Release-Datum: 19.10.2023
Über dieses Release
- Am 19.10.2023 wurde eine neue Version von DRACOON for DATEV veröffentlicht.
- Das Update auf die neue Version wird bei einer bestehenden DRACOON for DATEV-Installation automatisch heruntergeladen und selbständig installiert (es ist kein Benutzereingriff erforderlich).
- Die neue Version enthält eine Neuerung sowie zwei Verbesserungen bestehender Funktionalitäten.
Neuerung
Neu Möglichkeit, von Mandanten eingereichte Dokumente automatisch bestimmten Mitarbeitern im DATEV DMS zur Bearbeitung zuzuordnen (spezifische Zuständigkeit abhängig vom Ablageort alternativ zur Mandatsverantwortung)
Wenn gewünscht, kann in DRACOON for DATEV nun für jeden DATEV-Bereich, -Ordner und jedes -Register eine eigene Zuständigkeit festgelegt werden (hierbei handelt es sich um einen der Zuständigkeitsbereiche, die im DATEV DMS definiert wurden; jedem Zuständigkeitsbereich wurde im DATEV DMS ein bestimmter Kanzleimitarbeiter zugewiesen).
Der Vorteil: Stellt ein Mandant der Kanzlei in DRACOON ein neues oder geändertes Dokument bereit, wird das Dokument bei der Übernahme ins DATEV DMS automatisch dem für diesen Bereich, Ordner bzw. Register festgelegten zuständigen Mitarbeiter als Bearbeiter zugewiesen – wodurch es z.B. in der Erledigungsliste des Mitarbeiters erscheint. Somit müssen im DATEV DMS Dokumente, die Mandanten bereitgestellt haben, nicht mehr manuell zuständigen Mitarbeitern zur Bearbeitung zugewiesen werden.
Wurde in DRACOON for DATEV für einen DATEV-Bereich, -Ordner bzw. ein -Register keine Zuständigkeit explizit definiert, wird automatisch die Zuständigkeit des übergeordneten Elements innerhalb der Ablagestruktur verwendet (standardmäßig ist dies die Mandatsverantwortung).
Wenn das neue Zuständigkeits-Feature verwendet werden soll, muss es in DRACOON for DATEV erst konfiguriert werden. Informationen hierzu finden Sie in der folgenden Anleitung:
Anleitung: Definieren der Zuständigkeit für von Mandanten bereitgestellte Dokumente
Verbesserungen
VerbesserungAutomatische Berechtigung des Kanzleimitarbeiters auf die komplette Datenraumstruktur des Mandanten beim Export eines Dokuments nach DRACOON
Exportiert ein Bearbeiter im DATEV DMS ein Dokument aus einem Bereich, Ordner oder Register nach DRACOON, erhält der Kanzleimitarbeiter ab sofort automatisch Zugriffsberechtigung auf die komplette Datenraumstruktur (also die gesamte Ablagestruktur des Bereichs aus dem DATEV DMS) des Mandanten in DRACOON.
In früheren Versionen wurde der Mitarbeiter lediglich auf den spezifischen Datenraum (DATEV-Bereich oder -Ordner) berechtigt, in den das Dokument exportiert wurde.
Beispiel
Beim Export eines Dokuments aus dem Register "Korrespondenz" nach DRACOON wird der Mitarbeiter jetzt in DRACOON sowohl auf den Datenraum "Stammakte" als auch auf den Datenraum "Mandanten" berechtigt. Bisher wurde er in diesem Fall nur auf den Datenraum "Stammakte" berechtigt und nicht auf den übergeordneten Datenraum "Mandanten".
VerbesserungErfolgreiche Synchronisierung von Dateien mit vorangestellter Zahl und darauffolgendem Unterstrich (Dokumentennummer)
Von Mandanten auf DRACOON bereitgestellte Dokumente können jetzt ins DATEV DMS auch dann erfolgreich übernommen werden, wenn deren Dateiname mit einer Zahl und einem darauffolgenden Unterstrich beginnt (Beispiele: 04125_Vertrag.docx oder 20231012_Abrechnung.pdf).
Eine Übernahme solcher Dateien war bisher nicht möglich und führte zu einer Fehlermeldung, weil eine Zahl mit darauffolgendem Unterstrich am Beginn eines Dateinamens von DRACOON for DATEV generell als interne Dokumentennummer interpretiert wurde.
Auch nach dem Import einer solchen Datei fügt DRACOON for DATEV zu Beginn des Dateinamens die interne Dokumentennummer, gefolgt von einem Unterstrich, hinzu.
Aus der oben genannten Beispieldatei 04125_Vertrag.docx würde also z.B. ein Dateiname 12345_04125_Vertrag.docx entstehen, wobei 12345 in diesem Fall die interne Dokumentennummer im DATEV DMS darstellen würde.
Mandanten dürfen daher diese von DRACOON for DATEV automatisch hinzugefügte Nummer im Dateinamen nicht ändern und nicht entfernen, da sonst der weitere Dateiabgleich mit dem DATEV DMS verhindert würde.
Hintergrundinfo: Wie interpretiert DRACOON for DATEV eine Nummer mit darauffolgendem Unterstrich am Beginn eines Dateinamens?
Stößt DRACOON for DATEV auf ein Dokument in DRACOON, dessen Dateiname mit einer Nummer und einem darauffolgendem Unterstrich beginnt, wird zunächst überprüft, ob im DATEV DMS ein Dokument des Mandanten mit einer übereinstimmenden Dokumentennummer existiert. Ist dies der Fall, wird das Dokument als neue Version des Dokuments im DATEV DMS angesehen und dieses dort revisioniert.
Gibt es hingegen keine Übereinstimmung mit einer bestehenden Dokumentennummer, muss es sich um ein neues Dokument handeln, das bisher im DATEV DMS noch nicht vorhanden ist. In diesem Fall wird es als neues Dokument ins DATEV DMS importiert, wobei der Dateiname in DRACOON mit der Dokumentennummer versehen wird (siehe obige gelbe Hinweisbox).
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