NeuFestlegen der Sprache für Hinweise zu eingefügten Freigabe-/Dateianfrage-Links pro E-Mail

Wenn DRACOON für Outlook einen Link zu einem DRACOON-Element in einen Mailentwurf einfügt, wird der Link automatisch um hilfreiche Hinweise ergänzt, z.B. mit dem Wort "Freigabe" sowie – wenn die Freigabe ein Ablaufdatum hat – einer Nennung des Ablaufdatums. Standardmäßig werden diese Hinweise in der Sprache eingefügt, in der Outlook verwendet wird.
In DRACOON für Outlook 6.6 kann nun bei Bedarf für eine E-Mail eine bestimmte Sprache festgelegt werden, in der die Hinweise eingefügt werden. Hierbei werden alle Sprachen angeboten, die in DRACOON enthalten sind (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Tschechisch). Dies ist z.B. hilfreich, wenn Sie eine E-Mail an italienische Empfänger senden:

Der eingefügte Link wird dann entsprechend mit italienischen Hinweisen versehen, z.B.:

Die Sprache kann jederzeit umgestellt werden – selbst, wenn bereits Links mit DRACOON für Outlook in den Mailentwurf eingefügt wurden! In diesem Fall werden sämtliche vorhandenen Links automatisch an die neue Sprache angepasst (sofern die E-Mail im HTML-Format versendet wird).

NeuVersenden von internen DRACOON-Links statt öffentlicher Freigabe-Links an Empfänger bestimmter Maildomänen

Standardmäßig erstellt DRACOON für Outlook für Freigaben stets öffentliche Freigabe-Links, die jeder verwenden kann, auch wenn er keinen Zugriff auf den betreffenden Datenraum in DRACOON hat. Soll jedoch eine E-Mail mit Links auf DRACOON-Dateien an Empfänger gesendet werden, die alle Mitglieder der eigenen Organisation sind, sind womöglich interne DRACOON-Links (die direkt auf das verlinkte Element in der DRACOON Web App verweisen) sinnvoller.

Für dieses Szenario kann in Version 6.6 von DRACOON für Outlook über einen Registry-Wert eine Liste an E-Mail-Domains festgelegt werden. Sind dann sämtliche Empfänger einer E-Mail Mitglied dieser Domains, erstellt DRACOON für Outlook automatisch interne DRACOON-Links statt öffentlicher Freigabe-Links. Ist jedoch mindestens ein Empfänger der E-Mail nicht auf der Domainliste, werden sämtliche Links unverändert als öffentliche Freigabe-Links versendet, damit auch dieser Empfänger die Links nutzen kann.

Der betreffende Registry-Wert kann z.B. per Gruppenrichtlinie bei den gewünschten AD-Gruppen und -Benutzern ausgerollt werden.

Wichtig: Wenn diese Richtlinie aktiviert wird, benötigen alle E-Mail-Empfänger der festgelegten Maildomains Zugriffsrechte auf sämtliche Datenräume, zu denen Links versendet werden.

Informationen zur Registry-Anpassung

VerbessertDeutlichere Kennzeichnung des aktiven E-Mail-Schutzes

Wenn der E-Mail-Schutz für eine E-Mail aktiviert wird, wird der Befehl nun nicht mehr nur mit einem grünen Häkchen versehen wie bisher, sondern zusätzlich farblich hinterlegt und umrandet (letzteres nur in neueren Outlook-Versionen) – so kann leichter auf einen Blick erkannt werden, dass der E-Mail-Schutz aktiviert ist:

Weitere Verbesserung: Da bei aktiviertem E-Mail-Schutz sämtliche Anhänge stets in Freigaben umgewandelt werden, wird nun der Menübefehl "Anhänge in Freigaben automatisch umwandeln" mit einem Häkchen versehen, sobald der E-Mail-Schutz aktiviert wurde, um Missverständnisse zu vermeiden.