Erste Schritte
mit DRACOON

1 Datenraumstruktur erstellen

Einen DRACOON-Datenraum anlegen geht schnell!

Das Wichtigste beim Erstellen der Datenräume ist, dass es nicht willkürlich stattfinden sollte. Überlegen Sie sich von Beginn an, wie genau Sie die Datenräume in Ihrem DRACOON anordnen möchten. Dafür ist es am einfachsten, die Struktur Ihrer Organisation zu analysieren – folgende Fragen helfen, die Struktur zu finden:

• Müssen die Datenräume nach Abteilungen gegliedert werden?
• Müssen die Datenräume nach Teams bzw. Workflows geordnet werden?
• Werden persönliche Datenräume benötigt?
• Werden bestimmte Gruppen benötigt (z.B. Mandanten, Kundengruppen)?

Datenräume sind in DRACOON durch ein Ordnersymbol mit einem DRACOON-Logo zu erkennen:

2 Gruppen erstellen

Damit mit DRACOON gearbeitet werden kann fehlen nun nur noch die Nutzer – diese werden in DRACOON über Gruppen organisiert.

Auch hier ist es empfehlenswert, sich vorher zu überlegen, wie die Nutzer strukturiert werden sollen. Selbstverständlich können Sie jeden Nutzer einzeln auf Datenräume berechtigen, der manuelle Aufwand ist nur ziemlich hoch. Diesen Arbeitsschritt sparen Sie sich, wenn Sie vorher Gruppen erstellen und die Nutzer dann beim Anlegen oder Importieren den passenden Gruppen zuweisen.

Zunächst sollte also eine Struktur für die Gruppen erarbeitet werden. Um die Gruppen für Ihre Organisation passend zu gliedern, überlegen Sie sich einfach, wie Ihre Nutzer zusammenarbeiten – folgende Fragen helfen bei der Überlegung zur Gruppenstruktur:

• Kann die Struktur der Datenräume (siehe oben Schritt 1) übernommen werden?
• Werden für bestimmte Projektgruppen Berechtigungen benötigt?
• Welche Rollen und Berechtigungen werden für Datenräume benötigt?
• Gibt es verschiedene Administrations-Gruppen?
• Welche Rollen und Berechtigungen werden Administratoren benötigt?

3 Benutzer anlegen/importieren

Bevor Sie und Ihre Nutzer mit DRACOON starten können, ist der Import oder das Anlegen der einzelnen Endnutzer erforderlich. Wenn Sie bereits eine Nutzerverwaltung wie z.B. eine OpenID-kompatible IAM-Lösung oder ein Active Directory haben, empfiehlt es sich, dies an DRACOON anzubinden.

Sie können die Nutzer auch lokal mit ihrer E-Mail-Adresse anlegen – dies eignet sich z.B. für externe Benutzer, die nicht im Firmenverzeichnis erscheinen. Beim Anlegen der Nutzer ordnen Sie diese einfach den gewünschten Gruppen zu, dann kann der Nutzer bereits beim ersten Login auf alle Datenräume zugreifen, die er benötigt.