definiert werden muss. Aktivieren Sie diese Richtlinie daher bitte mit Bedacht.

"Freigabekennwörter per SMS versenden" erzwingen (Richtlinie)

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\DRACOON for Outlook
  • Registry-Wert: GeneralOptionsSmsEnabled
  • Typ des Registry-Wertes: REG_SZ
  • Inhalt des Registry-Wertes: True

    Wenn Sie diese Richtlinie verteilen, müssen alle Freigabekennwörter per SMS verschickt werden (außer für Freigaben aus verschlüsselten Datenräumen). Ist den Benutzern nicht die Mobilfunknummer aller Mailempfänger bekannt bzw. ist diese nicht im Outlook-Adressbuch hinterlegt, kann die Freigabe nicht versandt werden.
    Diese Richtlinie wird nur wirksam, wenn der SMS-Kennwortversand auf dem Server aktiviert ist.

Bestimmte Dateitypen von der automatischen Umwandlung in Download-Freigaben ausnehmen und immer als reguläre Anlagen versenden (Richtlinie)

Unterstützt ab: DRACOON für Outlook Version 5.4

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\DRACOON for Outlook
  • Registry-Wert: GeneralOptionsFileTypeExclusion
  • Typ des Registry-Wertes: REG_MULTI_SZ (nicht REG_SZ!)
  • Inhalt des Registry-Wertes: Liste an Dateierweiterungen ohne jeweils vorangehenden Punkt, getrennt durch \0.
    Beispiel: iso\0mkv\0rar bewirkt, dass Mailanhänge mit der Dateierweiterung .iso, .mkv oder .rar immer als regulärer Anhang (Attachment) und nicht als Freigabe verschickt werden.

E-Mail-Schutz verbieten bzw. vorschreiben (Richtlinie)

Unterstützt ab: DRACOON für Outlook Version 5.9

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\DRACOON for Outlook
  • Registry-Wert: GeneralOptionsEmailBodyCryptoEnabled
  • Typ des Registry-Wertes: REG_SZ
  • Registry-Wert: False verbieten / True vorschreiben

    Wenn der E-Mail-Schutz verboten wird, wird der Befehl "E-Mail-Schutz" in DRACOON für Outlook ausgeblendet und kann nicht verwendet werden.
    Wenn der E-Mail-Schutz vorgeschrieben wird, kann keine E-Mail in Outlook mehr regulär versendet werden – jede (!) E-Mail wird dann als DRACOON-Freigabe versendet.

Format für geschützte E-Mails vorgeben (EML- oder PDF-Datei, Richtlinie)

Unterstützt ab: DRACOON für Outlook Version 6.2

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\DRACOON for Outlook
  • Registry-Wert: EmailBodyCryptoExportFormat
  • Typ des Registry-Wertes: REG_DWORD
  • Registry-Wert: 0 EML-Dateiformat / 1 PDF-Dateiformat

Unterstützt ab: DRACOON für Outlook Version 6.6

  • Registry-Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\DRACOON for Outlook
  • Registry-Wert: GeneralOptionsInternalShareDomains
  • Typ des Registry-Wertes: REG_MULTI_SZ
  • Inhalt des Registry-Wertes: Liste an Domains, getrennt durch \0.
    Beispiel: beispielfirma.de\0beispielfirma.com bewirkt, dass statt Freigabe-Links automatisch interne DRACOON-Links eingefügt werden, wenn die E-Mail-Adressen sämtlicher Empfänger der E-Mail auf @beispielfirma.de oder @beispielfirma.com enden.

    Wenn Sie diese Richtlinie aktivieren, müssen alle Empfänger der betreffenden Maildomains Zugriffsrechte auf sämtliche Datenräume haben, zu denen Links mit DRACOON für Outlook versendet werden. Dies betrifft nur Freigabe-Links – Links zu Dateianfragen werden stets unverändert versendet.

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